Unternehmen stellen häufig Teams zusammen, um eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Das Projekt durchläuft mehrere Stufen und der Fortschritt wird laufend überwacht. Projekte werden durch eine Reihe von Phasen geführt, von der Definition des Projekts bis zur Bewertung des Projekterfolgs. Die Definitions- oder Initiierungsphase beginnt den Prozess, wobei die Teammitglieder identifiziert und ein Projektmanager ausgewählt wird. In der Planungsphase werden Ziele festgelegt und Verantwortlichkeiten zugewiesen. Die Überwachung erfolgt während der Ausführungsphase, wenn die Projektarbeit abgeschlossen ist. Die abschließende Phase der Bewertung erfolgt, wenn das Projekt abgeschlossen ist und geprüft wird, ob die Ziele erreicht wurden.
Überwachungsinformationen
In der Ausführungsphase, in der die eigentlichen Aufgaben des Projekts ausgeführt werden, ist es wichtig, die Informationen zu überwachen, um den Überblick über das Erreichte zu behalten. Der Projektmanager kann das Projekt durch die Kommunikation mit Teammitgliedern und Kunden erleichtern. Durch ein praktisches Monitoring kann der Teamleiter sicherstellen, dass die einzelnen Teilnehmer den ursprünglichen Plan für das Projekt einhalten und sich auf vorgegebene Ziele konzentrieren. Der Projektmanager macht sorgfältig Notizen, um alle Aspekte des Projekts zu verfolgen und auftretende Probleme zu lösen.
Überwachung der Fortschritte
Die Überwachung des Zeitmanagements wird vom Projektmanager ausgeführt, um sicherzustellen, dass die Fristen im Verlauf des Projekts eingehalten werden. Mit Zeitplänen wird überwacht, wie viel Zeit einzelne Teammitglieder für Aufgaben innerhalb des Projekts aufwenden. Der Teamleiter kann alle auftretenden Zeitverwaltungsprobleme identifizieren und lösen.
Überwachung des Budgets
Das Kostenmanagement wird vom Projektmanager ausgeführt, um sicherzustellen, dass das Projekt das Budget erreicht oder unterschreitet. Die Kosten innerhalb des Projekts werden ermittelt und die Ausgaben werden vor dem Kauf genehmigt. Der Projektmanager speichert alle Kosten des Projekts zentral. Er kann dann bestimmen, ob die Ausgaben angemessen budgetiert sind, und, falls nicht, eine Sondergenehmigung für die erforderlichen Ausgaben erteilen.
Qualität überwachen
Um die Qualität im Verlauf des Projekts effektiv zu überwachen, müssen das Team und der Projektmanager vor der Ausführungsphase Qualitätsrichtlinien festlegen. Sobald der Teamleiter weiß, wie die Qualität zu messen ist, kann er Maßnahmen ergreifen, um die Qualität des Outputs des Teams zu messen, Qualitätsprobleme zu identifizieren und notwendige Verbesserungen vorzunehmen.
