Der Abschluss eines Unternehmens umfasst die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung. Die Gewinn- und Verlustrechnung fasst die Erträge, Aufwendungen und Gewinne einer Rechnungsperiode zusammen. In der Bilanz sind die Aktiva, Passiva und das Eigenkapital aufgeführt, und die Kapitalflussrechnung fasst die Zahlungsmittelzu- und -abflüsse zusammen. Genaue Finanzberichte sind wichtig, weil das Management, die Anleger, die Gläubiger und die externen Prüfer verlässliche und vollständige Informationen benötigen, um die finanzielle Leistungsfähigkeit und die Leistungsfähigkeit der Unternehmen zu beurteilen. Die Genauigkeit beginnt mit den Journaleinträgen und endet mit der Bestätigung der Zuverlässigkeit der Informationen durch den Geschäftsführer.
Stellen Sie die Genauigkeit des Dateneingabeprozesses sicher. Dazu gehören Journalbuchungen von Finanzgeschäften und die Buchung von Journalbuchungen in das Ledger. Wenn Ihre Dateneingabeexperten mathematische Fehler machen oder die Daten in den falschen Konten eingeben, werden sie selbst von einem ausgeklügelten Buchhaltungspaket nicht erkannt. Training und Zufallsüberwachung sind zwei Möglichkeiten, um die Qualitätskontrolle im Dateneingabeprozess sicherzustellen. In einem "Northern Nevada Business Weekly" -Artikel vom November 2010 empfiehlt der Wirtschaftsprüfer Mike Bosma, dass Sie den Dateneingangsmitarbeitern ein gedrucktes Diagramm der Konten des Unternehmens als Referenz zur Verfügung stellen, damit diese die Daten in die richtigen Konten eingeben.
Stimmen Sie Ihre Buchungssätze mit externen Datensätzen ab, wie z. B. Kontoauszügen, Lieferantenrechnungen, Kreditkartenabrechnungen und anderen Dokumenten. Die Zahlen sollten übereinstimmen. Zum Beispiel sollte das Bargeld in Ihrer Bilanz mit dem Endsaldo auf Ihrem Kontoauszug übereinstimmen. In ähnlicher Weise sollte der langfristige Haftungssaldo mit dem Gesamtbetrag der Hypothekendarlehen und sonstigen langfristigen Darlehensdokumente übereinstimmen.
Prüfen Sie auf offensichtliche Bilanzfehler. In einem auf seiner Website veröffentlichten Leitfaden empfiehlt das Illinois Small Business Development Center an der Illinois State University, dass Eigentümer von Kleinunternehmen nach offensichtlichen Fehlern in der Bilanz suchen müssen, beispielsweise nach einem negativen Bargeldbestand.
Überprüfen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung auf mögliche Fehler. Die Kosten der verkauften Waren sollten nicht jeden Monat gleich sein, da Ihre Verkaufskomposition wahrscheinlich jeden Monat variieren wird. Wenn Sie ein Anlagevermögen haben, sollte ein Eintrag für die Abschreibungskosten vorhanden sein. Vergewissern Sie sich, dass Sie Anpassungen für aufgelaufene, aber noch nicht gezahlte Ausgaben vorgenommen haben, z. B. Zinsaufwendungen und Gehaltsaufwendungen.
Überprüfen Sie, ob Sie in der Kapitalflussrechnung Anpassungen für nicht zahlungswirksame Aufwendungen vorgenommen haben. Die Differenz im Nettobarguthaben zwischen der vorherigen und der aktuellen Periode sollte mit der Änderung in Ihren Kontoauszügen übereinstimmen, vorausgesetzt, dass der Krediterlös über die Bankkonten Ihres Unternehmens geht.
Wenden Sie sich an Ihren Buchhalter, Filialleiter oder den Lagerleiter, wenn Sie Anomalien feststellen. Ein überdurchschnittlicher Lagerbestand kann zum Beispiel auf zu viele veraltete oder nicht mehr lieferbare Artikel im Bestand zurückzuführen sein. Ein hoher Rücknahmebetrag kann auf ein Problem der Qualitätskontrolle in Ihrer Produktionsstätte oder in der Anlage Ihres Lieferanten hindeuten.
