Projektmanagementberichte bieten eine Fortschrittsaktualisierung für ein bestimmtes Projekt. Sie werden in der Regel zu Projektmeilensteinen verfasst, können jedoch jederzeit vom Kunden oder einem Vorgesetzten angefordert werden. Projektmanagementberichte sind wichtig, da sie es dem Projektmanager ermöglichen, den Fortschritt durch Vergleich mit dem ursprünglichen Plan zu bewerten. Auf diese Weise kann der Manager allen Stakeholdern Änderungen, Verzögerungen, Probleme und positive Aspekte mitteilen und erklären. Projektmanagementberichte müssen nicht lang sein, sondern sollten alle Aspekte des Projekts berücksichtigen.
Geben Sie die identifizierenden Informationen des Projekts an: den Namen des Projekts, die Projektnummer (falls vorhanden), den Namen des Kunden, Kontaktpersonen, wenn es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen oder eine Organisation handelt, das Datum des Projektbeginns und die Adresse, unter der das Projekt erfolgt wird gerade ausgeführt. Geben Sie außerdem den Namen des Projektmanagers (PM), den Namen der Person an, die den Bericht schreibt, wenn der Autor eine andere Person als der PM ist, und das Datum, an dem der Bericht geschrieben wird.
Listen Sie die Namen aller Parteien auf, an die der Projektmanagementbericht verteilt wird. Schließen Sie alle Auftragnehmer, Mitarbeiter, Vorgesetzten oder Kundenkontakte ein, die eine Kopie des Berichts erhalten. Fügen Sie "Datei" am Ende der Liste ein, um anzuzeigen, dass eine Kopie des Berichts in der Projektdatei abgelegt wurde.
Bewerten Sie den aktuellen Projektumfang im Vergleich zum ursprünglichen Projektumfang. Notieren Sie sich die vorgenommenen Änderungen und geben Sie sowohl den Namen der Partei, die die Änderung angefordert hat, als auch den Namen der Partei an, die die Änderung genehmigt hat.
Bewerten Sie die aktuelle Projektzeitleiste anhand der geplanten Zeitleiste. Erläutern Sie Verzögerungen oder Gewinne und geben Sie an, wie sie sich auf die gesamte Zeitleiste auswirken werden. Geben Sie an, ob Verzögerungen derzeit gelöst oder nicht gelöst sind. Erläutern Sie bei ungelösten Verzögerungen den Plan, um das Problem zu beheben, und geben Sie an, wenn Sie die Lösung des Problems erwarten. Wenn sich das Fertigstellungsdatum geändert hat, geben Sie ein neues Fertigstellungsdatum an.
Vergleichen Sie das aktuelle Budget mit dem ursprünglichen Budget. Berücksichtigen Sie sowohl die Kosten (den Betrag, den der Lieferant für die Fertigstellung des Projekts in Arbeit und Material bezahlt) als auch den Preis (den der Kunde nach Abschluss des Projekts bezahlt). Denken Sie daran, Änderungen der Kosten oder des Preises zu berücksichtigen, die durch Änderungen des Umfangs verursacht wurden. Fügen Sie gegebenenfalls ein aktualisiertes Projektbudget bei.
Vergleichen Sie das aktuelle Risikoumfeld mit dem ursprünglichen Formular für die Risikobewertung. Geben Sie an, welche Risiken beseitigt wurden und welche noch vorhanden sind. Nennen Sie alle neu entstandenen Risiken mit ihren potenziellen Auswirkungen auf das Budget und den Zeitplan. Bieten Sie einen Plan an, um neue Risiken zu vermeiden oder darauf zu reagieren.
Unterschreiben Sie das Dokument. Wenn das Dokument mehr als eine Seite enthält, muss jede Seite initialisiert werden. Bei einigen Unternehmensverfahren ist es auch erforderlich, dass der Vorgesetzte und / oder der Kunde alle Projektmanagementberichte abmelden.
Tipps
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Vergessen Sie nicht, die guten Nachrichten beizufügen! Nehmen Sie alle Kosten- und Zeiteinsparungen in den Bericht auf.
Dokumentieren Sie Lieferantenfehler, die sich auf den Zeitplan oder das Budget auswirken. Möglicherweise können Sie Lieferanten für entgangene Zeit oder Geld zurückfordern.
