Die meisten Unternehmen erstellen ein Jahresbudget, das auch als Jahresplan bezeichnet wird. Das oberste Management, insbesondere der CEO, ist für die Genehmigung des endgültigen Budgets verantwortlich, das dann zum Leitfaden für die Führung des Unternehmens wird. Der Genehmigungsprozess kann manchmal länger dauern als die Erstellung des Budgets selbst, da schwierige Entscheidungen über die Prioritätensetzung der Ausgaben getroffen werden müssen. Um diese Entscheidungen zu treffen, ist eine ausführliche Diskussion zwischen den Führungskräften erforderlich.
Haushaltskonsolidierung
In Unternehmen, die groß genug sind, um über Abteilungen oder Abteilungen zu verfügen, müssen die Manager dieser funktionalen Einheiten ihre eigenen Budgets erstellen, die sie der Finanzabteilung vorlegen. Die Abteilungsbudgets werden von den Finanzmitarbeitern konsolidiert, um das Budget für das gesamte Unternehmen festzulegen. Der Budgetierungsprozess beginnt häufig damit, dass das Top-Management Richtlinien für die Abteilungsleiter vorsieht, z. B. Annahmen über das wirtschaftliche Umfeld im kommenden Jahr. Ob das Budget eines Managers genehmigt wird oder nicht, hängt häufig davon ab, wie genau er die vorgegebenen Richtlinien einhält. Wenn das Top-Management versucht, die Kosten niedrig zu halten, muss ein Manager, der eine 20-prozentige Erhöhung der Ausgaben für seine Abteilung vorschlägt, höchstwahrscheinlich sein Budget überarbeiten.
Überprüfung durch Finanzmitarbeiter
Die Finanzabteilung führt die ersten Überprüfungen der Abteilungsbudgets durch. Sie analysieren die vorgeschlagenen Ausgaben oder im Falle von umsatzbringenden Abteilungen die Annahmen, die zur Erstellung der Umsatzprognose verwendet werden. Sie suchen nach erheblichen Abweichungen vom Budget des letzten Jahres. Ihr Ziel ist es sicherzustellen, dass jedes Budget angemessen und erreichbar ist. Sie möchten auch potenzielle Budgetkürzungen identifizieren, falls das Top-Management entscheidet, dass die Gesamtausgaben für das Unternehmen insgesamt zu hoch sind.
Überprüfung durch das Top-Management
Das Top-Management betrachtet das konsolidierte Budget und entscheidet, ob die Umsatz- und Gewinnprognosen mit den Zielen des kommenden Jahres übereinstimmen. Wenn der erwartete Gewinn unter den Erwartungen liegt, muss das Unternehmen entweder nach Wegen suchen, um zusätzliche Einnahmen zu generieren, oder Ausgabenkürzungen vornehmen, um den Gewinn zu verbessern. Die von der Finanzabteilung bereitgestellte Analyse ist äußerst hilfreich, um die Bereiche zu identifizieren, die von den Bereichsleitern näher erläutert werden müssen - oder Ausgaben, die einfach zu hoch erscheinen und gesenkt werden können.
Diskussion mit Abteilungsleitern
Das leitende Management trifft sich mit jedem Abteilungsleiter, manchmal mit einem anwesenden Finanzmitarbeiter, um ein besseres Verständnis der vom Manager vorgelegten Budgetanfragen zu erhalten. Der Abteilungsleiter muss bereit sein, seine Forderungen zu verteidigen. Das Top-Management muss die Folgen großer Budgetkürzungen abwägen. So können beispielsweise Ausgabenkürzungen im Marketing die zukünftigen Einnahmen negativ beeinflussen. Das Top-Management hat die schwierige Aufgabe, dafür zu sorgen, dass jede Abteilung über die Ressourcen verfügt, die sie für ein effektives Funktionieren benötigt, während die Gesamtkosten so niedrig gehalten werden, dass das Unternehmen die Rentabilität behält.
Die harten Entscheidungen treffen
Ein Abteilungsleiter ist möglicherweise nicht zufrieden mit seinem endgültigen Budget, wenn er sieht, dass das Top-Management erhebliche Kürzungen vorgenommen hat. Aber hoffentlich hat das Top-Management die Gründe für diese schwierigen Entscheidungen mitgeteilt. Nach Abschluss des Haushaltsgenehmigungsprozesses sollte sich jeder Manager fair behandelt fühlen. Im Idealfall hat er das Gefühl, über ausreichend Ressourcen zu verfügen, um die Ziele seiner Abteilung zu erreichen, und ist daher bereit, im kommenden Jahr maximale Anstrengungen zu unternehmen.
