Organisationen, die über einen Vertragsverwaltungsprozess verfügen, können Zeit und Geld sparen und haben daher einen Vorteil auf dem Markt. Im Zentrum eines gesunden Vertragsmanagementprozesses steht ein zentraler Ort, an dem alle Vertragssprachen leicht zugänglich sind.
Analysieren Sie den Vertrag
Überprüfen Sie den Vertrag, um sicherzustellen, dass er alle relevanten Informationen enthält. Ein solider Vertrag definiert klar die Rollen und Verantwortlichkeiten von Organisationen und Einzelpersonen. Es sollte alle Zeitrahmen und Fristen detaillieren, festlegen, wie die Ergebnisse gemessen werden, und die Zahlungsmodalitäten klar festlegen.
Den Hintergrund verstehen
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, innerhalb der Organisation die Rolle des Diensteanbieters und die gewachsene Beziehung zu diskutieren, können Sie die Vertragsbedingungen definieren. Wenden Sie sich ggf. an den Diensteanbieter, um alle offenen Probleme zu ermitteln. Eine solide Beziehung zum Diensteanbieter kann dazu beitragen, einen Vertrag zu gestalten, der für beide Parteien von Vorteil ist.
Erstellen Sie Überwachungsprotokolle
Stellen Sie sicher, dass Systeme vorhanden sind, um Daten zu sammeln, Zeitpläne zu überwachen, Leistungsberichte zu erstellen und die Buchhaltung zu arrangieren. Gut definierte Verfahren sparen Zeit und Geld.
Besorgen Sie sich die notwendige Dokumentation
Zu Beginn eines Vertrags ist es wichtig, alle erforderlichen Lizenzen und Dokumentationen zu ermitteln, zu bestätigen, dass alle Informationen aktuell sind, und diese Informationen mit dem Diensteanbieter zu teilen.
Alle Parteien informieren
Mitglieder des Vertragsmanagementteams und andere Stakeholder sollten zunächst über ihre Verantwortlichkeiten im Vertragsprozess informiert werden. Die Verantwortlichkeiten während der gesamten Vertragslaufzeit sollten klar umrissen werden, damit alle Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten verstehen.
Probleme verwalten
Wenn der Vertrag unterzeichnet ist, sollten alle noch offenen Probleme behandelt werden, damit sie während der Vertragslaufzeit keine Probleme verursachen. Ungelöste Fragen zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung sollten schriftlich festgehalten und die Lösung und der Zeitrahmen vereinbart werden. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Vertragspositionen zu identifizieren, die für die zukünftige Entwicklung übrig bleiben. Jeder Artikel, für den eine Abweichung im ursprünglichen Vertrag erforderlich ist, muss sorgfältig erfasst und verwaltet werden.
Bewerten Sie den Übergang
In einigen Verträgen wird eine Übergangsphase vorhanden sein. Am Ende dieser Phase sollten sich die Parteien treffen, um die Gesamtleistung des Vertrags zu bewerten. In einigen Fällen ist die Übergangszeit der Zeitpunkt, zu dem die endgültigen Details des Vertrags herausgearbeitet werden. In diesen Fällen ist eine gründliche Beurteilung der Übergangszeit von entscheidender Bedeutung. Dies ist auch der Zeitpunkt, um Vertragsvereinbarungen festzulegen, z. B. die benötigten Ressourcen.
Beurteilen Sie die Leistung
Das Leistungsmanagement sollte während des gesamten Vertrags kontinuierlich sein. Die fortlaufende Bewertung der Leistungsdaten, das Fortführen des Funktionierens und das Korrigieren dessen, was nicht funktioniert, wird dazu beitragen, Vertragsbedingungen neu zu erstellen, von denen alle Beteiligten profitieren.
Variationen verwalten
Alle Verträge sollten Bestimmungen für Abweichungen enthalten, die nur in bestimmten Fällen zulässig sein sollten. Vertragsabweichungen sollten immer durch eine formelle Änderung schriftlich festgelegt werden. Für alle Variationen sollte ein standardisierter Änderungsmanagementprozess vorhanden sein.
