Rechnungslegungs-Informationssysteme (AIS) haben die Art und Weise, wie Geschäfte auf globaler Ebene gemacht werden, revolutioniert. Sobald Finanzinformationen in das AIS eingegeben werden, können Finanzberichte und Kontoauszüge auf mehreren Geschäftsebenen erstellt werden, um die Rentabilität sicherzustellen.
Damit AIS-Software genaue Finanzberichte und -auszüge vorlegen kann, müssen die Buchhaltungsinformationen korrekt und effizient in das AIS eingegeben werden.
Die Fakten
Accounting Information Systems (AIS) sind nur so gut wie die in das System eingegebenen Informationen. Während computergestützte AIS-Software die Arbeitsstunden zur Erfassung und tabellarischen Erfassung von Abrechnungsinformationen erheblich reduziert hat, muss die Software für die Aufzeichnung von Finanztransaktionen noch täglich überprüft und gewartet werden.
Alle Finanztransaktionen haben drei Hauptanforderungen, um eine ordnungsgemäße Bilanzierung der Geschäftsvorgänge sicherzustellen: Aktualität, Genauigkeit und Gültigkeit. Wenn Finanztransaktionen diese Richtlinien nicht erfüllen, führen die in die AIS-Software eingegebenen Informationen zu nicht ordnungsgemäß erstellten Abschlüssen und einem Ausfall der AIS.
Aktualität
Alle Finanztransaktionen sollten zeitnah erfolgen. Einnahmen und Nebenkosten fallen in derselben Periode an, Rechnungen werden in dem Monat erfasst, in dem sie eingehen, und monatliche Abschlussbuchungen werden vor dem Abschluss des Abrechnungszeitraums im AIS vorgenommen.
Wenn in einem Abrechnungszeitraum oder Kalendermonat Finanzinformationen in das AIS eingegeben werden dürfen, werden die vom AIS erstellten Finanzberichte verzerrt. Außerdem werden Abschlüsse erstellt, die die während des Rechnungszeitraums angefallenen Einnahmen und Ausgaben nicht richtig widerspiegeln.
Richtigkeit
Sobald Finanztransaktionen rechtzeitig eingehen, müssen sie auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Jobkostenberichte, Barauszahlungen und Bareinnahmen müssen überprüft werden, um sicherzustellen, dass die auf den Unterlagen angegebenen Beträge korrekt sind. Durch die Überprüfung von Finanztransaktionen können andere Rechnungslegungsfunktionen überprüft werden, wenn konsistente Fehler gemacht werden.
Wenn fehlerhafte Informationen in das AIS eingegeben werden, müssen Kontoabgleiche durchgeführt werden, um Fehler bei den Finanztransaktionen zu finden.
Gültigkeit
Das Messen der Gültigkeit von Finanztransaktionen ist ein wichtiger Schritt bei der Aufzeichnung von Informationen im AIS. Die Gültigkeitsanforderungen sind erfüllt, wenn eine Transaktion als genau, zuverlässig und für den Geschäftsbetrieb relevant ermittelt wird. Audits von externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften konzentrieren sich in der Regel auf die Gültigkeit der in das AIS eingegebenen Finanzinformationen. Das Aufzeichnen ungültiger Informationen ist ein kritischer Fehler und wird in Auditberichten als Buchhaltungsdefizit aufgeführt.
Rechnungswesen-Workflow
Finanzinformationen müssen den richtigen Schritten folgen, um die Anforderungen der Aktualität, Genauigkeit und Gültigkeit zu erfüllen. Jedes Rechnungsbüro sollte über einen Workflow verfügen, um sicherzustellen, dass alle Finanztransaktionen vor dem Ende des Abrechnungszeitraums in den AIS und in die Finanzberichte eingegeben werden können. Bei effizienten Workflows wird jedes Dokument in jedem Prozess nur einmal verarbeitet. Dadurch wird eine erhöhte Arbeit durch übermäßige Verarbeitung von Finanztransaktionen vermieden.
Eigenmächtiger Betrug
Obwohl Finanztransaktionen die Rechnungslegungsvoraussetzungen für Aktualität, Genauigkeit und Gültigkeit erfüllen können, gehen einige Unternehmen mutwilligen Betrug vor, um die finanzielle Gesundheit ihres Unternehmens zu fördern. AIS-Software war eine computergesteuerte Aufzeichnung, die schwer zu manipulieren ist, aber immer noch gemacht werden kann. Mit speziellen Konten, die Transaktionen verbergen, separate Entitäten erstellen, um Schulden zu verschleiern, und ehemalige Prüfer, um ein Unternehmens-AIS zu entwerfen, gibt es alle Möglichkeiten, betrügerische Informationen mit einem AIS zu erstellen.
