Die Buchhaltung ist wichtig für die Wirtschaft, um finanzielle Aktivitäten zu dokumentieren und aus den Zahlen zu lernen. Ihr Unternehmen benötigt eine grundlegende Buchhaltung, um Einkünfte aus Steuerformularen zu melden und den Geldfluss Ihrer Bankkonten zu überwachen. Buchhaltungsinformationen bieten aber auch wertvolle Einblicke in die Abläufe und zeigen Trends und Möglichkeiten auf, die Ihr Unternehmen rentabler machen können. Steuerbehörden verlangen, dass Sie Bücher auf einem Mindestniveau halten, das Einnahmen und Ausgaben erfasst. Wenn Sie jedoch die Motivation und das Interesse haben, können Sie Ihre Buchhaltungsprozesse auf eine völlig andere Ebene bringen und damit ein intelligenteres und finanziell tragfähigeres Unternehmen schaffen.
Arten der Buchhaltung, die Unternehmen benötigen
Erfassung von Einnahmen und Ausgaben: Ihr Unternehmen muss Steuerformulare ausfüllen, die sowohl auf dem Bruttoertrag als auch auf dem Nettoeinkommen basieren. Staatliche und lokale Verbrauchsteuern werden als Prozentsatz der Einnahmen berechnet. Die Einkommensteuern von Stadt, Land und Bundesstaat basieren auf Ihrem Nettogewinn nach Abzug der abzugsfähigen Ausgaben vom Bruttoeinkommen. Um diese Beträge korrekt zu berechnen, muss Ihr Unternehmen die Bruttoeinnahmen als Basis für die Umsatzzahlen nachverfolgen und abstimmen und alle Ausgaben als Grundlage für die Abzüge des Geschäfts addieren. Wenn Sie den Bruttoumsatz melden, müssen Sie Ihre Einnahmen in Kategorien wie Groß- und Einzelhandel unterteilen. Bei der Berechnung des Nettogewinns für die Einkommenssteuern müssen Sie auch die Ausgaben in Kategorien einteilen, wie z. B. Material, Gehaltsabrechnung, Miete, Dienstprogramme und Autoaufwendungen.
Lohnabrechnung: Ihr Unternehmen muss nicht nur berechnen, wie viel jeder Mitarbeiter aufgrund seines Gehalts oder Gehalts und der geleisteten Arbeitsstunden zu zahlen hat, sondern auch die von Ihren Mitarbeitern geschuldeten Sozialversicherungs-, Medicare- und Einkommensteuern sowie die entsprechenden Arbeitgeberbeiträge für die Sozialversicherungen und Medicare. Sie müssen auch die Arbeitslosen- und Industrieversicherung in die staatlichen Mittel einzahlen, je nachdem, wie viel Ihre Mitarbeiter arbeiten und wie viel sie verdienen. Ihr Unternehmen benötigt ein umfassendes und aktuelles Abrechnungssystem, um diese Zahlen zu verfolgen, alle Lohnsteuern zu zahlen und alle Lohnsteuerberichte bei Fälligkeit einzureichen.
Cashflow-Buchhaltung: Ihr Buchhaltungssystem sollte auch Tools zur Nachverfolgung der Verfügbarkeit und des Bargeldbedarfs enthalten. Wenn Sie ein Cash-basiertes Buchhaltungssystem verwenden, geben Ihnen Ihre wöchentlichen und monatlichen Zahlen eine einigermaßen gute Vorstellung davon, wie viel Sie ein- und ausgehen. Wenn Sie das Abgrenzungssystem der Buchhaltung verwenden, können Sie einen Verkauf als Einnahmen verbuchen, bevor Sie tatsächlich dafür bezahlt wurden. Daher benötigen Sie eine andere Möglichkeit, die Verfügbarkeit von Bargeld zu überwachen. Unabhängig davon, ob Sie ein Bargeld- oder Rückstellungssystem verwenden, kann Ihr Cashflow möglicherweise nicht direkt mit Ihren ausgewiesenen Einnahmen und Ausgaben korrelieren, wenn Sie Darlehen zurückzahlen oder wenn Sie bereits gekaufte Geräte abwerten.
Bilanzen: Eine Bilanz ist eine Momentaufnahme Ihres Finanzbildes zu einem bestimmten Zeitpunkt. Es enthält Informationen darüber, was Sie besitzen und was Sie schulden. Ihre Vermögensliste enthält Bargeld bei der Bank, gekaufte Geräte abzüglich des Wertes, den sie abgeschrieben haben, und Forderungen oder Beträge, die Ihnen für bereits getätigte Verkäufe geschuldet werden. Die Liste der Verbindlichkeiten in Ihrer Bilanz enthält Guthaben bei Krediten und Kreditkarten sowie kürzere Schulden, die Sie abgegrenzt haben, wie zum Beispiel Verbindlichkeiten und ausstehende Rechnungen. Wenn Sie Ihre Verbindlichkeiten von Ihren Vermögenswerten abziehen, zeigt Ihre Bilanz den aktuellen Nettovermögenswert Ihres Unternehmens. Wenn Sie im Laufe der Zeit Bilanzen erstellen, können Sie sehen, wie sich Ihre Einnahmen und Ausgaben ausgewirkt haben und zu Wohlstand oder Schulden geführt haben.Eine Bilanz zeigt auch, wie viel von Ihrem Nettovermögen liquide ist und wie viel in Vermögenswerten gebunden ist, die kein verfügbares Bargeld bereitstellen.
Betriebsberichte: Zusätzlich zu den Buchhaltungsberichten, die Ihr Unternehmen von Steuerbehörden und Kreditgebern erledigen muss, können Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen, die alles vom Dollarwert des Produkts, das Ihre Linie in einer Stunde produziert, bis zu den Verkaufszahlen für jeden Ihrer Verkäufe aufzeichnen Personal. Diese Zahlen sind entscheidend für strategische Entscheidungen. Sie können Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Aspekte Ihres Unternehmens den größten Gewinn bringen und die Entwicklung am meisten wert ist. Sie können Sie auch auf Schwierigkeiten aufmerksam machen, die korrigiert werden können, z. B. Aspekte der Produktion, die zu lange dauern und zu viel kosten.
Wie Unternehmen Buchhaltung machen können
Ihr Unternehmen kann entweder Ihre Buchhaltung intern durchführen oder einen externen Mitarbeiter beauftragen, um den Prozess zu unterstützen. Viele Unternehmen verwenden eine Mischung aus diesen beiden Ansätzen, indem internes Personal einige Aufgaben erledigt, wie z. B. die grundlegende Buchhaltung, und dann einen Vertrag mit einem externen Steuerberater, der die jährlichen Steuern abschließt.
Die interne Buchhaltung bietet den Vorteil, dass sich jemand mit Ihrem Unternehmen auskennt und Ihre Einnahmen und Ausgaben erfasst. Ein Buchhalter, der sich intensiv mit Ihrem Unternehmen beschäftigt, kann Gegenstände auf den Belegen identifizieren und kategorisieren. Dabei wird festgestellt, ob es sich um Materialien handelt, die in den Kosten Ihrer verkauften Waren enthalten sind, oder um Vorräte, die Sie für die Organisation hinter den Kulissen benötigen. Ein interner Buchhalter verfügt jedoch möglicherweise nicht über die Fachkenntnisse, die ein Außenstehender zur Verfügung stellen kann. Dieses Wissen ist nützlich für die Erstellung von Systemen wie der ersten Einrichtung der Buchhaltung und auch für Nuancen wie Ausgaben, die nicht legitimerweise abzugsfähig sind.
Ein externer Buchhalter kann Erfahrung und Perspektive in die Buchhaltungsprozesse Ihres Unternehmens bringen. Als Buchhalter hat dieser Buchhalter wahrscheinlich die Bücher einer Reihe von Unternehmen gesehen und kann Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Systeme so aktualisieren, dass sie die Informationen bereitstellen, die Sie benötigen und von anderen Fachleuten wie Bankiers und Steuerprüfern verstanden werden können. Ein Außenseiter kann jedoch nicht so gut arbeiten wie ein Insider, um zu verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert und welche Informationen für Sie am nützlichsten sind. Zum Beispiel wird Ihr Buchhalter die Art des Inventars, das Sie führen, aus Sicht eines Merchandiser wahrscheinlich nicht verstehen. Informationen darüber, wie sich verschiedene Warenkategorien bewegen, können jedoch für die Feinabstimmung Ihres Einkaufs entscheidend sein.
Arten von Buchhaltungssoftware für Unternehmen
Online Buchhaltungssoftware: Online-Buchhaltungsprogramme bieten Ihnen den Vorteil, Ihr Buchhaltungssystem mit Ihren Bankkonten zu synchronisieren. Dieser Ansatz macht es einfach, Transaktionen einzugeben, indem Sie sie einfach in Ihren Bank-Feeds finden und dann auf die rechten Schaltflächen klicken. Diese Funktion verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine Ausgabe verpassen, wie Sie es tun würden, wenn Sie mit Papierbelegen beginnen und eine verlieren würden. Mit der Online-Buchhaltungssoftware können Sie auch von jedem Computer aus auf Ihr Buchhaltungsprogramm zugreifen, anstatt Ihren eigenen Desktop verwenden zu müssen. Online-Abrechnungsprogramme benötigen jedoch mehr Zeit als Desktop-Versionen, um jede Transaktion zu verarbeiten, und dies ergibt sich bei Dutzenden von Einträgen. Das Abgleichen von Quittungen mit Bankzuführungen kann langsam und mühsam sein. Dieser Schritt ist erforderlich, wenn ein einzelner Einkauf Artikel in mehreren Kategorien enthält, z. B. Materialien und Verbrauchsmaterial. QuickBooks ist die beliebteste und am besten bewertete Online-Buchhaltungssoftware. Xero ist bei Mac-Benutzern hoch angesehen und Zoho eignet sich besonders gut für sehr kleine Unternehmen.
Desktop Accounting-Software: Obwohl Online-Buchhaltungsprogramme immer beliebter werden, bieten Desktop-Versionen für viele Benutzer immer noch Vorteile. Sie können ein Desktop-Buchhaltungsprogramm mit einem einmaligen Kauf erwerben, während Online-Programme eine laufende monatliche Gebühr erheben. Wenn Sie ein Desktop-Programm verwenden, sind alle Ihre Informationen auf Ihrem eigenen Computer verfügbar und nicht in der Cloud, wo sie für Sicherheitsprobleme und weit verbreitete Systemfehler anfällig sind. Desktop-Abrechnungssysteme sind in der Regel viel einfacher als Cloud-basierte Systeme, wodurch das Auffinden und Erkennen von Fehlern und Inkonsistenzen erleichtert wird. Des Weiteren können Desktopsysteme aufgrund ihrer relativen Einfachheit einfacher an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.
Kundenspezifische und manuelle Buchhaltungssysteme
Sie benötigen eigentlich keine Buchhaltungssoftware, wenn Ihr Unternehmen klein ist und Ihre Anforderungen einfach sind. Sie können Tabellenkalkulationen mit Excel oder Google Sheets erstellen, mit deren Hilfe Sie die benötigten Variablen wie kategorisierte Ausgaben und laufende Einnahmen nachverfolgen und hinzufügen können. Diese Programme helfen Ihnen dabei, Ihre Informationen so zu speichern und zu organisieren, wie es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, und selbst erstellte Tabellenkalkulationen führen zu absolut legitimen Buchhaltungssystemen, solange sie Ihnen sagen, was Sie wissen müssen, um Ihre Steuern zu zahlen und Ihre Vorgänge zu verstehen. Sie können beispielsweise ein Abrechnungssystem einrichten, das Stunden protokolliert, die für bestimmte Aufgaben wie die Produktion aufgewendet wurden. Anschließend können Sie diese Zahlen verwenden, um den durchschnittlichen Dollarwert eines Produkts pro Produktionsstunde zu berechnen, und Sie können beobachten, wie sich diese Zahl wöchentlich ändert.
Sie benötigen jedoch nicht einmal einen Computer, um die Buchhaltung durchzuführen. Es ist absolut legitim, handgeschriebene Ledger aufzubewahren, wie es Unternehmer seit Jahrhunderten tun. In Bürogeschäften werden Buchbücher mit entsprechend großen Spalten verkauft, mit denen Sie Einnahmen und Ausgaben auflisten und kategorisieren können. Bei einem manuellen Abrechnungssystem müssen Sie alle Zahlen von Hand aufsummieren, wodurch sich der Zeitaufwand für die Abrechnung drastisch erhöht. Manuelle Abrechnungssysteme sind jedoch nicht anfällig für Computerprobleme und das Risiko, dass Daten verloren gehen, die bei Computersystemen auftreten. Ihr Haus könnte zwar brennen und Sie könnten Ihr Ledger verlieren, aber Hardwareausfälle sind wesentlich häufiger als Hausbrände.
Einzelbuchung versus Doppelbuchung
Wenn Ihr Unternehmen klein und relativ einfach ist, können Sie auch zwischen Einzel- und Doppelbuchungen wählen. Ein System mit nur einem Einstieg erfasst einfach, was Sie ausgegeben und verdient haben, und errechnet diese Beträge. Wenn Sie ein handgeschriebenes Ledger verwenden oder wenn Sie eigene Kalkulationstabellen erstellt haben, verwenden Sie höchstwahrscheinlich die Einzelbuchhaltung. Ein Doppeleintragssystem synchronisiert Ihre Buchhaltungsinformationen mit Ihren Bankkonten und anderen für Ihre Bilanz relevanten Informationen. Jedes Mal, wenn Sie feststellen, dass Ihr Unternehmen Einnahmen erzielt hat, nehmen Sie (oder Ihre Buchhaltungssoftware) einen entsprechenden Eintrag vor, der angibt, wo das Geld in Ihrem Unternehmen angezeigt wird, beispielsweise auf einem bestimmten Bankkonto. Jedes Mal, wenn Sie für eine Ausgabe bezahlen, zeigt ein System mit doppelter Eingabe, wie Ihr Unternehmen das Geld ausgegeben hat. Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, dass Sie ein Buchungssystem mit zwei Einträgen führen, aber wenn Sie Bücher mit einem Eintrag führen, sollten Sie eine Möglichkeit entwickeln, Ihr Buchhaltungssystem mit Ihrem aktuellen Vermögen zu vergleichen und abzugleichen.
Wahl des richtigen Rechnungswesens
Es gibt kein Rechnungsführungssystem, das für jedes Unternehmen geeignet ist. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Bücher Ihres Unternehmens, welche Art von Informationen Sie am dringendsten benötigen und welche Ressourcen Sie bereit sind, um diese Informationen zu erhalten. Wenn Sie es hassen, mit Zahlen zu arbeiten, und diese für Sie kaum Sinn machen, stellen Sie einen externen Experten ein, versuchen Sie aber trotzdem, so viel wie möglich zu lernen, um die Berichte zu verstehen, die Sie erhalten. Wenn Sie Zeit und Interesse haben, führen Sie so viel wie möglich von Ihrer eigenen Buchhaltung aus. Die von Ihnen zusammengestellten Informationen sind relevant und aussagekräftig und Sie erhalten wertvolle Einblicke in den Erfolg Ihres Unternehmens.
