Jede Entscheidung, die bei der Führung eines Unternehmens getroffen wird, kann sich auf das Endergebnis auswirken, aber manchmal werden Unternehmen dazu gezwungen, Änderungen zu treffen, und es wird entschieden, aus einer schlechten Situation das Beste zu machen. In diesen Fällen untersucht der pragmatische Unternehmer, welche Konsequenzen sich daraus ergeben können und wie unterschiedliche Reaktionen das Ergebnis beeinflussen können. Dazu nutzen sie die Wirkungsanalyse.
Was ist Wirkungsanalyse?
Die Wirkungsanalyse ist der sprichwörtliche "Blick vor dem Sprung", das "Was wäre wenn", der eine tollkühne Bewegung stoppt, die von Reaktionen des Knie-Ruckes zur Veränderung kommen kann.
Wenn ein Aspekt Ihres Geschäfts gestört ist, was sind die Folgen? Wie wirkt sich das auf Ihr Team, Ihr Budget, Ihren Gewinn, Ihre Verluste und Ihre Zukunft aus? Eine Auswirkungsanalyse ist eine formale Methode zur Erhebung von Daten und Vermutungen zur Unterstützung der Vor- und Nachteile bei jeder Änderung oder Störung Ihres Unternehmens. Mithilfe einer guten Auswirkungsanalyse können Sie Wiederherstellungsstrategien, Präventionsmethoden oder Mittel zur Minderung der Auswirkungen auf das Unternehmen identifizieren.
Störungen können in vielfältiger Form auftreten - von der Überschwemmung nach einem Hurrikan bis hin zu etwas Einfacherem, wie einem vertrauenswürdigen Lieferantenschließbetrieb. Ob die Störung groß oder klein ist, alles hat Auswirkungen. Traditionell wurde die Wirkungsanalyse jedoch als „Business Continuity Management“ betrachtet, ein Muss für die Notfallwiederherstellung, bei dem größere Auswirkungen zu spüren sind.
Warum Sie eine Business Impact Assessment durchführen müssen
Die Wirkungsanalyse ist in der Regel abgeschlossen, wenn negative Auswirkungen oder Schwierigkeiten auftreten, mit denen konfrontiert werden muss, und wenn Lösungen gefunden werden, häufig im Fall von Katastrophen oder anderen plötzlichen und unvorhergesehenen Auswirkungen. Die Behebung solcher Probleme kann oft auf verschiedene Weise erfolgen, aber wenn das Ausmaß der Konsequenzen nicht vollständig bekannt ist, gibt es möglicherweise keine gute Grundlage, um eine Lösung zu finden. Die Analyse soll die Chancen durch ein besseres Gesamtverständnis vor dem Ergreifen von Maßnahmen ändern.
Unvorhergesehene Veränderungen zwingen ein Unternehmen oft dazu, es gibt keine Vorbereitung. Möglicherweise ändern sich die bürgerlichen Gesetze in Bezug auf Geschäftszeiten oder Verkehrszonen. Möglicherweise ist ein Standortwechsel nach einer unerwarteten, dramatischen Mietanhebung oder einer massiven Sanitärkatastrophe erforderlich. Möglicherweise wurde die Lieferkette unterbrochen.
In all diesen Fällen kann die Wirkungsanalyse dem Management helfen, die wahren Kosten der Situation, in der sie sich befinden, zu verstehen und wie sie vorankommen kann.
Es ist großartig, dass die Auswirkungsanalyse in diesen Situationen hilfreich ist, aber es ist ein so nützliches Werkzeug, dass es nicht nur in Notfällen verwendet werden sollte. Immer, wenn eine wesentliche Änderung vor einem Unternehmen steht, kann die Wirkungsanalyse Klarheit schaffen, bevor wirkungsvolle Entscheidungen getroffen werden.
Letztendlich hängt es von der Tatsache ab, warum Sie geschäftliche Auswirkungsbewertungen benötigen, dass Auswirkungen selten nur unter dem Strich zu spüren sind. Sie wirken sich auf Marke, Vertrauen, Loyalität, Reputation und andere Aspekte aus, die nicht schwarz und weiß sind, was langfristige Konsequenzen haben kann.
Worauf Sie bei einer Wirkungsanalyse achten müssen
Die Folgenabschätzung wäre einfacher, wenn es sich nur um Geld handeln würde, aber in Ihrem Unternehmen wird viel auf Veränderung und Notfallwiederherstellung geachtet.
Eine Business-Impact-Analyse sollte zwar etwas umfassend sein, es ist jedoch wichtig, nicht zu weit zu gehen und eine Fülle von Bewertungskategorien zu erstellen. Zu viele Daten, die sich zu dünn ausbreiten, können das Wasser trüben.
Nehmen Sie stattdessen einen Überblick über die Auswirkungen zwischen "quantitativen" und "qualitativen" Effekten. Quantitativ ist alles, was den Gewinn und Verlust aus einer Geld-in-Geld-Perspektive beeinflusst. Dazu gehören Einnahmeverluste, höhere Betriebskosten und etwaige Strafen, Geldbußen oder Sanktionen, die als Folge der Auswirkungen entstanden sind. Bei der qualitativen Bewertung geht es mehr um den Rest - wie wirkt sich dies auf den Kunden aus, wie ändert sich das Gefühl für die Marke, etwaige Schäden oder Gutschriften für den Ruf des Unternehmens oder sogar, ob Rechnungen sofort bezahlt werden können, um ein gutes Ansehen bei den Lieferanten zu wahren.
Es wird naheliegende Kategorien geben, zu denen fast jede Folgenabschätzung gehören sollte, wie zum Beispiel die Erhöhung der Betriebskosten, Einnahmeverluste und Marken- oder Reputationsschäden. Andere untersuchte Bereiche sollten jedoch die Kernaufgabe des Unternehmens widerspiegeln.
Angenommen, es ist eine Arztpraxis, die unter einer Flut gelitten hat. Vielleicht bleibt das Büro trotz des Schadens geöffnet, aber wenn es zu einer Luftverschmutzung durch Partikel oder zu einer Beeinträchtigung der Wärme oder des Komforts des Wartebereichs kommen sollte, ist es wichtig, die Sicherheit für die Patienten zu berücksichtigen. Das ist auch Auswirkungen. Ein zu langes Herunterfahren und eine Verzögerung der Serviceleistungen könnten jedoch für einige Kunden gefährlich sein - jedoch würde sich dieser Einfluss beispielsweise in den Sommermonaten ändern, in denen viele Patienten im Urlaub sind, und im November, wenn alle während der Grippesaison zur Arbeit und zur Schule zurückkehren wütet
Die Parameter für die Wirkungsanalyse variieren je nach Unternehmenstyp sehr stark. Daher ist es wichtig, dass Sie wissen, welche externen Faktoren Einfluss darauf haben können, wie Ihr Unternehmen erfolgreich ist oder ausfällt. Wenn Sie dies wissen, wählen Sie drei oder vier Kategorien für jede quantitative und qualitative Folgenabschätzung und machen Sie entsprechend detaillierte Anmerkungen. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie aktuelle oder aktuelle Daten verwenden und mit anderen Managern oder Mitarbeitern für ihre Beobachtungen oder Einsichten zusammenarbeiten, da deren Input für Ihre Strategieplanung wertvoll sein kann.
Drei Hauptwirkungskategorien
Wenn Sie unter einer geschäftlichen Auswirkung leiden, kann dies eine von drei Kategorien sein:
- Ein Schaden betrifft ein Gebäude oder ein Geschäft, der durch Feuer, Katastrophen, Wasserschäden und andere Situationen verursacht werden kann, die Schäden verursachen, die für eine Betriebsunterbrechung ausreichend sind.
- Zwei davon sind Daten- und Technologieunterbrechungen, bei denen Sie Computersysteme verloren haben oder bei der Technologie oder den Maschinen, die Ihnen bei der Erledigung Ihrer täglichen Geschäfte helfen, größere Ausfälle hatten.
- Drei ist der Verlust von Personal und anderen Ressourcen, die beispielsweise durch weit verbreitete Krankheiten oder die Auswirkungen eines laufenden Transitstreiks verursacht werden könnten.
Nicht-Emerging Impact Assessments durchführen
Manchmal ist die Durchführung einer Folgenabschätzungsanalyse so, als würde man lernen, wie man schwimmt, nachdem man von einem Boot gestürzt ist - es ist nicht ideal.
Folgenabschätzungen vor Unglücksfällen sind so etwas wie sicheres Fahren, bei dem Sie immer wissen sollten, was der Fahrer zwei Autos vor Ihnen macht, und nicht nur das, was vor Ihnen liegt. Es bereitet Sie vor, also sind Sie bereit zu handeln, wenn etwas passiert.
Wenn Sie Dinge wie Kosten und Auswirkungen möglicher Störungen, wie Überschwemmungen und Umwälzungen in der Lieferkette, verstehen, können Sie Notfallpläne erstellen, mit denen Sie in Aktion treten können, anstatt herauszufinden, wo Sie stehen. Für größere Unternehmen kann die präventive Wirkungsanalyse den Tag retten, wenn die Straße seitwärts geht. Vorkommnisse wie Überschwemmungen, Eisstürme und Probleme mit Lieferanten können im Voraus geplant werden, und die Wirkungsanalyse kann hilfreich sein.
Auswirkungen treten oft mit einer Warnung auf. Möglicherweise hat ein Zulieferer einen Schlupf überlassen, der Sie möglicherweise nicht in der Lage ist, Ihnen eine bestimmte Produktmarke oder eine Art von Dienstleistung anzubieten, von der Sie abhängig sind. Durch die Durchführung einer Geschäftsfolgenabschätzung können Sie möglicherweise feststellen, welche Maßnahmen ideal sind, wenn diese Änderung in Kraft tritt. Vielleicht wissen Sie, dass Sie diese Änderung nicht akzeptieren können, so dass Sie einen neuen Anbieter beschaffen und möglicherweise mit ihnen verhandeln können. Vielleicht erfahren Sie, dass Ihr zuverlässiger Lieferant eine Alternative sucht. Sie können also beurteilen, ob dies für Sie und Ihre Kunden funktioniert.
Navigation in Notfallfolgenabschätzungen
Auswirkungen sind Bedrohungen für Ihr Unternehmen, und das Vorhandensein von Bedrohungsbereitschaftsplänen ist Teil eines intelligenten Geschäftsinhabers. Aber was ist, wenn es ein so genannter „Black Swan Event“ ist - etwas, das Sie nicht vorhersehen können, was völlig unvorhersehbar und unerwartet ist? Wie nimmst du die Stücke auf und verstehst, was wirklich auf dem Spiel steht?
Neben den Black-Swan-Ereignissen besteht die andere Möglichkeit, dass Sie sich einer bekannten und vorbereiteten Krise stellen oder etwas, das bekannt ist, aber nicht vorbereitet ist.
In jedem Fall müssen Sie in Aktion treten. Sie brauchen ständige Leute an der Spitze, damit Sie herausfinden können, was als Nächstes zu tun ist.
All diese Situationen bedeuten, dass Zeit von entscheidender Bedeutung ist und dass Maßnahmen ergriffen werden müssen, um Einkommensverluste einzudämmen und zu verhindern, dass Betriebsunterbrechungen länger dauern als nötig. Wenn Sie Systeme für die Datensicherung außerhalb des Standortes eingerichtet haben, um den Zugriff auf Dinge wie Lieferanten, Mitarbeiter und andere Kontakte zu gewährleisten, die Sie während der Impact Recovery benötigen, können Sie den Betrieb erheblich beschleunigen.
Wissen Sie, dass einige Experten dies für Ihren Lebensunterhalt tun. Durch die Kontaktaufnahme mit einem Unternehmen für Unternehmenskrisenmanagement können Sie den ersten Schock überwinden und einen schnelleren Aktionsplan für die Triage erstellen. Es kann teuer sein, aber Sie müssen dies gegen die zusätzlichen Kosten abwägen, die möglicherweise entstehen, wenn Sie sich selbst überlegen, wo Sie anfangen sollen.
Wirkungsanalyse: Eine Fallstudie
Hier ist ein Beispiel für eine nicht auftretende Situation, die von einer Wirkungsanalyse profitiert, bevor auf schlechte Nachrichten reagiert wird.
Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein Café in einer belebten Ecke. Die Nachricht kommt, dass regionale Verkehrsbehörden eine neue Buslinie genehmigt haben, die parallel zu Ihrer Ladenfront verkehrt. Die oberirdischen Bauplanzustände können zwei Jahre lang in unterschiedlichem Maße durchgeführt werden. Dies bedeutet, dass es auf beiden Seiten der Straße für die meiste Zeit eine Metallbarriere geben wird, die den Straßenverkehr für über eine Meile blockiert. Hier und da werden Fußgänger kreuzen können, aber keine Autos; Aber auch Fußgänger werden kämpfen. Es wird erwartet, dass in der gesamten Region ein Geschäftsverlust eintritt, und viele Ihrer Kollegen denken an einen Umzug.
Das Dilemma lautet also: Bleibst du oder gehst du? Wenn Sie bleiben, haben Sie in zwei Jahren ein erstklassiges Geschäft mit wahrscheinlich mehr Geschäften als je zuvor, da es sich um einen Transit-Hub handelt. Die Haltestelle ist genau dort und ein neuer Zielsupermarkt wird auf der gegenüberliegenden Straßenseite fertig gebaut. In der Zwischenzeit haben Sie jedoch einen dramatischen Verlust im Geschäft. Keine Autofahrer mehr, die zum Kaffee einkehren, und nur sehr wenige Menschen von außerhalb der Barriere. Inwiefern wird Ihr Unternehmen leiden?
Andererseits wäre ein Umzug teuer. Sie müssten eine Standortanalyse durchführen, Genehmigungen und sogar neue Visitenkarten und Briefbögen erhalten. Sie würden langfristige Kunden verlieren, die sich aus Bequemlichkeit oder Gewohnheit auf Sie verlassen. Sie müssten in einer neuen Nachbarschaft vermarkten. Es würde Baukosten geben. Auf der anderen Seite zu bleiben, würde bedeuten, dass Sie hartgesottene Einheimische - Ihre Stammkunden - behalten und wahrscheinlich von denjenigen, die an der Buslinie arbeiten, Patronat erhalten. Wenn die Arbeit eskaliert und sich das Geschäft im Sommer verlangsamt, könnten Sie den Laden renovieren, da das Geschäft ohnehin einen Verlust hätte, und in zwei Jahren würden Sie rechtzeitig für neue Kunden ein neues Gesicht bekommen.
In einer Wirkungsanalyse erhalten Sie eine klare Vorstellung davon, was Sie verlieren und was Sie aus beiden Szenarien gewinnen. Vielleicht entscheiden Sie, dass die Vorteile des Umzugs die Kosten dafür nicht überwiegen und das Bleiben am sinnvollsten ist. Jetzt können Sie eine Strategie bilden. Verhandeln Sie mit dem Vermieter über einen Mietnachlass, wenn Sie während der Bauarbeiten nicht abreisen, und legen Sie einen guten Deal für einen langfristigen Mietvertrag für die Lebensdauer der Post-Bus-Linie fest. Reduzieren Sie möglicherweise Stunden, reduzieren Sie Personal und passen Sie das Budget an. Mit einem weniger hektischen Geschäft wäre dies der perfekte Zeitpunkt, um mehr Community Outreach zu betreiben oder die Open-Mic-Nacht zu beginnen, über die Sie immer nachgedacht haben. So können Sie das Saatgut nach Ende der Bauarbeiten für ein vielfältigeres Geschäft einsetzen.
Wirkungsanalyse ist intelligentes Management
Die Wirkungsanalyse mag anfangs aus der Wiederherstellung nach einem Katastrophenfall entstehen, sie kann jedoch auch dazu verwendet werden, um katastrophale Entscheidungen zu verhindern. Werden die von Ihnen vorgenommenen Änderungen nur zu minimalen Gewinnen führen und die Implementierung Geld kosten? Werden Ihre Marke und Ihr Ruf darunter leiden, um etwaigen finanziellen Einsparungen entgegen zu wirken, die die Änderungen möglicherweise gemacht haben?
Wenn Sie die Gelegenheit nutzen, die Konsequenzen und Gewinne durch Änderungen in Ihrem Unternehmen genauer zu betrachten oder unerwünschte Auswirkungen durch eine Analyse zu mindern, entdecken Sie möglicherweise unerwartete Vorteile - oder vermeiden, dass sich eine bereits unglückliche Situation verschlechtert. In jedem Fall ist die Wirkungsanalyse nur eine weitere intelligente Waffe im Arsenal eines gut vorbereiteten Geschäftsinhabers oder Managers.
