Ein schriftlicher Vorschlag bietet immer die Möglichkeit, einen Bedarf mit einer Dienstleistung, einem Produkt oder einem Projekt zu beantworten. Um erfolgreich zu sein, muss ein Vorschlag sein Publikum gleichzeitig über die Qualifikationen, die Lösung und das Budget des Antragstellers informieren und überzeugen.Ein angefordertes Angebot enthält normalerweise spezifische Informationen, die der Leser in einer bestimmten Reihenfolge und in einem bestimmten Format anfordert. Ein unaufgeforderter Vorschlag muss die Leser manchmal davon überzeugen, dass ein Bedarf besteht. In jedem Fall muss ein Vorschlag einen zwingenden Anfang, eine Mitte und ein Ende haben. Passen Sie jeden Abschnitt Ihres Vorschlags individuell an, um das, was Ihre Leser unbedingt wissen müssen, bereitzustellen, um Ihren Lösungsvorschlag mit Vertrauen zu akzeptieren.
Anfang
Erstellen Sie die "Hauptsache" Ihres Vorschlags. Normalerweise besteht dies aus einem Übermittlungsschreiben, einer Titelseite, einem Inhaltsverzeichnis und einer Projektzusammenfassung. Ihre Angebotszusammenfassung kann in Form einer Zusammenfassung von 100 bis 300 Wörtern oder einer einseitigen Zusammenfassung vorliegen.
Beginnen Sie Ihren Vorschlag mit der Überschrift „Einleitung“. Zeigen Sie den Zweck Ihres Vorschlags auf und zeigen Sie eine Vorschau seines Inhalts an. Beschreiben Sie Ihre Beziehung zu Ihren Lesern oder mit verschiedenen Informationsquellen. Beschreiben Sie kurz Ihre Lösung, insbesondere die Vorteile, um Ihre Leser anzulocken.
Besprechen Sie den "Hintergrund" Ihres Vorschlags. Geben Sie das Problem an und beschreiben Sie Ihr Publikum. Beweisen Sie, dass Sie das Problem aus verschiedenen Blickwinkeln gut untersucht haben, um eine solide Lösung zu finden. Geben Sie Ihre Prämissen und Annahmen klar an und definieren Sie die grundlegenden Begriffe, die Sie im Angebot verwenden.
Mitte
Beschreiben Sie Ihre „Lösung“. Zeigen Sie Ihren Lesern, warum Ihre Lösung der beste Weg ist, um das dringende Problem anzugehen. Besprechen Sie die Vorteile Ihrer Lösung überzeugend, indem Sie möglichst harte Fakten und Zahlen verwenden, um Ihre Ansprüche zu stützen.
Beschreiben Sie den "Ansatz" oder "Methodik", mit dem Sie Ihre Lösung implementieren. Fügen Sie Informationen dazu hinzu, wie Sie die Arbeit in eine Reihenfolge bringen und verwalten und sicherstellen, dass ausreichend Arbeitskräfte und Ressourcen vorhanden sind, um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Geben Sie einen Zeitplan an, der wichtige Meilensteine und kritische Kontrollpunkte angibt, und einen Arbeitsplan, der die Beteiligung aller Teilnehmer über die Zeit zeigt.
Listen Sie Ihre „Qualifikationen“ auf, um Ihre Leser komfortabel und sicher in Ihre Fähigkeiten zu bringen. Beweisen Sie, dass Sie und Ihr Team, falls vorhanden, über die Erfahrung und den Hintergrund verfügen, um die Aufgabe gut zu erledigen.
Geben Sie ein "Budget" an, das alle benötigten Ressourcen und die entsprechenden Kosten aufführt. Berechnen Sie die Gesamtkosten des Vorhabens, einschließlich Arbeitsaufwand, Material, Ausrüstung, Vorräte usw.
Ende
Beenden Sie mit einer „Schlussfolgerung“, die die Vorteile Ihrer Lösung wiederholt und hervorhebt. Ermutigen, ermutigen, zuversichtlich und überzeugend. Bieten Sie an, bei Bedarf weitere Informationen bereitzustellen.
Listen Sie Ihre „Referenzen“ auf. Nennen Sie die Quellen, die Sie zur Entwicklung Ihres Vorschlags verwendet haben.
Stellen Sie einen Abschnitt "Anhänge" zusammen, der ergänzende Dokumente enthält, die die Behauptungen stützen, oder die in Ihrem Vorschlag gemachten Aussagen veranschaulicht. Dazu können Tabellenkalkulationen, Flussdiagramme, ähnliche Projekte oder Fallstudien, Lebensläufe, Empfehlungsschreiben, Whitepapers usw. gehören.
Tipps
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Die Informationsbedürfnisse Ihrer Zielgruppe sollten bestimmen, was in Ihr Angebot aufgenommen oder ausgeschlossen werden soll.
Führen Sie Ihre Leser aus Sorge um ein Problem zur Aufregung über Ihre Lösung. Stellen Sie Ihren qualifizierenden Informationen Ihre Kosteninformationen vor und folgen Sie ihnen mit einer Zusammenfassung der aufregenden Möglichkeiten und Vorteile Ihrer Lösung.
Sie benötigen möglicherweise nicht alle oben genannten Abschnitte und können sogar mehrere Abschnitte zu einem kombinieren. Umgekehrt können Sie neue Abschnitte erstellen, um das Wissensbedürfnis Ihrer Leser zu befriedigen. Fügen Sie beispielsweise nach "Hintergrund" einen Abschnitt "Literaturübersicht" hinzu, um die Arbeit zu beschreiben, die eng mit Ihrem Vorschlag zusammenhängt. oder fügen Sie nach „Qualifikationen“ einen Abschnitt „Vertrag“ hinzu, um Ihre vertraglichen Annahmen, Erwartungen oder Ausnahmen anzuzeigen.
Formatieren Sie Ihren Vorschlag zum leichteren Lesen. Gestalten Sie jeden Absatz so, dass er mit Ihrem Hauptpunkt beginnt oder endet, und reservieren Sie den mittleren Teil für Details oder Beispiele. Stellen Sie sicher, dass jeder Absatz nicht länger als 10 Zeilen ist. Markieren Sie wichtige Punkte in Kursivschrift oder unterstreichen Sie sie und verwenden Sie Überschriften und Unterüberschriften, um dem Leser das schnelle Auffinden von Informationen zu erleichtern. Wenn nicht anders angegeben, verwenden Sie überall die Schriftgröße 10 bis 12 Punkte.
Überprüfen Sie Ihren Vorschlag auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Wenn möglich, lassen Sie Ihren Vorschlag mit neuen Augen prüfen, bevor Sie ihn drucken und abschicken.
Erstellen Sie Vorlagen und passen Sie die anwendbaren Abschnitte erfolgreicher Vorschläge an zukünftige Vorschläge an.
