Eine der häufigsten Kommunikationsformen in Wirtschaft und Wissenschaft ist das Verfassen von Berichten. Um geschäftliche und technische Berichte schreiben zu können, sind schriftliche und organisatorische Fähigkeiten, Recherche-Fähigkeiten und die Fähigkeit, Daten zu interpretieren und auf eine Art und Weise darzustellen, die Experten zu schätzen wissen und ein Laie verstehen kann. Geschäfts- und technische Berichte haben viele gleiche Elemente, daher ist der Hauptunterschied zwischen Geschäftsberichten und technischen Berichten in der Regel Gegenstand.
Bestimmen Sie Ihr Publikum und wie Ihre geschäftlichen und technischen Informationen verbreitet werden. Egal, ob Sie für eine Gruppe von Experten schreiben oder Ihr Fachwissen mit einer Gruppe von Studenten teilen - wenn Sie wissen, dass Ihr Publikum bei der Erstellung eines informativen, gut erhaltenen Berichts behilflich ist. Entscheiden Sie, ob Ihr Bericht lediglich eine schriftliche Kommunikationsform oder eine Multimedia-Präsentation ist. Wenn Sie über eine Technologie verfügen, die für die Präsentation von Nutzen ist, sollten Sie Diagramme, Folien, Videos oder andere Möglichkeiten verwenden, um einige der Punkte Ihres Berichts zu veranschaulichen.
Recherchieren nach Arten von Geschäftsberichten und technischen Berichten. Überprüfen Sie Beispielberichte und Vorlagen, um sich mit den Informationen vertraut zu machen, die in Ihrer eigenen geschäftlichen Kommunikation erwartet werden.
Skizzieren Sie Ihr Thema und fügen Sie Unterthemen hinzu, um den Forschungsprozess zu unterstützen. Bereiten Sie eine Gliederung vor, um sich auf jeden Abschnitt zu konzentrieren, und vermeiden Sie es, sich zu schlängeln, was zu einer unorganisierten Präsentation führen kann. Typische Geschäfts- oder technische Berichte umfassen die folgenden Abschnitte: Einführung; Qualifikationen und Themenhintergrund; Forschungsdaten; Schlussfolgerungen; und zukünftige Überlegungen.
Erstellen Sie den ersten wesentlichen Teil Ihres Geschäfts- oder technischen Berichts. Beginnen Sie mit der Beschreibung Ihrer Qualifikationen, Interessen und Gründe, warum Ihre Informationen wertvoll sind. Erläutern Sie, wie Ihr Publikum Ihre Informationen nutzen kann oder wie Ihre Daten interpretiert werden sollen. Sie sagen Ihrem Publikum nicht, wie Sie Ihre Erkenntnisse wahrnehmen oder Meinungen zu Ihrem Bericht bilden sollen. Stattdessen sollte Ihr Bericht mit dem Kontext Ihrer Informationen beginnen. Wenn Sie beispielsweise über Arbeitsplatztrends in Bezug auf Telearbeit schreiben, erklären Sie, wie Unternehmen Ihre Erkenntnisse zur Formulierung von Telearbeitsvereinbarungen verwenden können.
Forschungsergebnisse und Daten zusammenstellen. Das Organisieren Ihrer Forschung ist äußerst wichtig, da Ihr Publikum Ihre Expertise in Frage stellt, wenn Sie unzuverlässige, veraltete oder ungültige Ergebnisse vorlegen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten für Ihr Thema besonders relevant sind, und strukturieren Sie sie auf verständliche Weise um.Wenn Ihr Publikum nur aus Experten besteht, die über tiefgreifende Kenntnisse im technischen und geschäftlichen Fachjargon verfügen, sollten Sie Ihre Recherche einfach halten. Ersetzen Sie den Fachjargon durch Begriffe, die dem Laien vertraut sind, und fassen Sie Ihre Forschung auf ansprechende Weise zusammen.
Bereiten Sie eine Besprechung Ihrer Ergebnisse vor, einschließlich Ihrer Schlussfolgerungen und Vorschläge, wie Sie Ihren Bericht in geschäftliche oder technische Prozesse integrieren können. Artikulieren Sie Ihre Erkenntnisse auf innovative und kreative Art und Weise. Geschäftsberichte und technische Berichte haben manchmal den Ruf, ruhig und konservativ zu sein. Sie können die kreative Nutzung Ihres Berichts durch die Anzeige von Daten inspirieren, die von zukunftsorientierten Zielgruppen verwendet werden können.
Montieren Sie die Abschnitte Ihres Dokuments in logischer Reihenfolge. Schreiben Sie eine kurze Einführung, nachdem Sie alle Abschnitte abgeschlossen haben. Oft ist es einfacher, eine Einführung zu verfassen, sobald Sie die Möglichkeit haben, Ihren Gesamtentwurf zu überprüfen. Ihre Einführung sollte kurz gefasst sein. Der Zweck Ihrer Einführung besteht darin, Ihrer Zielgruppe einfach einen Einblick in Ihr Geschäfts- oder technisches Berichtsthema zu geben.
Gönnen Sie sich Zeit, Ihren Bericht zu verfeinern und zu bearbeiten. Es ist eine gute Idee, den Bericht beiseite zu legen und ein oder zwei Tage später mit neuen Augen dorthin zurückzukehren. Wenn möglich, bitten Sie einen Kollegen, Ihren Entwurf zu überprüfen. Berücksichtigen Sie alle Vorschläge, die Ihrer Meinung nach der Glaubwürdigkeit und Nutzbarkeit Ihrer Informationen hinzugefügt werden.
