Serviceberichte sind Dokumente, die von Kundendienstmitarbeitern verfasst wurden, um die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung zu verfolgen. Das Management verwendet diese Berichte, um Pläne zur Änderung des Produkts oder zur Änderung der Serviceprotokolle für eine bessere Kundenerfahrung zu formulieren. Dies ist wichtig, da solche Anpassungen zu einer besseren Kundenbindung und Empfehlungen führen können, die wiederum zu höheren Erträgen für das Unternehmen führen können. Wenn Sie einen Servicebericht schreiben, ist es daher wichtig, dass Sie Informationen bereitstellen, die sowohl klar als auch für die Geschäftsentwicklung wertvoll sind.
Schreiben Sie den Namen und die Kontaktinformationen des Kunden und ggf. seine E-Mail-Adresse aus.
Geben Sie Marke, Modellnummer, Seriennummer, Kaufdatum und Uhrzeit des Kundenanrufs oder -besuchs für produktorientierte Serviceberichte an. Geben Sie anstelle der Hersteller-, Modell- und Serieninformationen einen Servicetitel und eine Beschreibung des Service an, wenn der Service-Bericht nur den Service betrifft.
Erläutern Sie das Problem und stellen Sie dabei bestimmte Kundenkommentare zum Produkt oder zur Dienstleistung fest. Geben Sie an, ob das Problem erneut aufgetreten ist.
Listen Sie die spezifischen Dienstleistungen oder Produkte auf, die zur Behebung der Beschwerde des Kunden erbracht wurden. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise mit Computern und Software zu tun hat, schreiben Sie möglicherweise "Ran-Disk-Überprüfungen, um fehlerhafte Laufwerkssektoren zu finden", wenn der Kunde den Verdacht hatte, dass seine Festplatte fehlgeschlagen ist.
Listen Sie die Ursache des Problems auf, einschließlich der Probleme mit dem Personal. Geben Sie ggf. an, welche Teile defekt waren.
Schreiben Sie einen Absatz, in den Sie Anmerkungen oder Anmerkungen aufnehmen, die möglicherweise dazu beitragen, ähnliche Beschwerden in der Zukunft zu vermeiden oder zu bearbeiten. Sie können beispielsweise feststellen, dass die Beschwerde an ein bestimmtes Team weitergeleitet wurde, was das Problem in einem größeren Maßstab für das Unternehmen anzuzeigen scheint oder dass ein bestimmtes Werkzeug erforderlich ist, um das Problem langfristig zu beheben.
Geben Sie eine grundlegende Bewertung der Kundenzufriedenheit anhand der von Ihrem Unternehmen festgelegten Richtlinien an (z. B. 10 entspricht absolut zufrieden).
Unterzeichnen und datieren Sie den Bericht.
Tipps
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Viele Websites bieten Vorlagen für Serviceberichte mit Abschnitten für die hier angegebenen Informationen. Die Verwendung einer solchen Vorlage oder das Erstellen einer eigenen Vorlage führt zu einer konsistenteren Datenerfassung von mehreren Kundendienstmitarbeitern.
Halten Sie den Wortlaut Ihres Berichts so kurz wie möglich. Vermeiden Sie die Verwendung der Sprache "Ich". Unvollständige Sätze, in denen das Thema verstanden wird und die mit Verben beginnen, sind akzeptabel (z. B. "Bereitgestellter Ersatz für Teil"), ebenso wie Aufzählungszeichen. Kundenberichte sollten sehr schnell zu lesen und zu erstellen sein, da ein Vertreter Dutzende an einem Tag vorbereiten muss.
Geben Sie unbedingt den Namen des Vertreters an, der den Anruf oder Besuch ausgeführt hat, auch wenn Sie es waren.
