In einer Kirchendatenbank erhalten Sie mit einem Mausklick grundlegende Informationen zu jedem Mitglied Ihrer Gemeinde. Vorbei sind die Tage der Adressbücher aus Papier mit ihren sekretorischen Hühnerkratzern und Durchkreuzungen, wenn sich Familien entwickeln und umziehen. Mit einer Datenbank bleibt alles organisiert und aktuell, sodass Sie Kontaktinformationen innerhalb einer Kirchenfamilie austauschen können.
Sammeln Sie die Kontaktinformationen aller Personen, die Ihre Kirche besuchen. Sie können dies tun, indem Sie ein Formular ausfüllen, das die Gemeindemitglieder bei einem Dienst ausfüllen können, oder indem Sie einen E-Mail-Listenserver verwenden, der entweder eine E-Mail-Antwort zulässt oder auf eine Online-Formularseite wie SurveyMonkey.com verlinkt.
Stellen Sie sicher, dass für jede Familie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse angegeben werden. Möglicherweise möchten Sie auch Geburtstage, ein Jubiläumsdatum und relevante Informationen zu jedem Kind wie Alter und besondere Interessen angeben.
Teilen Sie den Zweck der Kirchendatenbank jedem Einzelnen mit. Bitten Sie die Benutzer um Erlaubnis, bevor Sie sie in eine öffentliche Datei aufnehmen. Wenn sie nicht möchten, dass ihre Informationen weitergegeben werden, erstellen Sie entweder eine "private" Datei oder lassen Sie sie nicht aufgeführt.
Starten Sie eine Excel-Tabelle. Die erste Spalte sollte sich auf die Namen der Familienmitglieder beziehen, gefolgt von einer zweiten Spalte für die Heimatadresse. Die dritte Spalte sollte eine Telefonnummer enthalten, eine vierte Spalte sollte eine E-Mail-Adresse enthalten, und eine letzte Spalte kann Anmerkungen oder Bedenken enthalten, die dem Pastoralstab bekannt sein sollten.
Sie können dies auch in Microsoft Word, Open Office oder einem anderen Programm erstellen, mit dem Sie eine druckbare, jedoch elektronisch nützliche Datei erstellen können, die auf dem Computer oder auf einer Festplatte gespeichert werden kann.
Speichern Sie die Datei, nachdem alle Informationen eingegeben wurden. Diese Datenbank sollte an einem Ort aufbewahrt werden, an dem sie für diejenigen, die sie regelmäßig verwenden (z. B. kirchliches Personal), leicht zugänglich ist, nicht jedoch für diejenigen, die die Informationen nicht benötigen. Legen Sie es auf einer gemeinsam genutzten Festplatte ab oder schützen Sie es mit einem Kennwort, um Snoopers fernzuhalten.
Erwägen Sie den Kauf eines Datenbankprogramms für Kirchen, z. B. Servant Keeper. Ihre Excel-Tabelle wäre in diesem Fall einfach ein Entwurf. Geben Sie Ihre endgültigen, organisierten Informationen erneut in die dafür vorgesehenen Felder des Datenbankprogramms ein. Sichere deine Arbeit.
Artikel, die Sie benötigen
-
Computer mit Internetzugang
-
Kontaktinformationen für alle Gemeindemitglieder, die aufgenommen werden möchten
-
Sekretär oder Freiwilliger zur Dateneingabe
-
Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel
-
Datenbanksoftware (optional)
Tipps
-
Vertrauliche Informationen vertraulich behandeln. Respektieren Sie die Privatsphäre Ihrer Versammlung. Überprüfen Sie die Rechtschreibung der Namen und der Ziffern der Telefonnummern.
Warnung
Wenn Sie ein Problem mit der Datenbanksoftware haben oder der Meinung sind, dass sie fehlerhaft ist, versuchen Sie nicht, sie zu "beheben". Sie können wertvolle Dateien löschen. Verwenden Sie stattdessen die mit der Software gelieferte Kundendienstnummer.
