Ein Personalinformationssystem (HRIS) ist ein Softwarepaket, das entwickelt wurde, um Personalverantwortlichen bei der Datenverwaltung zu helfen. Personalfachleute nutzen diese Systeme, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen, die Effizienz zu verbessern und Informationen zu speichern und zu sammeln. Mehrere Unternehmen bieten ihren Arbeitgebern HRIS-Pakete an. HRIS-Pakete können an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Arbeitgebers angepasst werden.
Datenbank
Das HRIS-Kernangebot umfasst eine Datenbank zum Speichern von Mitarbeiterinformationen. Personalfachleute können alle Personaldaten in das System eingeben, auf die von überall aus rund um die Uhr zugegriffen werden kann. Zu den Daten, die HR-Fachleute in der Datenbank sammeln, gehören der Vergütungsverlauf, Kontaktinformationen zu Notfällen und Leistungsbewertungen. Die Kerndatenbank kann auch als Online-Backup für Papierdateien angesehen werden.
Zeit- und Arbeitsmanagement
Zeit- und Arbeitsmanagement kann zeitaufwändig sein. Mit HRIS-Paketen können die Mitarbeiter ihre eigene Arbeitszeit eingeben, und Manager können Urlaubsanträge sofort überprüfen, und die Daten werden direkt in die Lohnabrechnung übernommen. Zeit- und Arbeitsmanagement verbessert auch die Fähigkeit der Personalabteilung, Anwesenheit und Pünktlichkeit zu verfolgen.
Lohn-und Gehaltsabrechnung
Ein weiterer Kernbestandteil eines HRIS ist die Abrechnungsfunktion. Die Personalabteilung kann auf einfache Weise Mitarbeiterstunden herunterladen oder hochladen und Schecks oder Gehaltszahlungen an Mitarbeiter ausstellen. Angestellte Mitarbeiter können auch automatisch bezahlt werden, wobei das Fehlerrisiko erheblich verringert wird. Die HRIS-Gehaltsabrechnungssoftware verbessert normalerweise die Steuerkonformität für Standorte mit mehreren Steuerstufen. Die HRIS-Abrechnungsfunktion speichert Abrechnungsregister und Steuererklärungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen.
Leistungen
Einige HRIS-Pakete ermöglichen es Arbeitgebern, über ihre Software medizinische Leistungen und Altersvorsorgeinvestitionen festzulegen und aufrechtzuerhalten. Solche Anwendungen ermöglichen es Arbeitgebern, alle Anforderungen an die Verwaltung ihrer Personaldaten aus einer Hand zu erfüllen. Andere HRIS-Pakete ermöglichen Abzüge bei der Krankenversicherung für medizinische Leistungen und Altersvorsorge, nicht jedoch für die Festlegung dieser Leistungen.
Mitarbeiterschnittstelle
Die meisten HRIS-Pakete ermöglichen einem Mitarbeiter einen eingeschränkten Benutzerzugriff. Mitarbeiterbenutzer greifen auf einen Teil der Datenbank zu, in dem sie ihre persönlichen Daten aktualisieren, Pay Stubs überprüfen, die Auswahl der Altersvorsorge ändern, die Informationen zu direkten Einlagen aktualisieren oder Wahlunterlagen zum Herunterladen von Sozialleistungen herunterladen können.
