An einem bestimmten Punkt Ihrer Karriere werden Sie wahrscheinlich einen Geschäftsbericht schreiben müssen. Ein Geschäftsbericht behandelt in der Regel ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Komponente des Unternehmens, präsentiert Ihre Ergebnisse und gibt Empfehlungen an den beabsichtigten Leser.
Planen und Schreiben eines ordnungsgemäßen Geschäftsberichts, der die beabsichtigte Zielgruppe erreicht und seine Leser motiviert, nimmt Planung, Forschung und Engagement für den Erfolg des Berichts vor. Während der von Ihnen verwendete Schreibstil für Geschäftsberichte Ihren persönlichen Schreibstil und Ihre Persönlichkeit sowie die Persönlichkeit des Unternehmens widerspiegeln soll, gibt es einige nützliche Tipps zum Schreiben von Berichten, die jeder verwenden kann.
Zweck des Berichts erläutern
Nur wenige Tipps zum Schreiben von Berichten sind so wichtig wie die Definition und Klärung des Berichtszwecks. Tun Sie dies so früh wie möglich im Bericht, damit Sie keine Zeit und Energie mit unnötigen Problemen verschwenden. Sammeln Sie alle erforderlichen Informationen, um einen zuverlässigen Bericht zu erstellen. Manchmal kann dies bedeuten, mit den beteiligten Personen zu sprechen, oder sie kann so involviert sein wie ein Forschungsprojekt.
Beispiel:
Dieser Bericht befasst sich mit den Marketingtechniken, die wir in den letzten fünf Jahren zur Gewinnung neuer Kunden eingesetzt haben. Basierend auf einer Analyse der Techniken, des eingesetzten Geldes und der Anzahl der von uns gewonnenen neuen Kunden möchte ich drei weitere Marketingarten empfehlen.
Alle relevanten Informationen organisieren
Beschränken Sie Ihre Informationen auf den Zweck des Geschäftsberichts. Lassen Sie den Geltungsbereich des Berichts nicht erweitern, da dies das Format Ihres Geschäftsberichts beeinträchtigen kann. Wenn der Zweck des Berichts darin besteht, drei spezifische Themen der Marketingtechniken zu empfehlen, konzentrieren Sie sich auf diese drei Techniken und relevante Informationen.
Beispiel:
Wie Sie anhand meiner Recherchen sehen werden, sind dies die drei wichtigsten Marketingtechniken, die ich empfehle. Sie sind am kostengünstigsten, um die meisten neuen Kunden zu gewinnen.
Informieren Sie sich über das Format des Business-Berichts
Sie müssen verstehen, an wen und für wen Sie schreiben und wie diese Zielgruppe am besten angesprochen werden kann. Definieren Sie den Ton, die Einstellung und die Betonung, die auf Ihre Leser ausgerichtet sind. Obwohl Sie in Ihrem Geschäftsberichtsstil immer professionell arbeiten sollten, kann der Detaillierungsgrad, den Sie angeben, abhängig davon sein, wer den Bericht liest.
Wenn Sie an Führungskräfte auf hoher Ebene schreiben, möchten Sie möglicherweise genauere Zahlen und Nachforschungen einschließen und in Ihren Beschreibungen detaillierter sein. Wenn Sie an das Marketing-Team schreiben, das sich mit Marketing-Jargon auskennt, können Sie ein Geschäftsberichtsformat verwenden, das einen lockereren Ton hat und auf Techniken zurückgreift, die Sie in der Vergangenheit verwendet haben.
Motivieren Sie Ihr Publikum
Verfassen Sie den Geschäftsbericht mit starken Worten, die Ihre Zielgruppe motivieren. Erstellen Sie effektive, übersichtliche Sätze, bleiben Sie jedoch dem Schreibstil Ihres persönlichen Geschäftsberichts treu. Einige Ihrer Zielgruppen scannen möglicherweise nur den Bericht. Wählen Sie daher ein Geschäftsberichtsformat mit Aufzählungszeichen, viel Leerraum, guten Überschriften und Untertiteln sowie kurzen Absätzen.
Beispiel:
Drei Killer-Marketing-Techniken
Wir können 35 Prozent mehr Kunden gewinnen und Geld sparen, indem wir die folgenden drei Marketingtechniken einsetzen:
- Monatliche E-Mail-Newsletter mit nützlichen Inhalten.
- Vierteljährliche In-Store-Aktionen.
- Werbung in der Lokalzeitung.
Korrektur vor dem Senden
Eine der wichtigsten Tipps zum Schreiben von Berichten ist das Prüfen, Bearbeiten und Überarbeiten, bevor Sie den Bericht verteilen. Wenn Sie den Bericht mit weiteren Augen durchlesen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachricht klar ist. Lassen Sie sich genügend Zeit, um den Bericht vor dem Fälligkeitsdatum zu bearbeiten und zu überarbeiten. Eile diesen Schritt nicht. Stellen Sie beim Verteilen des Berichts sicher, dass alle Dokumente und Anhänge enthalten sind und von jedem erhalten werden.
