Durch ein effektives Audit kann ein Unternehmen prozessuale Schwachstellen aufdecken und beheben. In einem effektiven Auditbericht werden Erkenntnisse objektiv festgehalten und Verbesserungsvorschläge gemacht. Der Auditor legt die Größe der Testgruppe, die Testkriterien und die Ergebnisse fest. Die gemachten Feststellungen sollten legitim sein und durch Nachweise gestützt werden. Wenn das Management die Ergebnisse überprüft, um eine Antwort vorzubereiten, sollte die Absicht des Auditors während der Vorbereitung im gesamten Dokument ersichtlich sein. Dies ermöglicht eine offene Kommunikation und die Möglichkeit, eventuelle Verfahrensmängel zu beheben.
Erstellen Sie ein Deckblatt. Geben Sie den Namen der Firma und der Abteilung an, die Sie überwachen. Geben Sie den Monat und das Jahr der Prüfung ein, nicht das Datum, an dem Sie den Bericht tatsächlich schreiben. Wenn Sie beispielsweise die Prüfung im April 2011 abschließen und den Bericht erst im Juli erstellen, geben Sie April 2011 in das Deckblatt ein.
Richten Sie den Auditbericht an den Leiter der geprüften Abteilung. Kopieren Sie ein beliebiges untergeordnetes Management.
Schreiben Sie eine Einführung in das Audit. Geben Sie Hintergrundinformationen zu der geprüften Abteilung, einschließlich ihrer Funktion, Größe und Ziele.
Skizzieren Sie die Ziele der Prüfung. Geben Sie an, was Sie allgemein und speziell gesucht haben. Beispielsweise besteht Ihr allgemeines Ziel darin, sicherzustellen, dass wirksame Verfahren und Kontrollen vorhanden sind. Möglicherweise suchen Sie nach umfassenden Richtlinien, korrekten Genehmigungsstufen und einer genauen Dokumentation.
Führen Sie die Schlussfolgerungen auf, die Sie aus dem Bericht gezogen haben. Nennen Sie Ihre spezifischen Erkenntnisse im Detail. Wenn Sie Mängel in der Dokumentation feststellen, weisen Sie auf das genaue Dokument und die fehlende Klausel hin. Wenn ein bestimmtes Verfahren unwirksam ist, beachten Sie, dass das Problem nicht funktioniert.
Geben Sie Empfehlungen zu den Schritten an, die das Management ergreifen kann, um festgestellte Mängel zu beheben.
Geben Sie dem Management die Möglichkeit, auf die Ergebnisse der Prüfung zu reagieren. Wenn Sie die Antwort des Managers erhalten, integrieren Sie diese in Ihren Bericht.
Bestätigen Sie die Mitarbeiter der Abteilung, die Sie beim Abschluss der Prüfung unterstützt haben.
Schließen Sie ab, indem Sie Ihre Kontaktinformationen angeben. Geben Sie Ihren Namen, Titel, Telefonnummer und E-Mail-Adresse an.
