Nachdem sie abgeschlossen sind, verfallen die W-9-Formulare Ihrer Verkäufer, Freiberufler und Vertragspartner nicht. Der IRS verlangt jedoch, dass sie ersetzt werden, wenn bestimmte Informationen geändert werden, einschließlich Änderungen der Namen, des Geschäftstyps oder der ID des Steuerpflichtigen. Obwohl dies von der IRS nicht verlangt wird, kann Ihr Unternehmen aktualisierte W-9-Formulare anfordern, um genaue Aufzeichnungen Ihrer Dienstanbieter zu führen.
Tipps
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W-9-Formulare enthalten wichtige Steuerinformationen zu den Dienstanbietern Ihres Unternehmens und verfallen nicht. Bestimmte Änderungen an Informationen können jedoch dazu führen, dass ein neues W-9 erforderlich ist.
Der Zweck eines W-9
IRS W-9-Formulare werden von Unternehmen verwendet, um Informationen über Steuerzahler von Nicht-Mitarbeiter-Dienstleistern zu sammeln. Finanzunternehmen verwenden das W-9-Formular auch für die Meldung von an ihre Kunden gezahlten steuerpflichtigen Zinsen und Dividenden. Die auf dem Formular eingegebenen Informationen werden an den IRS gesendet, um die Zahlungen des Unternehmens an Freelancer, unabhängige Auftragnehmer und Verkäufer zu dokumentieren, die mehr als 600 US-Dollar für Dienstleistungen gezahlt haben, die im Laufe eines Kalenderjahres erbracht wurden. Die IRS verlangt von Einzelpersonen, das Formular mit Name, Adresse, Steuer-ID-Nummer oder Sozialversicherungsnummer und einer Unterschrift auszufüllen. Verkäufer und unabhängige Auftragnehmer werden nach dem Namen ihres Geschäfts, der Art der Geschäftseinheit, einer Mitarbeiter-Identifikationsnummer und der Unterschrift eines Auftraggebers gefragt. Alle Diensteanbieter müssen angeben, ob sie vom Backup-Einbehalt befreit sind oder nicht.
Wenn ein neues W-9-Formular erforderlich ist
Um sicherzustellen, dass die von einem Unternehmen gemeldeten Einnahmen mit den Informationen in den Steuererklärungen seiner Diensteanbieter übereinstimmen, muss der IRS unter bestimmten Umständen das vorhandene W-9-Formular ersetzen. Ein neues W-9 wird benötigt, wenn sich der Name einer Person ändert, beispielsweise nach der Heirat. Eine Adressänderung erfordert jedoch keinen W-9-Ersatz. Ein anderer Grund wäre, wenn ein Unternehmen von einer Rechtsform zur anderen wechselt. Wenn zum Beispiel ein Einzelunternehmen in eine LLC umgewandelt wird, ist ein neues W-9-Formular erforderlich. In ähnlicher Weise würde ein Wechsel von einer Steuerpflichtigen-ID zu einer Arbeitgeber-Identifikationsnummer ein Ersatzformular erfordern.
Änderungen bei der Sicherung einbehalten
Der IRS kann ein Unternehmen anweisen, einen bestimmten Prozentsatz des Einkommens zurückzuhalten, der an bestimmte Dienstleister gezahlt wird. Dies wird als Backup-Zurückhaltung bezeichnet. Geld wird vom Unternehmen zurückgehalten und an den IRS gesendet, aus Gründen, die möglicherweise unzureichende Steuerzahlungen, eine falsche Steuer-ID-Nummer oder das Fehlen einer Steuer-ID-Nummer umfassen. Der IRS erfordert ein neues W-9-Formular, wenn ein Unternehmen aufgefordert wird, das Zurückhalten von Sicherungen für einen Freiberufler, unabhängigen Auftragnehmer oder Verkäufer einzuleiten. Das Ersatzformular muss die Änderung des Sicherungsvorbehalts von Befreiung zu Nicht-Befreiung anzeigen.
