Für ein Unternehmen sind die Zahlungsverpflichtungen für Monatsabschlüsse Geldersparer, da Abteilungsleiter und funktionale Leiter feststellen können, wie viel das Unternehmen schuldet, und die beste und schnellste Methode zur Begleichung der Betriebsrechnungen ermitteln. Diese Verfahren umfassen so unterschiedliche Aktivitäten wie das Prüfen von Ledger-Daten, das Zählen von Lagerbeständen und das Bestimmen, welche Kreditoren zuerst zahlen müssen und welche Kreditoren auf die Zahlung warten können.
Überprüfen Sie die Ledger-Daten
Tauchen Sie am Monatsende in das Kreditorenbuch für Kreditorenbuchhaltung ein, um zu ermitteln, wie viel das Unternehmen insgesamt schuldet. Sie können den gesamten Haftungsbetrag abrufen, indem Sie verschiedene Datenzusammenfassungen durchgehen, darunter einen Probesaldo, Lieferantenjournale und eine Bilanz. Nehmen Sie die Gesamtzahl der Schulden, heben Sie die Verbindlichkeiten der Lieferanten von den geschuldeten Kreditgebern auf, bestimmen Sie, wie viel das Unternehmen den Mitarbeitern schuldet, und berechnen Sie die Überweisungen an die Versender von Dienstleistern - wie Vermieter, Versicherungen, Versorgungsunternehmen und Wartungsunternehmen.
Inventar zählen
Vergewissern Sie sich nach dem Gesamtbetrag der Haftung eines Unternehmens, dass alle Komponenten genau sind. Die Genauigkeit der Kreditgeberauszugsdaten und der Rechnungsbeträge des Diensteanbieters ist leicht zu überprüfen. Sie können sich lediglich auf die Rechnungen beziehen, die das Unternehmen am Monatsende erhalten hat. Wenn Sie bestätigen, dass das für Inventurscheine geschuldete Geld korrekt ist, kann dies ein wenig schwierig sein. Deshalb müssen Sie möglicherweise zu Unternehmenslagern gehen, die Hilfe von Lagermännern in Anspruch nehmen, Inventargegenstände einzeln zählen und die physische Zählung mit dem angezeigten Betrag abgleichen auf Kreditorenrechnungen.
Bestimmen Sie die Zahlungspriorität
Wenn Sie in der Kreditorenabteilung eines Unternehmens arbeiten, kann es während des Monatsabschlusses zu einer Reihe von Aktivitäten in den Rechnungsprüfungs-, Analyse- und Zahlungsfronten kommen. Bereiten Sie einen Alterungszeitplan vor, um herauszufinden, wie viele Tage das Unternehmen bei Zahlungen hinterherhinkt. Achten Sie besonders auf Anbieter in den Kategorien "60 Tage überfällig" und "90 Tage überfällig". Dies sind die Anbieter, bei denen Sie in Kürze Widersprüche einholen können, falls Sie dies nicht bereits getan haben. Wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten, um die offizielle Liste der Anbieter festzulegen, die je nach Betriebs- oder Liquiditätspriorität zu zahlen ist, und leiten Sie diese Liste an die Treasury-Abteilung des Unternehmens weiter.
Erstellen Sie einen Bericht über die Berichterstattung nach Überweisung
Nachdem ein Unternehmen Lieferanten bezahlt, erstellen die Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung in der Regel einen Überweisungsbericht nach Zahlungseingang, um die Verbindlichkeiten des Unternehmens zu bewerten und über Aspekte wie Zahlungsfähigkeit, Kreditwürdigkeit und strategisches Management nachzudenken. Die letztgenannte Vorgehensweise ist wichtig, um die Bonität der Organisation zu prüfen, bessere und engere Beziehungen zu den Anbietern zu pflegen und sicherzustellen, dass keine überfällige Zahlung den gesamten finanziellen Ruf des Unternehmens aus dem Gleichgewicht bringt.
