Die Sicherheit der Gehaltsabrechnungen und der Mitarbeiter, die mit ihnen arbeiten, ist für die Gehaltsabrechnungsadministratoren und die Unternehmensleitung ein ständiger Aspekt. Die Gehaltsabrechnungssicherheit umfasst die Implementierung und Aufrechterhaltung der Vertraulichkeit und Sicherheit der Abrechnungsdatensätze, der Personalabteilung und des Personals der Personalabrechnung. Der Gehaltsabrechnungsmanager, Buchhaltungsmanager oder Personalmanager kann in Verbindung mit der Geschäftsleitung die Verantwortung für die Gehaltsabrechnungssicherheit tragen. Die Schaffung einer hochsicheren und effizient organisierten Abrechnungsumgebung sollte das Ziel jeder Abrechnungsabteilung sein.
Organisation
Die Organisation der Personalabteilung, der Mitarbeiter und der Prozesse ist für die Sicherheit der Personalabrechnung von entscheidender Bedeutung. Eine klare Befehlskette, ein logisches Abteilungsorganigramm und eine klare Delegierung der Verantwortlichkeiten der Abrechnung sind Voraussetzung für eine sichere Abrechnungsverwaltung. Ein Manager, ein Lohnverarbeiter, ein Spezialist für spezielle Abrechnungssituationen wie Lohnbestellungsaufträge und Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnverhandlungen und alle anderen Mitarbeiter der Personalabrechnung müssen in der Abteilung für eine vertrauliche, effiziente, sichere und gesetzeskonforme Lohnabwicklung organisiert werden. Jeder in der Lohn- und Gehaltsabrechnung muss klar definierte Verantwortlichkeiten haben, um Sicherheitsverletzungen und Lücken in der Lohnabrechnung zu vermeiden und zu beseitigen.
Kontrollieren Sie den Zugriff
Der Zugriff auf Dokumente auf Lohnlisten, auf physische Speicherdateien, Computer und Computerberichte sowie auf andere Arten von Zugriff muss streng kontrolliert und erzwungen werden, um vertrauliche Informationen zur Lohnbuchhaltung zu sichern. Die Verantwortlichkeiten jedes Angestellten der Abrechnung müssen vom Abrechnungsmanager überprüft werden, um festzustellen, welche Zugriffsebene erforderlich ist. Der Zugriff auf physische Abrechnungsdokumente wie Arbeitszeitnachweise, Einzugsermächtigungen, Bonus- und Provisionspapiere und andere Abrechnungsdokumente mit sensiblen und vertraulichen Finanzinformationen darf nur denjenigen Personen vorbehalten sein, die die Transaktionen abwickeln. Aktenschränke und Computer mit Gehaltsabrechnungsinformationen, Daten und Archiven müssen sich in sicheren Bereichen befinden, in denen nur Personen mit Sicherheitsfreigabe sie anzeigen und damit arbeiten können. Zum Beispiel dürfen Zeitarbeiter, die nur Arbeitsstunden in das Computerabrechnungssystem eingeben, keinen Zugang zu den endgültigen Einreichungsprozessen oder Lohn- und Leistungsdokumenten haben.
Dokumentenverfahren
Abrechnungsverfahren müssen sorgfältig dokumentiert und durchgesetzt werden, um die Sicherheit des Abrechnungsprozesses und des Personals zu gewährleisten. Die Verantwortlichkeiten jedes Angestellten der Abrechnung müssen in der Stellenbeschreibung, in den von ihm durchgeführten Abrechnungsverfahren und in einem Standard-Betriebshandbuch für die Abrechnungsabteilung klar definiert sein. Die Verfahren müssen eingehalten, bei Änderungen geändert und mindestens einmal jährlich überprüft werden, wenn nicht öfter, um die Integrität von Prozessen zu schützen und Sicherheitslücken zu vermeiden.
Physische Sicherheit
Die physische Sicherheit von Gehaltslisten, Dateien, Daten und Systemen sowie von Gehaltsabrechnungssystemen und Mitarbeitern ist von entscheidender Bedeutung. Sicherheit und Vertraulichkeit der Abrechnung dürfen nicht beeinträchtigt werden, um Geld zu sparen, indem die Abrechnung an der Rezeption abgewickelt wird oder indem ein Mitarbeiter der Abrechnung seine Aufgaben ohne einen Doppelcheck erledigt. Aktenschränke müssen mit eingeschränktem Zugriff gesperrt sein. Büros, Großrechner und Desktop-Computer mit Gehaltsabrechnungsdaten und Verarbeitungssoftware dürfen sich nicht in allgemeinen Bereichen befinden, sondern an gesicherten Orten, die leicht gesperrt werden können. Die Mitarbeiter der Personalabrechnung müssen über ein sicheres Arbeitsumfeld verfügen, das vor dem Verkehr von Mitarbeitern und Besuchern geschützt ist. Sie müssen über einfache Möglichkeiten verfügen, die Informationen, mit denen sie arbeiten, erfolgreich abzusichern, damit sie nicht wütenden oder emotionalen Mitarbeitern ausgesetzt sind. Bei Abrechnungsfehlern, Unstimmigkeiten und Missständen sollten eindeutige Prozesse vorliegen, die von Managern oder Vorgesetzten und nicht direkt mit dem Personal der Abrechnung angesprochen werden sollten.
