Für Büromanager und Buchhalter ist es hilfreich, Bargeld zur Verfügung zu haben, um verschiedene Bürokosten zu bezahlen. Der Kassenfonds ist ein kleine Barreserve - in der Regel weniger als 200 US-Dollar - in einer Kasse oder in einer Kasse vor Ort gesperrt. Da Mitarbeiter Bargeld verwenden, sollten sie ein Protokoll darüber führen, für welche Ausgaben das Bargeld verwendet wurde und wie viel davon verwendet wurde. Wenn das Bargeld knapp wird, notieren Sie die Bargeldausgaben in QuickBooks und ziehen Sie mehr Geld heraus, um den Fonds aufzufüllen.
Erstellen Sie das Petty Cash-Konto
- Navigiere zu Kontenplan. Klicken Sie in der unteren linken Ecke des Bildschirms auf Konto und wählen Sie aus Neu.
- Wählen Sie für neuen Kontotyp Bank in das Feld Konto und schreiben Portokasse als Kontoname.
- Behalten Sie den Eröffnungskontostand als Null und wählen Sie Speichern und schließen
Rekordbetrag für den Petty Cash Fund zurückgezogen
Bargeld von einem Scheck
- Wählen Sie im Menü Banking die Option Schreibprüfungen.
- Geben Sie als Zahlungsempfänger "Bargeld" an und tragen Sie den Scheckbetrag in der Zahlungsspalte ein.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Konto die Option Portokasse Bankkonto.
- Wählen Aufzeichnung.
Bargeld aus einer ATM-Transaktion
- Wählen Sie im Menü Banking die Option Mittel transferieren.
- Wählen Sie im Menü Transfer Funds die Option Portokasse Bankkonto.
- Geben Sie den Bargeldbetrag im Feld Überweisungsbetrag an. Schreiben Sie im Memofeld "Bargeldabhebung".
- Wählen Sparen.
Erfassen Sie geringfügige Barauslagen
- Navigieren Sie zu Ihrem Kontenplan und wählen Sie die Option Portokasse Bankkonto
- Öffnen Sie im Kontobuch eine neue Transaktion. Es ist nicht nötig Sie können einen Zahlungsempfänger aufnehmen, wenn Sie möchten. Wenn all das kleine Geld dafür ausgegeben wurde ein Zahlungsempfänger Sie können einen Namen wie "Ralph's Office Supply" oder "Starbucks Coffee" eingeben, wenn Sie möchten. Andernfalls, lassen Sie das Feld des Zahlungsempfängers leer.
- Geben Sie den Betrag für ausgegebenes Bargeld in die Zahlungsspalte ein. Wählen Sie im Dropdown-Menü Konto das Aufwandskonto aus, das mit dem Kauf korreliert.
- Wenn die geringfügigen Barauslagen mehrere Konten umfassen, wählen Sie die Option Splits Funktion und erfassen Sie den Aufwandsbetrag für jedes Konto.
- Wählen Sparen.
