Die Erstellung eines Personalberichts erfordert das Wissen über alle Disziplinen im Personalbereich sowie das Verständnis der Anforderungen, Erfolge und der Geschäftsstrategie des Arbeitsplatzes. Personalberichte können dem gleichen Zweck wie eine Personalprüfung dienen. Bei einem HR-Audit sind die Beschäftigungsaufzeichnungen, Prognosen, Trends und das Management wichtige Elemente bei der Bestimmung der Kapitalrendite bei der Personalabteilung.
Besprechen Sie mit Ihrem Human Resources Director oder dem Chief Executive Officer des Unternehmens den Zweck eines HR-Berichts. Bestimmen Sie, ob der Bericht einen bestimmten Bereich, einige oder alle Funktionen der Personalabteilung behandeln soll. Fragen Sie, wer den Bericht erhalten soll, denn dies bestimmt möglicherweise, welche Art von vertraulichen Informationen offengelegt werden sollen.
Fordern Sie Mitarbeiterzählungsdaten von Ihrem Personalinformationssystem oder IT-Manager an. Je nachdem, was Ihr Personalbericht abdeckt, müssen Sie die Daten möglicherweise nach verschiedenen Variablen sortieren, wie z. B. Dauer und Leistung, Abteilung oder Abteilung und Gehalt. Wenn Sie einen Bericht erstellen, um Ihre Beschäftigungspolitik für Chancengleichheit zu prüfen, ist eine zusätzliche Sortierung nach Rasse, Geschlecht, Alter, Veteranenstatus und Behinderung erforderlich.
Überprüfen Sie die Mitarbeiterdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Nehmen Sie Korrekturen vor und fordern Sie ggf. eine korrigierte Version des Mitarbeiterzählungsberichts an. Informationen wie Mitarbeiterposition, Amtszeit, Rennen, Geschlecht, Abteilungsaufträge, Anwesenheit und Leistung müssen korrekt sein, um einen umfassenden Bericht zu erstellen.
Sammeln Sie Kopien von Beschäftigungsformularen. Ein umfassender HR-Bericht befasst sich mit Richtlinien und Prozessen und überprüft daher Formulare, die für jede Art von Beschäftigungsmaßnahme verwendet werden. Stellen Sie Anträge zusammen, Bewertungsbögen für Personalvermittler, Unterlagen zur Leistungsbewertung, Disziplinar- und Beschwerdeberichte, vertrauliche Informationsformulare für Mitarbeiter und eine Kopie Ihres Mitarbeiterhandbuchs.
Erstellen Sie einen Überblick über die Fokusbereiche. Zu den vorgeschlagenen Bereichen gehören: Rechtsvorschriften, die Änderungen der Leistungen an Arbeitnehmer betreffen; Beschäftigungstrends in Bezug auf die Mehrgenerationenarbeitskräfte; Schulung und Entwicklung für die Nachfolgeplanung; Möglichkeiten zur Promotion und beruflichen Weiterentwicklung, die sich an Ihrem Arbeitsplatz als wirksam erwiesen haben; und Analyse des Unternehmensumsatzes im Vergleich zu anderen Branchen und Unternehmen.
Untersuchen Sie die Bereiche, die Sie analysieren möchten. Lesen Sie Artikel, Statistiken, Daten und Fachzeitschriften, um Informationen zu den Best Practices für Humanressourcen für jeden Schwerpunktbereich zu erhalten. Bereiten Sie für jedes Thema eine Datei vor und platzieren Sie Ihre Recherche und relevante Informationen zu Ihrem Arbeitsplatz in jeder Datei. Wenn Sie Ihre Forschung und Daten auf diese Weise organisieren, können Sie sich leichter auf ein Thema konzentrieren.
Erstellen Sie eine schriftliche Analyse für jeden Fokusbereich - jeweils einen Bereich. Idealerweise enthält Ihre Analyse eine Erläuterung der Arbeitsplatzdaten, einen Vergleich der Daten mit früheren Praktiken und aktuellen Beschäftigungstrends sowie eine Empfehlung zur Verbesserung in jedem Bereich der Personal- und Beschäftigungsfunktionen.
Entwerfen Sie eine Einführung in Ihren Personalbericht. Erläutern Sie den Zweck des Berichts, an den der Bericht verteilt wird, und die gewünschten Ergebnisse. Verfassen Sie Ihren Entwurf so detailliert wie möglich, behalten Sie jedoch die gesamte Einführung auf ungefähr drei Seiten. Eine gut erstellte Zusammenfassung wird in der Regel nach Abschluss des Berichts erstellt, ähnlich wie die Zusammenfassung eines Geschäftsplans. Der Leser sollte in der Lage sein, Ihre Einführung zu lesen und das Thema jedes Abschnitts des Berichts zu verstehen.
