Ein vorab genehmigter Zahlungsplan, auch als PAPP bezeichnet, bietet sowohl Ihren Kunden als auch Ihrer Rechnungsabteilung Komfort. Wenn Sie Ihrem Unternehmen die Genehmigung erteilen, einen bestimmten Betrag zu einem festgelegten Zeitpunkt von einem Scheck- oder Sparkonto zu überweisen, müssen sich Ihre Kunden nicht mit den regelmäßigen Zahlungen beschäftigen. In ähnlicher Weise befreit das Arrangement Ihre Rechnungsabteilung von der Rechnungsstellung und einigen Zahlungsvorgängen. Da Sie für den Zugriff auf ein Konto eines anderen Kunden eine schriftliche Berechtigung benötigen, müssen Sie den Zugang zum Konto schriftlich mit einem PAPP-Formular sichern.
Sammeln Sie grundlegende Kundeninformationen. Formatieren Sie Abschnitte im Formular, damit Kunden ihren Namen, die Telefonnummer des Unternehmens und die Rechnungsadresse im PAPP-Formular eingeben können. Fügen Sie ein Feld für alle Kundeninformationen ein, die Ihre Rechnungsabteilung für jeden Kunden verwaltet.
Sammeln Sie Informationen über das Girokonto, von dem aus der Kunde die Zahlung autorisiert. Sammeln Sie den Namen und die Adresse der Heimatbank, ihre Routing-Nummer - die erste neunstellige Nummer in der unteren linken Ecke eines Schecks - und die Bankkontonummer - die Nummernreihe, die auf die Routing-Nummer folgt. Banken erstellen eigene Kontonummerierungssysteme, so dass sie beliebig lang sein können.
Sammeln Sie einen ungültigen Scheck vom Kunden, um die Informationen zum Girokonto zu bestätigen.
Legen Sie eine schriftliche Erklärung vor, die Ihr Unternehmen dazu berechtigt, bei Bedarf Abhebungen vom angegebenen Konto vorzunehmen. Wenn das Fakturadatum und der Rechnungsbetrag konstant bleiben, lassen Sie die Felder für den Kunden oder das Rechnungsbüro aus. Eine Beispielaussage würde lauten: „Ich ermächtige (Firmenname), mein Konto für $ ** zu belasten. _ auf der** _ jedes Monats. Ich bestätige, dass ich befugt bin, Lastschriften von dem oben aufgeführten Konto zu genehmigen, und stimme den Bedingungen und Konditionen dieser Vereinbarung zu."
Geben Sie den Kunden einen Platz zum Signieren und Datum der Kontoauszüge, um Ihr Konto zu autorisieren.
Fügen Sie alle erforderlichen Bedingungen in den Abschnitt "Allgemeine Geschäftsbedingungen" ein. Diese Elemente können Bestimmungen enthalten, die verlangen, dass der Kunde die Verantwortung für zurückgegebene oder abgelehnte Gebühren übernimmt und eine Woche vor dem Abrechnungsdatum Änderungen der Kontodaten mitteilt. Außerdem enthält er Bestimmungen, die Ihr Unternehmen oder den Kunden zur Aufhebung der Vereinbarung enthalten mit schriftlicher Mitteilung.
Warnung
Sie sollten die Originalkopie der PAPP-Vereinbarung aufbewahren. Sie sollte jedoch an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, um die finanziellen Informationen Ihrer Kunden vor denjenigen zu schützen, die keine Berechtigung zur Verwendung haben.
