Wenn Sie während eines Konferenzgesprächs genaue Notizen machen, kann sichergestellt werden, dass Sie genau wissen, was besprochen wurde. Es ist besser, Notizen während des Zuhörens so detailliert wie möglich zu machen, als zu versuchen, zu entscheiden, was beim Zuhören wichtig ist. Sie können später immer wieder die wichtigen Highlights hervorheben, aber ein scheinbar unbedeutendes Detail, das zu einem frühen Zeitpunkt präsentiert wird, könnte später im Gespräch eine größere Bedeutung haben.
Nehmen Sie den Anruf auf
Bei vielen Konferenzgesprächen können Sie die Anrufe aufzeichnen. Wenn Sie aufnehmen, müssen Sie alle Teilnehmer darauf aufmerksam machen, dass der Anruf zu Beginn des Anrufs aufgezeichnet wird. Wenn Sie eine Aufzeichnung des Anrufs haben, können Sie den Anruf so oft wie nötig wiederholen, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Details übersehen. Die Methoden, mit denen Sie den Anruf aufzeichnen können, sind von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Fordern Sie von Ihrem Provider Anweisungen zur Aufzeichnung von Telefonkonferenzen an.
Teilnehmer anrufen
Notieren Sie sich, wer gerade in der Telefonkonferenz ist, wenn der Anruf beginnt. Achten Sie darauf, wer während des Anrufs was sagt, und ordnen Sie der Person, die sie in Ihren Notizen gemacht hat, wichtige Aussagen zu. Behalten Sie den Überblick über alle Aufgaben oder Projekte, für die Einzelpersonen während des Anrufs die Verantwortung übernehmen, und notieren Sie, wer welche Aufgabe hat. Notieren Sie sich bei Bedarf auch, was jede Aufgabe beinhaltet.
Themen der Konversation
Behalten Sie den Überblick über die verschiedenen Gesprächsthemen sowie die Unterthemen in jedem Thema. Wenn es eine Aufrufagenda gibt, notieren Sie, welche Themen behandelt und besprochen wurden. Die Agenda kann als Anhaltspunkt für Ihre Notizen dienen. Notieren Sie alle Aktualisierungen, Neuigkeiten, Lösungen und Ideen, die während des Anrufs präsentiert werden. Natürliche Konversationen können ein bisschen herumspringen, aber wenn Sie versuchen, die Notizen nach Themen geordnet zu formatieren, ist dies für diejenigen hilfreich, die sie überprüfen.
Letzte Notizen formatieren
Ihre Originalnotizen sehen nach Beendigung des Anrufs wahrscheinlich durcheinander. Ordnen Sie die Notizen in Abschnitten zu den verschiedenen Themen des Aufrufs an. Stellen Sie fest, wer beim Neuformatieren Ihrer Notizen gesprochen hat. Sie könnten auch eine kurze Zusammenfassung hinzufügen, in der hervorgehoben wird, was während des Anrufs erreicht oder entschieden wurde, oder die wichtigsten Diskussionspunkte. Fügen Sie diese Zusammenfassung am Anfang des Dokuments ein. Sie können auch einen weiteren Abschnitt erstellen, der auflistet, welche Aufgaben während des Anrufs zugewiesen wurden und wer für diese verantwortlich ist. Dies ermöglicht es leitenden Beamten, schnell zu erfahren, was während des Anrufs passiert ist, ohne die detaillierten Notizen lesen zu müssen.
