In der Buchhaltung werden mehrere Finanzdokumente verwendet, um die Transaktionen eines Unternehmens und den gesamten finanziellen Zustand des Unternehmens zu verfolgen. Das Hauptbuch und die Bilanz sind zwei der zentralen Dokumente im Rechnungslegungsprozess eines Unternehmens. Obwohl sie ähnliche Informationen enthalten, stimmen das Hauptbuch und die Bilanz nicht überein. Ihr Zweck ist getrennt und die Methoden der Informationsaufzeichnung sind jeweils unterschiedlich.
Definition
Alle Transaktionen werden aus dem Tagesjournal über ein System von Lastschriften und Gutschriften in das Hauptbuch gebucht, ähnlich wie Sie es in einem Scheckbuch verwenden. Es ist der Kern der Finanzaufzeichnungen Ihres Unternehmens, der jede Transaktion vom ersten Tag der Geschichte Ihres Unternehmens an verfolgt. Eine Bilanz wird nicht so detailliert erfasst wie ein Hauptbuch. Es ist eine Momentaufnahme des finanziellen Zustands eines Unternehmens in Bezug auf Vermögenswerte und Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Struktur
Konten in einem Hauptbuch werden in fünf Kategorien eingeteilt; Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erträge und Aufwendungen. Für jedes vom Hauptbuch erfasste Konto gibt es normalerweise eine eigene Seite. Transaktionen werden in einem Hauptbuch verbucht, wie sie für jedes Konto vorkommen. Beispielsweise würde eine an einen Gläubiger geleistete Zahlung unter "Aufwendungen" ausgewiesen, und wenn ein Kunde am selben Tag eine Zahlung an das Unternehmen leistet, wird dies unter "Einnahmen" ausgewiesen. Eine Bilanz ist nicht in einzelne Seiten unterteilt. Stattdessen werden die Summen für jede Kategorie so erfasst, wie sie für diesen Zeitraum stehen. Zum Beispiel würden die Einnahmen zum 31. Dezember erfasst und die Ausgaben zusammengerechnet und verbucht. Die Zahlungen an die Gläubiger A, B und C würden also zusammengefasst und nicht einzeln erfasst.
Zweck
Das Hauptbuch dient als Datenquelle für andere Finanzdokumente, einschließlich der Bilanz. Das Hauptbuch verfolgt die Transaktionen und zeichnet alle Daten für das Unternehmen auf, damit andere Finanzdokumente genau erstellt werden können. Inkonsistenzen, Fehler in der Buchhaltung und Verluste können über das Hauptbuch verfolgt werden. Aus der Bilanz geht hervor, wer das Unternehmen ansieht (wie beispielsweise ein Gläubiger), was ein Unternehmen besitzt und was es anderen Parteien zum Zeitpunkt der Fertigstellung schuldet. Bilanzen werden häufig verwendet, um festzustellen, ob sich ein Unternehmen für einen Kredit oder ein Darlehen qualifiziert. Gläubiger, Investoren (potenzielle und aktuelle), Management, Zulieferer, Kunden, Regierungsbehörden und Gewerkschaften verwenden die Bilanz, um vorherzusagen, wo sich das Unternehmen befindet oder wie es finanziell aussehen wird. Für einen Gläubiger ist dies ein Instrument zur Abschätzung des „Risikos“ des Unternehmens bei der Prüfung eines Kredits. Für den Vorstandsvorsitzenden oder Präsidenten des Unternehmens hilft die Bilanz dabei zu bestimmen, ob das Unternehmen zu viel Lagerbestand hat oder ob es erforderlich ist, den Umsatz zu steigern.
