Die Kommunikation innerhalb einer Organisation ist kritisch. Je vernetzter und informierter Mitarbeiter sind, desto mehr Vertrauen haben sie ihrem Arbeitgeber. Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter die persönliche Interaktion mit ihren Vorgesetzten bevorzugen, aber Zeiteinschränkungen und die Größe einer Organisation lassen einen solchen Ansatz nicht immer zu. Unternehmensnotizen sind eine weitere Möglichkeit, wichtige Informationen an das interne Publikum einer Organisation zu übermitteln. Sie sind weniger förmlich als Geschäftsbriefe und können neue Richtlinien oder organisatorische Änderungen bekannt geben, angeforderte Informationen übermitteln oder als Projektaktualisierung dienen. Wenn Sie lernen, ein Unternehmensmemo zu schreiben, das die von Mitarbeitern benötigten Informationen liefert, wird dies die Stärkung der „Macht innerhalb Ihres Unternehmens“ unterstützen.
Artikel, die Sie benötigen
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Fügen Sie das Firmenlogo als Bild oben auf Ihrer Seite ein.
Erstellen Sie einen Titel, der (in allen Großbuchstaben) "MEMO", "MEMORANDUM" oder "INTEROFFICE CORRESPONDENCE" enthält. Dieser kann oben zentriert oder am linken Rand ausgerichtet sein.
Fügen Sie nach dem Titel eine Leerzeichenzeile und dann die Wörter „TO:,“ „FROM:,“, „DATE:“ und „SUBJECT:“ (Sie können auch „RE:“ anstelle von „SUBJECT:“ verwenden) mit ein die entsprechenden Informationen gefolgt von einer harten Rückkehr. Anordnung kann variieren. Jedes Element kann eine eigene Zeile mit insgesamt vier Zeilen haben, oder Sie können es in zwei Spalten unterteilen: Die erste enthält „TO:“ und „FROM:“ und die zweite mit „DATE:“ und „SUBJECT“. Dies ist jedoch nicht der Fall Geben Sie eine Adresse oder eine Anrede an („Sehr geehrte…“).
Beginnen Sie den Hauptteil Ihres Memos in der zweiten oder dritten Zeile unter der Überschrift. Wenn es sich bei Ihrem Memo um eine Routinemeldung handelt, öffnen Sie es direkt. Memos, die schlechte Nachrichten liefern, sollten mit einer neutralen Aussage beginnen, die eng mit dem Thema des Memos zusammenhängt, das in der Geschäftskommunikation als Puffer bezeichnet wird, um die Leser auf die negativen Informationen vorzubereiten. Abhängig von den Nachrichten können Sie zwischen mehreren Strategien für diese Eröffnung wählen. Stellen Sie sicher, dass es aufrichtig, relevant, ehrlich und kurz ist.
Nutzen Sie den Rest Ihres Platzes, um wichtige Details anzugeben. Der Ton sollte gesprächig sein. Verwenden Sie Unterüberschriften, um das Lesen längerer Memos zu erleichtern. Sie können auch Tabellen, Grafiken oder andere visuelle Elemente einfügen. Schriftsteller, die ihr Publikum überzeugen möchten, sollten angeben, wie und warum diese Informationen entweder den Mitarbeitern persönlich oder dem Unternehmen insgesamt zugute kommen.
Beenden Sie eine positive, freundliche Note. Geben Sie keinen kostenlosen Abschluss oder eine Unterschrift an.
Drucken Sie das Memo und den Anfangsbuchstaben mit Ihrem Namen oben aus oder bereiten Sie das Memo für den E-Mail-Versand vor (durch das elektronische Senden können Formatierungsverluste auftreten). Wenn das Memo an mehrere Empfänger gesendet wird, kann es günstiger sein, eine Kopie zu drucken, zu initialisieren und anschließend Fotokopien anzufertigen.
Verteilen. Es kann per Hand zugestellt, per E-Mail verschickt, per Inter-Office-Post oder über das Postamt verschickt werden.
Tipps
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Verwenden Sie ein Blockformat (keine Einrückung) mit einer Leerzeile zwischen den einzelnen Absätzen. Konzentriere dich auf ein Thema. Versuchen Sie, das Memo unter zwei Seiten zu halten. Memos sollten nur von Ihrer internen Zielgruppe verwendet werden. Senden Sie keine Notiz an Personen außerhalb Ihres Unternehmens. Schreiben Sie stattdessen einen Brief. Wenn Sie das Memo an eine bestimmte Person und nicht an eine ganze Abteilung oder einen Stab im Allgemeinen richten, alphabetisieren Sie Ihre Empfängerliste, es sei denn, es gibt Personen in bestimmten Positionen, die eine prominentere Platzierung erhalten sollten.
