Ein Aktenschrank bezieht sich in der Regel auf ein Büromöbel, in dem Akten und Dokumente gespeichert werden. Aktenschränke gibt es in verschiedenen Größen. Einige verfügen über Schlösser, um einen unbefugten Zugriff zu verhindern, während andere Schränke leicht zu transportieren und für jedermann zugänglich sind. Unternehmen mit einer großen Anzahl von Dateien, wie Krankenhäuser, Anwaltskanzleien oder Schulen, unterhalten oft Schränke, die sich nicht leicht bewegen lassen.
Grundlagen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente abzulegen. Um einen systematischen Ansatz zu entwickeln, sollten Sie die Informationen analysieren, die in den Dateien gespeichert werden. Brainstorming auf verschiedene Arten, damit Sie die beste Methode auswählen können. Wenn Sie beispielsweise Aufzeichnungen über Automobilzulieferer führen, können Sie nach einem alphabetischen Ansatz auf der Grundlage des Firmennamens einreichen. Sie können auch eine Methode zur Trennung der Lieferanten nach Regionen (z. B. Süd, West, Ost, International) festlegen. Wenn Sie Aufzeichnungen über Reptilien führen, besteht die Möglichkeit, Reptilien nach ihrem wissenschaftlichen Namen oder nach dem Erstellungsdatum der Datei zu organisieren.
Dokumenten-Management
Wenn Sie eine zufriedenstellende Methode entworfen haben, notieren Sie diese auf, damit andere Personen das Ablagesystem verstehen und befolgen können. Sie sollten auch sicherstellen, dass Dateien ordnungsgemäß erhalten werden, da Ihr System schnell unwirksam wird, wenn Dateien unvollständig sind (z. B. fehlende Daten) oder nicht ordnungsgemäß gespeichert werden (z. B. ignorierte Dateikategorien). Wenn Sie beispielsweise Geschlecht nach Farbe unterscheiden, müssen Personen, die Dateien erstellen, daran denken, Männer und Frauen zu unterscheiden.
Sie müssen das Wachstum antizipieren und nach Bedarf zusätzliche Schränke oder zusätzlichen Raum hinzufügen. Andernfalls werden die Datensätze zu eng gestopft. Berücksichtigen Sie außerdem, wie Sie aktive von inaktiven Dateien unterscheiden und gegebenenfalls, wann inaktive Dateien gelöscht oder vernichtet werden sollen.
Überlegungen
Viele Unternehmen implementieren Systeme zur Dokumentenorganisation, die Originaldokumente oder Ausdrucke verwenden. Bevor Sie jedoch ein neues Ablagesystem erstellen, sollten Sie die virtuellen Optionen erkunden. Sie können beispielsweise ein Softwareprogramm kaufen und Daten in einen internen oder webbasierten Server eingeben. Auch wenn Sie derzeit über ein Ablagesystem verfügen, sollten Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die Datenübertragung mit den potenziellen Kosteneinsparungen und der Effizienz digitaler oder webbasierter Speicherung bewerten. Anwaltskanzleien, die die Case-Management-Software von Needles verwenden, benötigen möglicherweise viel Zeit für die Datenübertragung. Sobald das System jedoch voll funktionsfähig ist, gibt es unzählige Vorteile, beispielsweise den Zugriff auf Dateien von entfernten Standorten aus.
