Wenn Sie sich entscheiden, Kreditkarten an bestimmte Mitarbeiter auszugeben, müssen Sie Regeln und Bestimmungen für die Verwendung dieser Karten festlegen. Es ist auch eine gute Idee, über eine Reihe von Verfahren zu verfügen, die dabei helfen, die Kreditkartenausgaben im Auge zu behalten und die Ausgaben unter Kontrolle zu halten. Firmenkreditkarten sollten nur an Mitarbeiter ausgestellt werden, die sie für geschäftliche Zwecke wie Reise- oder Bürokosten benötigen. Eine der Kreditkarten einer Firma sollte lauten, dass ein Missbrauch der Karte zur Kündigung führt.
Persönlichen Gebrauch
Geschäftskreditkarten bieten zwar eine bequeme Möglichkeit, gelegentliche Einkäufe und Geschäftsreisen zu finanzieren, sie bieten jedoch auch erhebliche Missbrauchsmöglichkeiten. Gute Richtlinien und Verfahren können dazu beitragen, Unternehmen vor Angestellten zu schützen, die die Karten verwenden, um ihre persönlichen Ausgaben zu decken, und sie können Angestellte schützen, indem sie ihnen mitteilen, welche Einkäufe sie sicher machen können, ohne Angst vor Repressalien zu haben.
Eine der Möglichkeiten, die Verwendung einer Firmenkreditkarte durch Mitarbeiter für den persönlichen Gebrauch zu verhindern, besteht darin, Karten nur an Mitarbeiter auszugeben, die eine hohe finanzielle Verantwortung haben. Dies erfordert möglicherweise eine Kreditprüfung der Mitarbeiter, die für eine Karte in Betracht gezogen werden. Es sollte eine Richtlinie entworfen werden, die die Verwendung von Firmenkreditkarten für persönliche Einkäufe verbietet. Um dies zu mildern, sollten Karten über das Unternehmen an die Mitarbeiter ausgegeben werden und das Unternehmen sollte die monatliche Rechnung erhalten. Die Mitarbeiter sollten aufgefordert werden, ein Spesenformular einzureichen, in dem jede mit ihrer Karte belastete Spesenabrechnung aufgeführt ist. Wenn das Spesenblatt nicht mit der tatsächlichen Rechnung übereinstimmt, kann die Karte persönlich verwendet werden. Dieses System von Checks and Balances erinnert den Mitarbeiter daran, dass er für die Verwendung seiner Karte verantwortlich ist.
Vorabgenehmigung
Eine Unternehmenskreditkarte sollte nur für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Wenn jedoch ein Mitarbeiter unterwegs ist, um Kunden zu unterhalten, kann die Grenze zwischen geschäftlichen Zwecken und dem persönlichen Gebrauch verschwimmen. Jede Verwendung einer Firmenkreditkarte sollte vom Unternehmen genehmigt werden. Für variable Gebühren, wie beispielsweise für Kunden, sollte ein Protokoll festgelegt werden, das akzeptable Formen der Unterhaltung umreißt und definiert. Vor der Unterhaltung der Kunden sollte dem Mitarbeiter ein vorab festgelegtes Höchstlimit für die Zahlung des Unternehmens in Bezug auf die Belastung der Firmenkreditkarte gegeben werden. Die Kosten für den vorab festgelegten Betrag liegen in der Verantwortung des Arbeitnehmers. Die Verwendung der Kreditkarte in nicht genehmigten Formen der Unterhaltung sollte zur Kündigung führen.
Verantwortung
Da Firmenkreditkarten nur für vorab genehmigte Unternehmenszwecke verwendet werden, kann es eine gute Idee sein, Mitarbeitern nicht zu gestatten, Firmenkreditkarten mit sich zu führen, außer für bestimmte Zwecke. Durch das Ausstellen von Kreditkarten nur bei Bedarf kann sichergestellt werden, dass die Kreditkarten des Unternehmens nicht unberechtigt belastet werden.
