Alte Gewohnheiten zu brechen oder neue zu lernen, ist für manche Menschen schwierig. Dies kann am Arbeitsplatz eine Herausforderung sein, wenn Mitarbeiter die gleiche Routine seit langem ausführen und sich unwohl fühlen, wenn sie etwas als Störung oder sogar als Bedrohung für die Arbeitsplatzsicherheit empfinden. Ihre Bereitschaft, sich an Veränderungen anzupassen, hängt weitgehend davon ab, wie Änderungen in schriftlichen Richtlinien und Verfahren dargestellt werden.
Bestimmen, ob Änderungen erforderlich sind
Ein populäres Axiom besagt, wenn etwas nicht kaputt ist, muss es nicht repariert werden. Am Arbeitsplatz wird jedoch eine stagnierende Umgebung, die sich an die alte Art und Weise hält, „Dinge zu tun, nur weil“, hinter der Konkurrenz zurückbleiben, wenn sie nicht mit Ideen, Trends und technologischen Fortschritten Schritt hält, die dazu beitragen könnten, bessere Ergebnisse zu erzielen. Dazu gehören Faktoren wie modernste Ausrüstung, Zusammenlegung, Auslagerung und sogar Downsizing, um die Ressourcen besser zu verwalten. Bevor Sie neue Richtlinien und Verfahren vorschlagen, ist es wichtig zu beurteilen, wie diese direkt und indirekt dem Unternehmen zugute kommen, wie lange es dauert, sie vollständig in bestehende Abläufe und Denkweisen zu integrieren, was die vorgeschlagenen Änderungen kosten werden und welche Folgen dies haben wird das unternehmen tut gar nichts.
Relevanz und Teilnahme
Menschen jeden Alters lehnen es im Allgemeinen ab, wenn ihnen gesagt wird, was sie tun sollen, insbesondere wenn sie der Meinung sind, etwas ohne guten Grund zu tun. Wenn ihre Meinungen zu diesem Thema nicht vorab gefragt wurden, besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass sie Widerstand leisten, weil sie die Mächte der Meinung sind - ob es sich um Eltern, Ehepartner oder Vorgesetzte handelt -, respektieren Sie sie nicht Sie. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihr Front-Office-Unternehmen an von Unternehmen gesponserten Spanischkursen teilnimmt, müssen sie die Verbindung zwischen diesen neuen Fähigkeiten und ihren Interaktionen mit spanischsprachigen Kunden sehen, die anschließend mehr Geschäft generieren und den Unternehmensgewinn steigern und führen zu Erhöhungen, Boni und höheren Provisionen. Zwar ist es nicht immer praktisch oder ratsam, jede neue Regel einer Ausschussabstimmung zu unterziehen, aber das permanente Einholen von Feedback und Ideen der Mitarbeiter ermöglicht es Führungskräften, die Reaktionen ihrer Mitarbeiter auf Übergangsrichtlinien und -verfahren zu antizipieren.
Übermittlung der Nachricht
Unabhängig davon, ob Sie eine neue Richtlinie zur Bürosicherheit einführen oder Schulungsmaterial zum Umgang mit einem neuen Gerät bereitstellen, müssen Sie nicht nur entscheiden, wie die Informationen verpackt und verbreitet werden, sondern auch, wie deren Wirksamkeit gemessen wird. Wenn es sich beispielsweise um eine Richtlinienänderung handelt, müssen Sie entscheiden, ob es sich um ein Memo-Format handelt, das Sie per E-Mail erhalten oder von einer internen Website aus aufgerufen werden, auf die die Mitarbeiter regelmäßig nach Aktualisierungen und Ankündigungen des Unternehmens suchen. Die von Ihnen gewählte Methode hängt von der Größe des Büros, der Dringlichkeit des Problems und der Fähigkeit der Arbeitnehmer ab, Verantwortung zu übernehmen. Wenn es sich um ein Verfahrensdokument handelt, müssen Sie entscheiden, ob es sich nur um Text, Text mit Grafiken oder um Text mit Fotos handelt. Der von Ihnen gewählte Ansatz basiert auf der Komplexität der Aufgabe und des Materials sowie auf dem Intellekt der Zielleser. Die Messung des Erfolgs der neuen Richtlinie oder des neuen Verfahrens erfolgt quantitativ oder qualitativ auf vierteljährlicher Basis. Eine neue Regel kann auch im Pilotprogramm erprobt oder in kleinere Segmente unterteilt werden, um die Arbeitnehmer schrittweise in eine andere Routine zu entlassen, im Gegensatz zu einer radikalen Veränderung, die über Nacht stattfindet. Beispiel: Der Übergang zu einem "papierlosen Büro" würde anfangen, wenn die Mitarbeiter den Umgang mit Scannern erlernen, die Anzahl der physisch abgelegten Kopien reduziert und dann die Aktenschränke vollständig entfernt würden.
Folgen
Wenn Sie eine neue Richtlinie ankündigen, dass "Casual Friday" annulliert wird, um das Image des Unternehmens zu verbessern, erwarten Sie, dass die Mitarbeiter am nächsten Freitag professioneller aussehen werden. Wenn sie sich immer noch beiläufig kleiden, ist es entweder ein Produkt, indem sie einfach vergessen, dass die neue Richtlinie in Kraft getreten ist (manchmal kann die Lernkurve langsam sein) oder es ist ihre mutwillige Entscheidung, sie zu ignorieren. Wenn in Ihrer schriftlichen Richtlinie nicht erwähnt wird, wie die neue Regel durchgesetzt wird, ist es schwierig, jemanden dazu zu bringen, sie ernst zu nehmen. Beim Erstellen eines Abschnitts, der sich auf Konsequenzen bezieht, ist es wichtig, dass Sie die Sprache mit einem Vertreter der Personalabteilung und / oder einem Rechtsanwalt überprüfen, um sicherzustellen, dass (1) die Disziplin angemessen ist (2) die Disziplin mit den Gewerkschaftsgesetzen vereinbar ist (3) Die Sprache ist klar und leicht verständlich und (4) die Disziplin ist vernünftig und behindert den Arbeitsfluss nicht. Ein Angestellter könnte beispielsweise erfreut sein zu lesen, dass "jeder, der gegen die Kleiderordnung von Freitag verstößt, sofort nach Hause geschickt wird, um sich umzuziehen" (vor allem, wenn er für eine oder zwei Stunden von der Arbeit war, genau das, was er wollte).
