Gibt es etwas Verwirrenderes, als am ersten Arbeitstag ein neues Büro zu betreten und keine Ahnung haben, was Sie tun sollen, geschweige denn, wo Sie das Badezimmer finden? Mit ein wenig Planung (und einer langen Erinnerung daran, wie es war, selbst ein Neuling zu sein), können Sie ein Handbuch zur Mitarbeiterorientierung erstellen, in dem sich Neulinge wie zu Hause fühlen werden.
Identifizieren Sie den Zweck und den Umfang des Handbuchs. Soll der Neuling Schritt für Schritt bestimmte Aufgaben ausführen? Ist es, um sie in die Unternehmensgeschichte und -richtlinien, Verhaltensregeln und Standardformen und -verfahren bezüglich Anwesenheit, Urlaub und Krankenstand einzuführen? Oder ist es eine Kombination aus beiden?
Umreißen Sie die Liste der Themen, die im Handbuch behandelt werden sollen, und legen Sie fest, ob Sie das gesamte Handbuch selbst schreiben oder Teile davon an sachkundiges Personal delegieren möchten. Diese Entscheidung hängt von der Komplexität der Arbeit ab und davon, wie oft das Handbuch aktualisiert werden muss, um mit dem Unternehmenswachstum und der Einführung neuer Technologien Schritt zu halten.
Sammeln und fotokopieren Sie vorhandene Dokumente, um sie in das Handbuch aufzunehmen. Dazu gehören unter anderem die Arbeitsplatzspezifikationen für die Position des neuen Mitarbeiters, standardisierte Formulare, das Unternehmensleitbild und / oder der letzte Jahresbericht, ein Organigramm, ein Bürogeschäftsplan, eine Liste der Mitarbeiter mit ihren Titeln und ihrem Bürotelefon Zahlen, sexuelle Belästigung und vielleicht eine Kopie des neuesten Unternehmensnewsletters.
Bestimmen Sie, welche Themen von Grund auf neu geschrieben werden müssen. Mitarbeiter, die nicht nur neu in der Firma, sondern auch neu in der Stadt sind, schätzen beispielsweise eine Liste mit nahe gelegenen Restaurants, Geschäften und Postämtern. Wenn es ungeschriebene Traditionen gibt, die für Neuankömmlinge interessant wären, wäre dies ein guter Ort, um sie zu erwähnen. Zum Beispiel gibt es vielleicht einmal im Monat eine Division Potluck, um Geburtstage zu feiern, oder vielleicht gibt es eine Vor-Ort-Yogaklasse, die sich jeden Freitag während der Mittagspause trifft.
Lassen Sie sich von einigen Ihrer zuletzt eingestellten Mitarbeiter beraten. Fragen Sie sie, welche Materialien am ersten Tag hilfreich gewesen wären und wie sie die benötigten Informationen gesucht haben.
Legen Sie ein Begrüßungsschreiben des Vorgesetzten oder sogar des Präsidenten des Unternehmens bei. Dieses Schreiben sollte den Empfänger dazu anregen, Ideen für das Handbuch beizutragen, wenn er Möglichkeiten zur Verbesserung und / oder Erweiterung des Inhalts sieht.
Formulieren Sie die Regeln für das richtige Büroverhalten. Möglicherweise möchten Sie Verbote einschließen, z. B. die Verwendung von Bürotelefonen für persönliche Anrufe, das Surfen im Internet, das Senden von externen E-Mails oder das Führen eines Unternehmensfahrzeugs, um Besorgungen zu erledigen. Wenn der Schreibtisch oder das Büro des Mitarbeiters für die Kunden und Besucher des Unternehmens gut sichtbar ist, müssen Sie auch Regeln festlegen, die sich auf Kunstwerke, Pflanzen, Schreibtischartikel, Fotos, Radios usw. beziehen.
Definieren Sie den Dresscode der Firma.
Ordnen Sie alle Materialien in einem 3-Ring-Ordner, der dem Mitarbeiter am ersten Arbeitstag übergeben werden kann.
Rekrutieren Sie zusätzliche Augenpaare, um den Inhalt gründlich zu überprüfen.
Legen Sie ein Auszeichnungsblatt für den Mitarbeiter bei, um zu bestätigen, dass er das Orientierungshandbuch erhalten hat und dass er für die Überprüfung aller darin enthaltenen Materialien verantwortlich ist.
Tipps
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Da ein Handbuch zur Mitarbeiterorientierung als in Arbeit befindlich betrachtet werden kann, möchten Sie möglicherweise eine Online-Version erstellen, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können, und gegebenenfalls deren Erinnerungen an die Unternehmensrichtlinien aktualisieren. Wenn dies praktisch ist, lassen Sie alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen individuelle Schreibtischhandbücher erstellen, die alle ihre Verantwortlichkeiten berücksichtigen. Dies ist nicht nur ratsam als zeitsparendes Schulungsinstrument zur Verfügung zu haben, wenn sie gekündigt werden, sondern ermöglicht auch temporärem Personaleinsatz, wenn der Arbeitnehmer längere Zeit in Urlaub geht oder krankgeschrieben ist.
Warnung
Lassen Sie niemals entscheidende Schritte aus einer Erklärung zur Durchführung einer Aufgabe aus. Selbst wenn es so einfach ist, ihnen mitzuteilen, wo sich der "Ein" -Knopf an einer Maschine befindet oder in dem bestimmte Dokumente aufbewahrt werden, wird dies von einem Neuankömmling sehr geschätzt.
