Von Zeit zu Zeit müssen Mitarbeiter möglicherweise ihre Erinnerungen an bestimmte Aufgaben aktualisieren. Ebenso möchten neue Mitarbeiter eines Unternehmens die Abläufe so schnell wie möglich erlernen, ohne ständig Vorgesetzte oder Mitarbeiter mit unzähligen Fragen unterbrechen zu müssen. Ein Office-Verfahrenshandbuch erfüllt beide Ziele und liefert schriftliche Protokolle und Leistungserwartungen, auf die später in Mitarbeitergesprächen und in der Dokumentation für Disziplinarverfahren Bezug genommen werden kann.
Bestimmen Sie den Zweck und den Umfang des Office-Handbuchs, das Sie entwickeln möchten. Der Inhalt von Bürohandbüchern umfasst im Allgemeinen zwei Kategorien: (1) die Interaktion mit Personen und (2) die Ausführung bestimmter Aufgaben, einschließlich des Betriebs von Ausrüstung, die zur Erstellung, Verwaltung und Lieferung von Waren und Dienstleistungen erforderlich ist. Office-Handbücher enthalten häufig auch Organigramme, Ressourcenverzeichnisse und Musterformulare. Die Komplexität eines Office-Handbuchs hängt davon ab, wer die Zielbenutzer sein werden. Wenn sich der Inhalt beispielsweise auf Kundenbeziehungen und die Bearbeitung von Reklamationen bezieht, ist es nicht sinnvoll, Kapitel über die Funktionsweise eines Gabelstaplers oder den Umgang mit Gefahrstoffen aufzunehmen.
Entscheiden Sie sich für das Format, das am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Während Office-Handbücher in der Regel als Richtlinien betrachtet werden, die auf Papier gedruckt und in Dreiringbindern mit Unterteilungsteilern angeordnet sind, hat die Technologie die Tür zu aufregenderen - und kostengünstigeren - Methoden der Informationsbereitstellung geöffnet. Überlegen Sie sich beispielsweise, ob ein Online-Verfahrenshandbuch den Mitarbeitern den Zugang zu Informationen durch Eingabe von Schlüsselwörtern erleichtert und beschleunigt. Ein elektronisches Format kann auch die Aktualisierung und Überarbeitung von Inhalten erleichtern sowie Audioinhalte und Videodemonstrationen zur Verbesserung des Lernens beinhalten.
Erstellen Sie eine Liste aller Kapitelthemen, die Ihr Handbuch ansprechen soll. Wenn Sie sich beispielsweise dazu entschließen, Richtlinien zum Bedienen verschiedener Bürogeräte zu schreiben, würden Sie einzelne Bereiche für Computer, Faxgeräte, Telefonsysteme, Mikrofiche, Fotokopiergeräte, Aufzeichnungssysteme, Frankiermaschinen und Sortiergeräte identifizieren. Entscheiden Sie, ob Sie den gesamten Inhalt selbst schreiben oder den ersten Entwurf jedes Abschnitts Einzelpersonen zuweisen, die sich mit dem Thema auskennen.
Organisieren Sie Verfahrensschritte von den einfachsten zu den komplizierteren. Überlegen Sie, ob die Aufnahme von Fotos, Zeichnungen, Tabellen oder anderen Grafiken das Verständnis des Benutzers durch das Material ergänzen wird. Stellen Sie ein Glossar mit Abkürzungen und aufgabenspezifischen Begriffen bereit. Geben Sie, sofern dies praktikabel ist, Beispiele für das Ausfüllen von Bestellanforderungen, Reisekostenabrechnungen, Urlaubsanträgen, Arbeitszeitnachweisen, Kundenquittungen und anderen vom Unternehmen verwendeten Formularen an.
Legen Sie einen Zeitrahmen für das Ausfüllen jedes Abschnitts des neuen Handbuchs fest. Planen Sie bei Bedarf jeden Tag einen Zeitblock für die Recherche, das Schreiben, Überprüfen und Zusammenstellen von Inhalten.
Lassen Sie die Inhalte vor der Verbreitung von Personal und Personal der Personalabteilung prüfen, um sicherzustellen, dass ihre Sprache klar und übersichtlich ist und im Einklang mit den staatlichen und bundesstaatlichen Auflagen und Vorschriften steht. Stellen Sie jedem Empfänger des Handbuchs ein Unterschriftsblatt zur Verfügung, in dem Sie sich damit einverstanden erklären, das Material zu lesen und sich an seine Richtlinien zu halten.
Tipps
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Ein Bürohandbuch sollte immer als unfertige Arbeit betrachtet werden und sollte daher laufend überprüft werden, um sicherzustellen, dass der Inhalt die angewandten Verfahren und die zur Durchführung dieser Aufgaben verwendeten Geräte genau widerspiegelt.
