Planen einer bahnbrechenden Zeremonie

Die Planung einer Grundsteinlegung kann relativ einfach oder sehr schwierig sein, abhängig von der Jahreszeit, der Art und Anzahl der beteiligten Personen und der Zusammenarbeit der lokalen Presse. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die Planung einer erfolgreichen Grundsteinlegung.

Das bahnbrechende Zeremonieprogramm vorplanen

Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Zeremonie fest. Denken Sie daran, die Verfügbarkeit der beteiligten Vertreter zu berücksichtigen.

Stellen Sie das Programm für das Ereignis ein.

Erstellen Sie eine Liste aller Personen, die eingeladen werden sollen. Es kann sich um Stadt-, Bezirks- und sogar Staats- und Bundesbeamte handeln. die örtliche Handelskammer und die Wirtschaftsförderungsgruppen; Führungskräfte des Unternehmens oder der Organisation, für die der Spatenstich erfolgt; und die lokale Presse.

Entwickeln Sie einen Notfallplan für schlechtes Wetter. Dies könnte eine kurze Zeremonie im Außenbereich umfassen, in der Beamte die erste Schaufel mit dem Rest der Zeremonie graben, die in einem nahegelegenen Innenbereich oder in einem Zeltbereich abgehalten wird. Wenn das Wetter eine Zeremonie von außen verbietet, entscheiden Sie sich, ob Sie die Zeremonie zu einer Regenzeitalternative verschieben oder die Zeremoniengrabung ausschalten und alles an einem Ort im Inneren aufbewahren.

Bestimmen Sie den besten Weg, um die Ereigniseinladung zu verlängern. Wenn die Veranstaltung für die Öffentlichkeit geschlossen ist, laden Sie die Teilnehmer per E-Mail, Telefon oder direkter E-Mail ein. Wenn es für die Öffentlichkeit zugänglich ist, können Einladungen auch in der lokalen Zeitung veröffentlicht und in öffentlichen Bekanntmachungen im Radio und Fernsehen veröffentlicht werden.

Rufen Sie an, um zu bestätigen, dass Datum und Uhrzeit der Zeremonie im Zeitplan jeder Person stehen, die sich auf dem Programm befindet. Stellen Sie sicher, dass jeder, der gebeten wird, etwas zu sagen oder etwas für die Veranstaltung zu tun, seine Rollen innerhalb des Programms und die Zeit, die er sprechen muss, versteht.

Behalten Sie alle RSVPs für logistische Zwecke im Auge. Wenn ein Programmreferent im letzten Moment ausfällt, sollten Sie einen alternativen Redner einplanen, der seinen Platz einnimmt, und so bald wie möglich die erforderlichen Vorkehrungen treffen.

Vorbereitung auf die Zeremonie

Rufen Sie die örtliche Handelskammer oder die Gruppe für wirtschaftliche Entwicklung an, um herauszufinden, ob sie eine wegweisende Ausrüstung haben. Die meisten Organisationen dieser Art verfügen über Seile oder Bänder, um den Standort zu markieren, sowie eine goldene (oder andere farbige) Schaufel und Schutzhelme für die Zeremonie. Sie werden diese normalerweise für Mitglieder ihrer Gruppe kostenlos zur Verfügung stellen. Wenn diese Dinge nicht ohne weiteres verfügbar sind, legen Sie fest, wie Sie das bekommen, was Sie wollen oder brauchen.

Legen Sie ein Budget für die Veranstaltung fest. Wenn kein Budget verfügbar ist, legen Sie fest, wie Sie die erforderlichen Spenden erhalten, um die Zeremonie wie geplant durchzuführen.

Entscheiden Sie sich für Dekorationen, wenn sie benötigt werden. Denken Sie sowohl an den ursprünglichen Plan als auch an die Notfallpläne. Stellen Sie sie mindestens eine Stunde vor Beginn der Veranstaltung bereit.

Arrangieren Sie ggf. Erfrischungen und Papierwaren. Wenn dies nicht der Fall ist, stellen Sie sicher, dass mindestens ein Süßwasser für die Programmlautsprecher zur Verfügung steht.

Lassen Sie sich sowohl Innen- als auch Außenvarianten ein. Wenn aufgrund der Größe des Publikums oder des Veranstaltungsortes nicht für alle Personen ein Sitzplatz möglich ist, vereinbaren Sie einen Platz für Programmteilnehmer und andere Würdenträger. Stellen Sie fest, ob Sitzplätze zugewiesen werden. Wenn ja, erstellen Sie einen Saalplan, damit alle an der Zeremonie Beteiligten wissen, wo die Programmteilnehmer und andere Würdenträger sitzen werden.

Vereinbaren Sie ein Zelt, wenn es benötigt wird. Vergewissern Sie sich, dass es einige Stunden vor dem geplanten Beginn des Ereignisses aktiv ist.

Vereinbaren Sie ein Soundsystem, wenn eines erforderlich ist. Stellen Sie sicher, dass es eingerichtet und getestet ist, bevor die Zeremonie beginnt.

Ggf. Abfallbehälter bereitstellen. Stellen Sie sicher, dass sie vor Beginn der Veranstaltung unauffällig angebracht sind.

Erstellen Sie Namensschilder für alle an der Veranstaltung teilnehmenden Würdenträger, damit sie leicht identifiziert werden können. Vereinbaren Sie jemanden, der sie begrüßt, sobald sie ankommen, und setzen Sie sich zu ihnen.

Markieren Sie die Ausgrabungsstätte mit Seilen oder Flaggen, damit die Leute genau wissen, wohin sie gehen sollen. Wenn die Baustelle schlammig ist, sollten Sie sich für einen Plastikfall entscheiden, um die Schuhe der Teilnehmer nicht zu beschädigen.

Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer an der Ausgrabung einen Schutzhelm haben. Beachten Sie, dass solche Hüte für alle Teilnehmer erforderlich sein können, wenn die Zeremonie in einem bestimmten Bereich stattfindet.

Durchführung der Zeremonie

Stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer an den ihnen zugewiesenen Orten befinden, bevor die Zeremonie beginnt. Stellen Sie sicher, dass sie ihre Parameter verstehen und wie viel Zeit sie sprechen müssen.

Rufen Sie die Teilnehmer zur Bestellung auf, bevor die Zeremonie beginnt. Begrüßen Sie alle zu der Zeremonie und stellen Sie den ersten Sprecher vor, wenn es Zeit ist, zu beginnen. Beschreiben Sie alle logistischen Anforderungen wie die Auffrischungsstelle oder den Standort von Toiletten.

Machen Sie bei Bedarf Fotos von der Veranstaltung. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Kopien der von der Presse aufgenommenen Fotos anzufordern.

Pflegen Sie den Programmfluss vom Anfang bis zum Abschluss. Treten Sie gegebenenfalls ein und sprechen Sie zeitweilig, um das Programm auf Kurs zu halten oder um einen fehlenden Teilnehmer zu erfassen.

Kümmern Sie sich um die Reinigung, sobald die Veranstaltung abgeschlossen ist. Vergewissern Sie sich, dass der gesamte Müll aufgehoben und die Website in den Zustand versetzt wurde, in dem sie sich vor Beginn des Ereignisses befand.

Artikel, die Sie benötigen

Liste der lokalen Pressevertreter
Liste von Vertretern der Stadt, des Bezirks, des Staates und des Bundes
Einladungen
Seil, um die Site zu markieren
Schaufel
Hardhats für Teilnehmer
Kamera
Dekorationen
Erfrischungen
Standortmarkierung Ausrüstung
Namensschilder
Tisch und Stühle
Podium mit Soundsystem
Zelt

Tipps

Der „Ort“ entspricht der wegweisenden Stätte. Der einzige Zeitpunkt, zu dem sich Änderungen ergeben könnten, ist die Zuschauergröße oder die Wetterbedingungen. Es kann unmöglich sein, alle Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu finden, also suchen Sie nach einem Datum und einer Uhrzeit, die den Zeitplänen der Beteiligten entsprechen. Zu den bahnbrechenden Zeremonien gehört in der Regel eine zeremonielle Ausgrabung der ersten Schmutzschaufel. Sie können auch Äußerungen des Bürgermeisters oder anderer Beamter der Stadt, des Staates oder des Bundes, der Führer der Handelskammer oder der Wirtschaftsförderungsagentur sowie Vertreter des Unternehmens oder der Organisation enthalten, die den Spatenstich halten. In den meisten Fällen ist es am besten, zu versuchen, auf ein Beschallungssystem zu verzichten, da dies mit einem Aufwand verbunden ist. Halten Sie Erfrischungen einfach wie Kuchen und Punsch. Die meisten an der Veranstaltung beteiligten Personen haben enge Zeitpläne und haben keine Zeit für erweiterte Buffets oder Abendessen. Vergewissern Sie sich, dass sie mindestens eine Stunde vor Beginn der Veranstaltung vorhanden sind. Verwenden Sie Namensschilder nur, wenn sie benötigt werden. Schutzhelme können häufig von der lokalen Industrie geliehen werden, wenn keine Mittel zum Kauf zur Verfügung stehen. Seien Sie stets bereit, einzutreten und alles zu tun, was für ein erfolgreiches Ergebnis erforderlich ist. Wir danken den Teilnehmern dafür, dass Sie entweder mündlich oder durch schriftliche Mitteilung gekommen sind.