Das Erstellen von Budgets für Organisationen ist ein langwieriger Prozess, der die Eingabe mehrerer Abteilungen oder Überprüfungsquellen erfordert. Um die Bedürfnisse der Organisation oder der Regierungsbehörde mit häufig begrenzten Mitteln abzuwägen, sind feste Entscheidungen und eine Überprüfung der Dienste, Abteilungen oder Programme erforderlich. Ein Ad-hoc-Budget ist ein temporäres Planungsbudget, das für Budgetausschüsse oder -gruppen erstellt wird. Dieses Budget ist häufig vorläufig und wird im Allgemeinen als Ausgangspunkt für Diskussionen und Anpassungen verwendet.
Schaffung
Ad-hoc-Budgets können aus Budgets früherer Perioden, vorgelegten Budgetvorschlägen oder professionellen Finanzanalysen erstellt werden. Der Erstellungsprozess identifiziert Einkommensquellen und den erforderlichen Budgetbedarf auf der Grundlage vertraglicher oder festgestellter Ausgabenaufzeichnungen. Diese Budgets sind häufig stark notiert, wie die Zahlen abgeleitet wurden und wo Schätzungen verwendet wurden. Ad-hoc-Budgets können routinemäßig im Rahmen eines jährlichen Budgetierungsprozesses erstellt oder nach Bedarf für die Projektplanung angefordert werden.
Erforderlich
Gruppenorientierte Budgetierungsprozesse müssen als Ausgangspunkt ein grundlegendes Budget haben. Das Ad-hoc-Budget kann dazu verwendet werden, einzelne Mitglieder des Budgetausschusses bei der Vorbereitung von Besprechungen zu unterstützen und Themen mit ihren jeweiligen Abteilungen zu diskutieren. Die Budgets müssen verfügbar sein, um die erforderlichen Zuflüsse, Abflüsse und Kategorien zu definieren, die im endgültigen Budget vorhanden sein müssen. Universitäten, gemeinnützige Organisationen und Regierungsbehörden haben typischerweise Regeln, an die sich alle Budgets einschließlich der Ad-hoc-Budgets halten müssen.
Elemente
Ad-hoc-Budgets beschreiben Fixkosten, Kapitalkosten und variable Kosten. Diese Kostenarten sind in Kategorien unterteilt. Die Einnahmen und alle Einkommensquellen werden ebenfalls nach Kategorien dargestellt. Die Einnahmen sind eine Projektion der Einnahmen, die aus der vorherigen Einkommensgeschichte berechnet werden. Die Berechnungsmethode und die Annahmen sind häufig in einem Ad-hoc-Budget enthalten, damit die Ausschussmitglieder die Stärken und Schwächen des Budgets verstehen können.
Zeitperiode
Ein Ad-hoc-Budget kann für einen beliebigen Zeitraum erstellt werden, dies wird jedoch im Allgemeinen durch die Funktion vorgegeben, die es erfüllt. Zu den üblichen Zeitrahmen für das Budget gehören ein Geschäftsjahr für eine Organisation und ein projektbezogener Zeitplan für spezielle Projekte.
Dokumentation
Ein Ad-hoc-Budget erfordert eine unterstützende Dokumentation für nicht standardmäßige Formeln und alle Annahmen, die zur Berechnung der dargestellten finanziellen Summen verwendet werden. Die Dokumentation ist bei Budgetprüfungen unerlässlich, um die Beantwortung von Fragen zu erleichtern und bestimmte Kategorien für die weitere Prüfung zu untersuchen.
