In jeder Dienstleistungsbranche hat ein Händler die Pflicht, eine detaillierte und vollständige Liste der zum Zeitpunkt der Auftragserfüllung erbrachten Leistungen bereitzustellen. Sowohl Einzelpersonen als auch Geschäftsleute und Männer nutzen eine Dienstbestätigung für die Führung von Haushaltsunterlagen und in einigen Fällen für Steuerzwecke. Ein Kunde sollte niemals nach einer Quittung fragen müssen, und diese sollte nach Erbringung der Dienste automatisch erteilt werden. Die Quittung sollte so einfach wie möglich gehalten werden, während die Kosten der durchgeführten Gegenstände und die geleistete Arbeit übermittelt werden.
Notieren Sie sich einen groben Entwurf der Aktivitäten, die während des Ölwechselprozesses ausgeführt werden, einschließlich einer kurzen Beschreibung jedes Teils der Arbeit, Gesamtzahl der Arbeitsstunden und der verwendeten Materialien. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die die Serviceaufgaben ausführen, möchten Sie möglicherweise eine standardisierte Checkliste bereitstellen, die sie nach Abschluss jeder Aufgabe markieren können.
Übertragen Sie die Arbeit, die Zeit in Arbeitsstunden, die Menge des abgefüllten Öls und andere Elemente auf eine neue Seite in einem CO2-Quittungsbuch. Diese Bücher sind in Bürobedarfs- und Schreibwarengeschäften sowie online erhältlich. Erstellen Sie zwei Bereiche für die Quittung: einen für Lohn- und Arbeitsstundengebühren und einen für den Einzelhandel, der während des Ölwechsels verwendet wird. Geben Sie dem Kunden im Abschnitt über die Arbeit eine kurze Beschreibung aller Schritte an, die während des Ölwechsels ausgeführt werden, und geben Sie den Gesamtpreis in die entsprechende Spalte für jeden Zeileneintrag ein. Geben Sie die Menge und Art des verwendeten Öls, die Anzahl der verkauften Flaschen, Filter und sonstigen Artikel an und platzieren Sie diese im Einzelhandelsbereich. Geben Sie den Gesamtpreis für alle verwendeten Verbrauchsmaterialien in die entsprechende Spalte ein.
Tragen Sie Ihren Firmennamen und das Datum, an dem die Dienstleistungen erbracht wurden, oben auf der Quittung sowie Ihre Telefonnummer auf, falls der Kunde in der Zukunft Fragen hat.
Berechnen und summieren Sie alle Einzelposten für Arbeit und Einzelhandel, und addieren Sie gegebenenfalls die Umsatzsteuer. Fügen Sie den Steuerbetrag zur Zwischensumme hinzu und geben Sie den Gesamtbetrag einschließlich Steuern in den Block "Amount Payable" in der rechten unteren Ecke des Belegs ein.
Erstellen Sie am Ende der Quittung eine kurze Notiz mit der Zahlungsweise des Kunden. Wenn der Kunde mit Kreditkarte bezahlt hat, schreiben Sie einfach "Zahlart: Kreditkarte" und die letzten vier Ziffern der Kartennummer, falls gewünscht. Wenn der Kunde einen Scheck verwendet hat, notieren Sie "Scheck" und geben Sie die Schecknummer an.
Warnung
Kreditgesetze verbieten einem Unternehmen nun, die gesamte Kreditkartennummer des Kunden auf Quittungen zu platzieren. Geben Sie nur die letzten vier Ziffern der Kartennummer und nicht die gesamte Zahl an, um rechtliche Auswirkungen zu vermeiden.
