Die Entwicklung von Büroabläufen kommt Ihrem Büro oder Unternehmen zugute, indem Sie und Ihr Managementteam dabei helfen, bestimmte Vorgänge zu standardisieren. Office-Verfahren helfen bei der Aufrechterhaltung der Service-Exzellenz und dienen als Leitfaden, der die notwendigen Informationen liefert, um die Service-Qualität sicherzustellen. Das Erstellen klarer und genauer Verfahren ist durch die einfache Reihenfolge der Planung des Inhalts, das Verfassen der Verfahren, das Erstellen eines Handbuchs oder Leitfadens und das Nachverfolgen aller Änderungen an den Verfahren möglich. Büroanweisungen können für eine bestimmte Bürofunktion oder für die Verwaltung des gesamten Büros geschrieben werden.
Artikel, die Sie benötigen
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Tonbandgerät (optional)
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Notebook und Textverarbeitung
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Kalender oder Zeitplaner
Schreiben Sie auf, warum Sie die Verfahren schreiben und wer die Verfahren verwenden wird. Bestimmen Sie, wie häufig die Prozeduren oder Abschnitte der Prozeduren verwendet werden. Wenn Sie spezifisch sind, können Sie den Dokumentationsaufwand besser fokussieren und strukturieren.
Erstellen Sie einen Zeitplan, um Informationen darüber zu sammeln, welche Aufgaben ausgeführt werden und wie häufig die Aufgaben ausgeführt werden. Befragen Sie Experten, die sich mit Aufgaben befassen, und zeichnen Sie die Schritte auf, die zur Durchführung jeder Aktivität innerhalb einer Aufgabe ausgeführt wurden. Wenn Sie die Schritte von Grund auf neu erstellen, zeichnen Sie ein einfaches Flussdiagramm der Schritte, die der Mitarbeiter von Anfang bis Ende durchführt, um die Aufgabe abzuschließen.
Legen Sie fest, wann das Dokument zugestellt wird und ob es in Papier- oder Online-Format vorliegt. In der Praxis sind Verfahren auf Papier ideal, da sie als einfache Referenz dienen und während des Trainingstrainings nützlich sind. Eine Dateistruktur und eine einfache Dateinamenskonvention sind beim Erstellen von Prozeduren hilfreich.
Unterteilen Sie die Prozeduren nach Funktionen in Abschnitte. Durch das Erstellen funktionsspezifischer Aufgaben werden einer Person oder Abteilung, die die Aufgabe ausführen muss, eine Rolle und Verantwortung zugewiesen.
Schreiben Sie die erforderlichen Verfahrensschritte, um die einzelnen Aufgaben abzuschließen. Schreiben Sie die Aktivität anhand der in Schritt 2 erstellten oder aufgezeichneten Interviewnotizen nacheinander, sodass jeder die Aktivität und die Aufgabe erfolgreich abschließen kann. Nachdem Sie die Aufgaben vollständig dokumentiert haben, führen Sie eine Rechtschreibprüfung durch und überprüfen Sie den gesamten Inhalt. Es ist ideal, wenn ein oder zwei Experten den Dokumententwurf auf Genauigkeit prüfen.
Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor und erstellen Sie einen zweiten oder endgültigen Entwurf. Unter Berücksichtigung Ihres Dokumentlieferdatums können Sie eine endgültige Prüfung des Dokuments durchführen und dann das endgültige Dokument für den Druck oder die Online-Referenz erstellen. Lassen Sie die Kopie in einem Ordner mit drei Ringen ablegen, um den Seitenwechsel bei Aktualisierungen zu erleichtern.
Tipps
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Die Verwendung vorhandener Informationen oder Aufgabenflussdiagramme reduziert den Zeitaufwand für die Durchführung der Verfahrensentwicklung und trägt dazu bei, Betriebsfehler zu minimieren.
Im Durchschnitt dauert es ungefähr sechs Wochen, um den Dokumentations- und Überprüfungsprozess abzuschließen.
