Fundraiser-Formulare können Sie bei der Organisation und Optimierung von Fundraising-Projekten unterstützen und sicherstellen, dass die von Ihnen unterstützte Organisation professionell funktioniert. Formulare können auch als Werbematerial verwendet werden und für Ihre Sache sensibilisieren.
Must-Have-Elemente
Alle Spendenformulare sollten den Namen der Organisation und Kontaktinformationen enthalten, z. B. Postanschrift, Website, E-Mail-Kontakt und Telefonnummer. Formulare sollten das Logo der Organisation tragen oder eine kurze Beschreibung der von ihr angebotenen Dienste enthalten. Wenn Formulare für eine gemeinnützige Organisation wie 501 (c) 3 erstellt werden, ist dies zu beachten. Formulare können mit einem Desktop-Publishing-Programm erstellt werden, oder indem eine Druckerei beauftragt wird, sie zu entwerfen und zu drucken. Berücksichtigen Sie Zeit, Talent, Budget und Volumen, wenn Sie entscheiden, welcher Ansatz für Ihr Unternehmen am besten ist.
Bestellformulare
Bestellformulare werden häufig in Spendensammlungen verwendet, wenn Organisationen - wie Schulen, Vereine und Jugendorganisationen - Lebensmittel oder andere Gegenstände verkaufen, um Geld zu sammeln, um ihre Mission oder ihre Aktivitäten zu unterstützen. Das Formular sollte Zeilen für den Namen, die Adresse und die Telefonnummer jedes Käufers sowie Kontrollkästchen enthalten, die angeben, wie viele Artikel eine Person kauft, die Kosten pro Artikel und die zu bewertende Gesamtgebühr. Fotoüberschriften können Käufern bei der Verwendung dieses Dokumenttyps helfen.
Sponsoring-Vereinbarungen
Sponsorship-Formulare können in Brief- oder Vertragsformat erstellt werden. Diese Formulare sollten angeben, wofür ein Sponsor bezahlt, wie die Mittel verwendet werden und wie die Spendenorganisation die Spende anerkennt. Ein Sponsoring-Formular könnte beispielsweise beschreiben, dass ABC Restaurant eine Spende in Höhe von 800 USD für Baseball-Uniformen für Jugendliche bereitstellt, und im Gegenzug wird der Name des Restaurants auf die Rückseite von Trikots gedruckt. Dieses Formular sollte eine Zeile haben, die von den verantwortlichen Parteien in jeder Organisation unterzeichnet werden muss.
Spendenbriefe
Spendenformularbriefe werden in Massen-Fundraising-Anfragen wie Direktmailing-Kampagnen verwendet. Die Briefe sollten die Organisation vorstellen, die Notwendigkeit beschreiben, finanziert zu werden, und eine „Bitte“ oder einen spezifischen Beitrag nachfragen. Zum Beispiel: „Wir fordern eine Spende in Höhe von 150 US-Dollar, um die Kosten für die Versendung eines Dutzend benachteiligter Teenager zu einem Tageslagerprogramm am 1. Juni zu decken.“ Der Brief sollte Anweisungen für das Versenden von Spenden enthalten, z. B. per Scheck oder Online-Beiträge. Serienbriefe können auf Wunsch personalisiert werden, indem eine elektronische Basisvorlage erstellt wird und Raum für eine individuelle Einführung bleibt.
Dankesbriefe
Dank der Spendensammlungen für Spendenaktionen wissen die Spender, dass ihre Unterstützung geschätzt wird und möglicherweise zukünftige Spenden und Beiträge angefordert werden. Wie bei Spendenanfragen können diese Formulare generisch oder personalisiert sein. Jeder Brief sollte dem Spender für seinen Beitrag danken und das Ergebnis der Spendenaktion festhalten. Wenn Sie im Auftrag einer gemeinnützigen Organisation Mittel sammeln, notieren Sie sich das Datum und den Betrag der Spende, damit der Empfänger sie für Steuerzwecke verwenden kann.
