Organisationen können nicht jeden Vorschlag annehmen, den sie erhalten, und müssen daher Briefe schreiben, um die Unternehmen darüber zu informieren, dass sie ihren Vorschlag ablehnen. Dies wird häufig per E-Mail abgewickelt. Das Unternehmen, das die Vorschläge ablehnt, erstellt einen Brief und sendet es per E-Mail an die entsprechenden Unternehmen. Jedes Mal, wenn ein Unternehmen ein Ablehnungsschreiben verfasst, muss es mehrere wichtige Punkte berücksichtigen, darunter die diplomatische, aufrichtige und kurze Aufrechterhaltung der Briefe.
Verwenden Sie eine Betreffzeile. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, besteht die Möglichkeit, einen Betreff in der Betreffzeile auszufüllen. Verwenden Sie beim Schreiben eines Angebotsverweigerungsschreibens die Betreffzeile, um die Person über die E-Mail-Adresse zu informieren. Es muss nicht die Wörter "Angebotsverweigerung" enthalten, sondern kann etwas wie "In Antwort auf Ihren Vorschlag" angeben.
Halten Sie die Formatierung einfach. Verwenden Sie keine ausgefallenen Schriftarten oder spezielle Formatierungen. Verwenden Sie die Standardformatierung, die die meisten E-Mails haben, und halten Sie die Wörter am linken Rand.
Adressieren Sie die E-Mail. Beginnen Sie die E-Mail, indem Sie sie an die Kontaktperson richten, die den ursprünglichen Vorschlag geschrieben hat. Wenn im Angebot keine bestimmte Kontaktperson angegeben ist, wenden Sie sich an die Personalabteilung des Unternehmens.
Geben Sie den Zweck der E-Mail an. Seien Sie klar, direkt und diplomatisch, wenn Sie den Brief beginnen. Informieren Sie den Leser, dass Sie diesen Brief schreiben, um ihn bedauerlicherweise darüber zu informieren, dass Ihr Unternehmen den von ihm oder seinem Unternehmen eingereichten Vorschlag ablehnt. Geben Sie unbedingt Ihren Firmennamen und den Zweck des ursprünglichen Vorschlags an.
Geben Sie einen Grund an. Ein Ablehnungsschreiben sollte aufrichtig und herzlich sein. Aus diesem Grund geben die meisten Unternehmen einen Grund an, der erklärt, warum sie den Vorschlag ablehnen. Die Gründe für die Ablehnung von Vorschlägen sind unterschiedlich, hängen jedoch häufig mit den Kosten zusammen.
Bieten Sie dem Leser positive Wünsche.Informieren Sie den Leser, dass Sie ihm und seinem Unternehmen in Zukunft alles Gute wünschen, und bitten Sie ihn, Vorschläge für zukünftige Projekte Ihres Unternehmens abzugeben.
Unterschreiben Sie den Brief. Unterschreiben Sie am Ende der E-Mail den Buchstaben "Mit freundlichen Grüßen", gefolgt von Ihrem Namen und Titel.
Tipps
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Stellen Sie sicher, dass Sie Geschäftsbriefe vor dem Senden Korrektur gelesen haben. Sagen Sie nicht negative Dinge über das Unternehmen, sondern versuchen Sie, den Brief positiv zu halten.
