Der erste Eindruck zählt, also sollten Sie einen guten Eindruck machen, besonders wenn Sie ein Geschäftstreffen anfragen. Ob Sie planen, an einen potenziellen Geschäftspartner, einen Regierungsbeamten oder einen Kunden zu schreiben, Ihre Wortwahl kann den Unterschied ausmachen. Ein schlecht geschriebenes Terminanforderungsschreiben kann sich auf Ihr Image und Ihre Marke auswirken. Außerdem kann dies Ihre Chancen auf eine positive Antwort ruinieren.
Verwenden Sie eine geeignete Betreffzeile
Stellen Sie beim Senden eines Terminenanforderungsschreibens sicher, dass in der Betreffzeile Ihre Absicht angezeigt wird, den Empfänger zu treffen. Halte es kurz und einfach. Hier einige Beispiele:
- Besprechungsanfrage
- Bitte um Besprechungstermin
- Brief an die Besprechung
- Terminanfrage am (Wochentag)
- Besprechung planen
Je nach Ihren Vorlieben können Sie die Betreffzeile über oder unter der Empfängeradresse platzieren. Wenn Sie den Empfänger online kontaktieren möchten, können Sie dieselbe Betreffzeile für Ihre E-Mail und Ihren Brief verwenden.
Stelle dich vor
Beginnen Sie den Brief, indem Sie sich vorstellen. Falls Sie den Empfänger zu einem bestimmten Zeitpunkt getroffen haben, geben Sie ihn unbedingt an. Geben Sie gegebenenfalls eine kurze Beschreibung Ihrer Organisation oder ihrer Mission an. Zum Beispiel könnte man so etwas sagen:
Sehr geehrter Vertreter (Nachname)
Mein Name ist (Ihr Name) und ich kontaktiere Sie im Namen von (Firmenname). Wir haben ein gemeinsames Interesse an … und ich würde gerne mehr darüber diskutieren.
Wenn Sie eine Überweisung haben, können Sie mit: (Referral Name) erwähnte, dass Sie an unseren Produkten und Dienstleistungen interessiert sind. Ich möchte Sie einladen, in unserem Büro am (Datum und Uhrzeit) mehr zu besprechen.
Nennen Sie den Zweck der Versammlung
Lassen Sie den Empfänger wissen, was Sie von der Besprechung erwarten können, einschließlich der Dauer. Geben Sie einen groben Zeitplan an und behandeln Sie die wichtigsten Punkte. Zum Beispiel können Sie sagen:
Vielen Dank im Voraus für Ihre Berücksichtigung dieser Anfrage. Ich würde mich über eine Gelegenheit freuen, Sie kennenzulernen und zu besprechen, wie wir uns bei zukünftigen Projekten zusammenschließen könnten.
Unser Treffen wird einen kurzen Überblick über unsere Technologie und Ressourcen sowie einige Beispiele unserer Arbeit in diesem Bereich geben. Wir sind auch daran interessiert, eine mögliche Zusammenarbeit zu besprechen, die für beide Seiten von Vorteil wäre.
Versuchen Sie zu erklären, wonach Sie suchen und warum Sie dieses Meeting an erster Stelle beantragen. Schlagen Sie zwei oder drei Datums- und Zeitangaben vor und bitten Sie die Empfänger, ihre Verfügbarkeit zu bestätigen.
Ihr Brief könnte so etwas sagen:
Bitte schlagen Sie ein Datum und eine Uhrzeit vor, die Ihrem Zeitplan entsprechen.
Sind Sie am Datum und Uhrzeit verfügbar? Wenn nicht, kontaktieren Sie uns bitte unter (Telefonnummer) oder (E-Mail-Adresse), um eine Besprechungszeit zu vereinbaren.
Wir werden in Kürze nachgehen, um den Erhalt dieses Schreibens zu bestätigen und einen Tag und eine Uhrzeit festzulegen, die für Sie günstig sind.
Verwenden Sie das richtige Format
Geschäftsbriefe haben ein bestimmtes Format. Schreiben Sie oben rechts auf der Seite Ihren Namen und Ihre Adresse. Geben Sie die Kontaktinformationen des Empfängers in die linke Ecke der Seite oder unter Ihre Adresse ein.
Lassen Sie breite Ränder und verwenden Sie, wenn möglich, einen Markenrohling. Halten Sie den Brief kurz und auf den Punkt; Idealerweise sollte sie eine Seite nicht überschreiten. Verwenden Sie eine formale Anrede, wie z “Sehr geehrter Herr (Name des Empfängers) Msgstr "Wenn Sie den genauen Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie verwenden "Sehr geehrte Damen und Herren." Beenden Sie den Brief mit "Mit freundlichen Grüßen" "Respektvoll" "Hochachtungsvoll" oder andere formelle Schließungen, gefolgt von Ihrem Namen.
Ein Terminanforderungsschreiben sollte klar und präzise sein. Schneiden Sie unnötige Wörter und unnötige Informationen. Verwenden Sie eine leicht lesbare Schriftart wie Times New Roman oder Arial. Vergessen Sie nicht, den Brief vor dem Senden zu korrigieren.
