Non-Profit-Organisationen verlassen sich auf Sachspenden sowie auf Geld. Binden Sie potenzielle Spender in einen Brief ein, der professionell ist und eine persönliche Verbindung zum Empfänger herstellt. Betonen Sie die gute Arbeit der Organisation und die Verwendung der angeforderten Vorräte. Sagen Sie dem Spender, wie er einen Beitrag leisten soll.
Eine Verbindung herstellen
Erklären Sie, warum Ihre Organisation für den potenziellen Spender wichtig ist. Eine Schule, die Vorräte für außerschulische oder akademische Kernprogramme benötigt, sollte Spenden von Eltern und Freunden der Schule suchen. Betonen Sie in diesem Brief diesen Link. Erinnern Sie die Eltern daran, dass die Schüler der Schule bestrebt sind, ihren Kindern die bestmöglichen Bildungschancen zu bieten. Wenn Sie sich an lokale Unternehmen wenden, erinnern Sie sie daran, dass die Schule Teil derselben Gemeinde ist und eine Spende von Vorräten zeigen kann, dass das Unternehmen seinen Kunden und ihren Familien verpflichtet ist.
Fördern Sie die Arbeit
Nennen Sie das Mandat der Organisation und beschreiben Sie ihre Ergebnisse. Ein örtliches Tierheim könnte einen Absatz enthalten, der die von ihm angebotenen Programme für medizinische Versorgung, Unterbringung und Adoption beschreibt. Potentielle Spender, die mit der Organisation vertraut sind, werden daran erinnert, warum die jeweilige Wohltätigkeitsorganisation eine Hilfsgutsspende verdient. Geben Sie Statistiken an, z. B. die Anzahl der Schüler, die an bestimmten Programmen teilnehmen, oder die Anzahl der Hunde, die jährlich betreut werden. Zahlen geben dem potenziellen Spender eine Vorstellung von Ausmaß und Erfolg einer Organisation und bieten einen größeren Anreiz, Hilfsgüter für die Sache bereitzustellen.
Posten Sie die Anfrage auf
Lieferungen sind Gegenstände, die einen bestimmten Zweck erfüllen müssen. Bei der Beantragung von Verbrauchsmaterialien hilft es dem Spender, genau zu wissen, was die Organisation benötigt und wie sie verwendet wird. Eine Schule könnte angeben, dass sie für ein Kunstprogramm Pinsel benötigt, Kittel zum Schutz der Studentenkleidung oder Buntstifte. Eine Tierrettung könnte speziell nach bestimmten Marken für Lebensmittel, Handtücher, Tierbetten, Leinen und Halsbänder fragen. Geben Sie an, ob Sie gebrauchte Artikel akzeptieren oder dass die Spender neue Vorräte geben. Verknüpfen Sie die Liste wieder mit der Mission der Organisation, indem Sie zum Beispiel angeben, dass das Kunstprogramm Kindern hilft, die eine Nachschulpflege benötigen, oder dass die Tierbetten eine bequemere Unterkunft für obdachlose Haustiere ermöglichen.
Wenn sich Ihre Liste auf wenige Elemente konzentriert, fügen Sie sie als Aufzählungsliste in den Hauptteil des Briefs ein. Wenn die Liste länger ist, fügen Sie sie als Anhang hinzu. Wenn Sie einen Anhang hinzufügen, leiten Sie die Empfänger mit einem Satz wie "Bitte überprüfen Sie unsere Liste der am häufigsten benötigten Elemente in der angefügten Liste."
Geben Sie das Spendenverfahren an
Teilen Sie dem Empfänger mit, wie er Ihre Lieferanforderung erfüllen kann. In dem Brief sollte eindeutig angegeben sein, wie eine Spende erfolgen soll, wenn die Organisation einen Abholservice anbietet, wie der Spender die Abholung und die festgelegten Termine und Zeiten planen kann. Wenn es einen Abgabestandort für Vorräte gibt, geben Sie bitte die Adresse, Anweisungen und Zeiten an, zu denen die Spender Vorräte verlassen dürfen.
Teilen Sie dem Briefempfänger mit, wann und wie Sie ggf. Spendenbescheinigungen ausstellen. Organisationen, die Quittungen bereitstellen, sollten eine Steueridentifikationsnummer enthalten.
