Die Aufrechterhaltung einer ordnungsgemäßen Geschäftsetikette ist für Sekretäre wichtig, die oft den ersten Eindruck eines Unternehmens oder einer Führungskraft eines Kunden oder Kunden haben. Die Anwendung einiger allgemeiner Regeln der Geschäftsetikette kann einer Sekretärin helfen, den positivsten Eindruck von ihrem Chef und ihrem Unternehmen zu erzielen.
Verhalten
Professionelles Verhalten ist unerlässlich, wenn Sie bei der Arbeit oder bei der Vertretung Ihres Chefs oder Unternehmens in Funktionen tätig sind. Sehr oft setzen Kunden oder andere Fachleute die Professionalität einer Führungskraft mit der ihrer Sekretärin gleich, wenn die Führungskraft nicht anwesend ist. Beantworten Sie das Telefon immer mit einer höflichen, geschäftsgerechten Begrüßung. Begrüßen Sie die Besucher mit einem Lächeln und seien Sie höflich. Sei nicht emotional oder leicht verärgert. Behalten Sie stets ein höfliches, respektvolles Verhalten bei.
Kleid
Viele Unternehmen haben eine streng vorgeschriebene Kleiderordnung für Geschäftskleidung. Auch wenn Ihr Unternehmen eine solche Kleiderordnung nicht vorsieht, sollten Sie immer sauber und gut zusammen wirken. Tragen Sie keine engen oder auffälligen Kleidung. Stellen Sie sicher, dass alle Anzüge und Hemden sauber und ordnungsgemäß gebügelt sind. Tragen Sie keine kurzen Röcke. Ihre Schuhe sollten zur Arbeitsumgebung passen - keine Turnschuhe oder Flip-Flops - und bequem arbeiten. Wenn Sie in einer industriellen Umgebung arbeiten, müssen Sie möglicherweise flache, geschlossene Schuhe tragen.
Formale Adresse
Eine Sekretärin sollte sich immer an Vorgesetzte wenden. Dies zeigt Respekt gegenüber Ihren Vorgesetzten und trägt zum Erhalt einer professionellen Arbeitsumgebung bei. Verwenden Sie den Vornamen Ihres Chefs nicht, wenn Sie sich in einem öffentlichen Raum oder in einer Meeting-Umgebung befinden. Verwenden Sie immer "Mr." oder "Frau" bei der Ansprache anderer Führungskräfte des Unternehmens. Wenn Ihr Chef eine zwanglosere Adresse anfordert, z. B. seinen Vornamen oder einen Spitznamen, verwenden Sie sie nur in einem privateren oder informelleren Umfeld, z. B. in seinem persönlichen Büro, ohne dass andere Vorgesetzte anwesend sind.
Organisation
Eine der wichtigsten Funktionen einer Sekretärin ist die Aufrechterhaltung der Organisation. Behalten Sie zu Zwecken der Geschäftsetikette einen sauberen, organisierten Arbeitsbereich bei. Vermeiden Sie, auf Ihrem Schreibtisch oder in Ihrem Arbeitsbereich Unordnung zu schaffen. Wenn Sie in einem Bereich arbeiten, in dem Kunden oder andere Führungskräfte gebeten werden, auf ein Meeting zu warten, stellen Sie sicher, dass dieser Bereich ebenfalls organisiert ist. Lassen Sie keine persönlichen Gegenstände oder Zeitschriften über den gesamten Arbeitsbereich verteilt. Bewahren Sie alle vertraulichen Dateien und persönlichen Gegenstände für Besucher unzugänglich auf.
