Wenn Sie im Ausland tätig sind, müssen Sie nicht nur die kulturellen Unterschiede zwischen den Ländern berücksichtigen, sondern auch Ihre eigene Reaktion auf diese Unterschiede anpassen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie eine E-Mail an ein japanisches Unternehmen oder einen japanischen Geschäftspartner schreiben, dessen Hauptsprache nicht Englisch ist, da selbst ein einfacher Fauxpas mit einer Sprachbarriere viel komplizierter wird. Indem Sie die richtige japanische E-Mail-Etikette in einem geschäftlichen Umfeld beobachten, beweisen Sie Ihre Bereitschaft, die japanische Kultur und - in Erweiterung - Ihre Anpassungsfähigkeit an die Bedürfnisse eines Unternehmens zu verstehen.
Namen
Das Anhängen des Ehrentitels „-san“ nach dem Namen des Empfängers ist üblich, ähnlich wie das Ansprechen einer Person in Amerika als Mister oder Miss. Kombinieren Sie sie nicht, z. B. „Mr. X-san “, da dies den Leser im Wesentlichen als„ Mister Mister X “begrüßt. Denken Sie auch daran, dass in Japan die Vornamen und Familiennamen in umgekehrter Reihenfolge zu ihren westlichen Pendants stehen - der Nachname steht vor dem ersten. Wenn Sie nicht sicher sind, welcher Name der Nachname Ihres Empfängers ist, sollten Sie dies im Voraus herausfinden, um einen häufigen, aber ärgerlichen Fehler zu vermeiden.
Höflichkeit
Geschäfts-E-Mails werden in Japan im Allgemeinen mit der höflichen Form der Sprache (manchmal auch als "Keigo" bezeichnet) verfasst, sofern sich Sender und Empfänger nicht sehr gut kennen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Keigo verwenden möchten, sollten Sie Keigo so lange verwenden, bis der Empfänger Ihnen sagt, es sei unnötig.
Die Tatsache, dass Keigo hoch angesehen ist und als Standard betrachtet wird, gibt Ihnen einen Hinweis darauf, wie wichtig Höflichkeit in Ihrem Brief ist. E-Mails sind zwar weniger formell als ein normaler Brief, aber eine höfliche Begrüßung vor dem Beginn der Angelegenheit ist normal und wird häufig erwartet. Selbst etwas so kleines wie die Abfrage des Wetters wird in diesem Fall funktionieren.
Aufreihen
In Japan wird es eigentlich als unhöflich empfunden, ständig eine neue Nachricht an eine ältere anzuhängen, bis zu dem Punkt, an dem ein ganzer Thread erstellt wird. Sie haben dies wahrscheinlich in einem oder zwei Foren gesehen, wobei spätere Antworten oft wie „Re: re: re: re: subject“ aussehen. Es ist besser, einfach eine neue E-Mail zu erstellen und auf die vorherige in einem Satz oder zu verweisen Zweitens, um die E-Mail sauber und professionell aussehen zu lassen.
Japanische Vs. Englisch
Wenn Sie sich mit Ihren Japanischkenntnissen sicher genug fühlen, um die E-Mail vollständig in der Sprache zu verfassen, werden viele Geschäftsleute durch diese Option beruhigt. Während Englisch ein Pflichtfach ist, das über mehrere Jahre hinweg an japanischen Schulen unterrichtet wird, lernen nicht einmal japanische Salarymen die Sprache auf geschäftlicher Ebene, und sie sprechen sie nicht jeden Tag, außer in Situationen, in denen internationale Kommunikation alltäglich ist. Wenn Sie sicherer sind oder lieber auf Englisch schreiben, beachten Sie in Ihrer E-Mail, dass die zukünftige Kommunikation auf Englisch erfolgt, es sei denn, der Empfänger fordert sie auf Japanisch auf.
Alternativen zum Altersunterschied
Obwohl die jüngere Generation in der Regel computerfreundlicher ist, werden viele japanische Unternehmen immer noch von älteren Menschen geführt, die möglicherweise nicht mit E-Mail vertraut sind oder sich sogar damit auskennen. Wenn Sie wissen, dass Ihr Empfänger mit der E-Mail nicht vertraut ist, schreiben Sie eine kurze Notiz, in der Sie das Angebot erhalten, vertieft über das Telefon zu sprechen oder, falls möglich, persönlich. Auf diese Weise geben Sie Ihrem Leser die Entscheidungsbefugnis und zeigen bei jeder Form der Kommunikation Ihre eigenen Fähigkeiten.
