Ein Beschwerdebrief dient als permanente Aufzeichnung Ihrer Beschwerde bei einer Einzelperson oder Organisation. In einem gut geschriebenen Brief wird das Problem, das Sie mit einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung festgestellt haben, und die erwartete Lösung klar angegeben. Wenn Sie Ihren Brief schreiben, nehmen Sie einen ruhigen und professionellen Ton an. Vermeiden Sie Bedrohungen, unwürdige Ausschreitungen, Sarkasmus oder unangemessene Sprache. In den meisten Fällen schreiben Sie einen Brief an eine Person, die nicht für Ihr Problem verantwortlich war, sie kann jedoch bei der Lösung des Problems hilfreich sein.
Richten Sie Ihren Brief an eine bestimmte Person. Verwenden Sie nicht "Sehr geehrter Herr" oder "Wem es angeht". Rufen Sie die Unternehmenszentrale an und fragen Sie nach Namen und Titel des zuständigen Managers. Bestätigen Sie die korrekte Schreibweise ihres Namens. Wenn Sie keinen Namen identifizieren können, verwenden Sie einen geeigneten Titel wie "Customer Service Manager".
Verwenden Sie Stift und Papier oder den Entwurf Ihres Textverarbeitungsprogramms, um alle Details zu Ihrer Beschwerde aufzuzeichnen. Fügen Sie Informationen wie Produktname und -beschreibung, Bestellnummer, Markenname, Modellnummer, Preis und Kaufdatum hinzu. Fotokopieren Sie alle Dokumente, die sich auf Ihre Beschwerde beziehen. Lesen Sie alle Informationen erneut und stellen Sie sicher, dass Ihre Beschwerde legitim ist.
Beginnen Sie den Brief positiv. Verwenden Sie den ersten Absatz, um einige positive Aspekte der Organisation zu diskutieren. Sie können beispielsweise Ihre Loyalität zum Markennamen oder zu bestimmten Geschäften mit Mitarbeitern des Unternehmens erwähnen. Zum Beispiel: "In der Vergangenheit habe ich es genossen, Ihren Laden zu besuchen. Viele der Vertriebsmitarbeiter begrüßen mich mit Namen und tun alles, um sicherzustellen, dass ich mit meinen Einkäufen zufrieden bin."
Nennen Sie die Art Ihrer Beschwerde im zweiten Absatz. Geben Sie alle Details an, die der Leser zur Bearbeitung Ihrer Beschwerde wissen muss. Zum Beispiel: "Unter den Bedingungen meiner 30-tägigen Garantie gebe ich den Monitor, den ich am 7. März 2011 gekauft habe, für 373,89 $ zurück. In der Anlage ist eine Fotokopie der Quittung enthalten." Senden Sie keine Originalkopien von Quittungen oder anderen Dokumenten.
Verwenden Sie den dritten Absatz, um Ihre Erwartungen klar anzugeben. Zum Beispiel: "Da der Toaster nicht wie vom Hersteller angegeben funktioniert, erwarte ich eine volle und sofortige Rückerstattung von 47,83 $ plus das Porto, das ich für die Rückgabe des Toasters bezahlt habe. Ich werde vier Wochen auf Ihre Antwort warten. Wenn ich nichts höre Ich werde mich mit Ihnen an das Better Business Bureau wenden."
Tipps
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Geben Sie Ihren Namen, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Schreiben Sie kurze Absätze und belassen Sie die Länge des Buchstabens auf einer Seite. Bitten Sie einen vertrauenswürdigen Freund oder Verwandten, Ihren Brief Korrektur zu lesen. Sie muss nicht nur Rechtschreib- und Grammatikfehler prüfen, sondern auch sicherstellen, dass der Ton des Buchstabens angemessen ist.
