Sie sind mit einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung nicht zufrieden. Statt sich bei Freunden und Verwandten zu beschweren, handeln Sie und schreiben Sie einen Beschwerdebrief. Ein gut geschriebenes Beschwerdebrief kann nicht nur als dauerhafte Aufzeichnung Ihrer Beschwerde dienen, sondern auch das für das Produkt oder die Dienstleistung verantwortliche Unternehmen dazu motivieren, sicherzustellen, dass Sie und andere Kunden diese Probleme in der Zukunft nicht bemerken. Erstellen Sie einen gut formatierten Geschäftsbrief, der positive Ergebnisse erzielt.
Artikel, die Sie benötigen
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Um ein Beschwerdebrief zu schreiben, benötigen Sie Folgendes:
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Rechnungen und Quittungen
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Hochwertiges Bondpapier
Erstellen Sie Ihren Brief im Vollblockformat, das von den meisten Unternehmen in den USA bevorzugt wird. Richten Sie alle Teile des Buchstabens links aus. Sie können nach der Anrede einen Doppelpunkt oder ein Komma und nach dem Komplementärabschluss ein Komma einfügen. Alternativ können Sie die Interpunktion weglassen.
Beginnen Sie das Datum mit 6 bis 10 Zeilen unter dem Briefkopf oder der Kopfzeile. Verwenden Sie das amerikanische Format, zum Beispiel den 15. Januar 2011.
Lassen Sie vier bis sechs Zeilen zwischen dem Datum und der internen Adresse. Geben Sie den Namen und den Geschäftstitel der Kontaktperson an. Rufen Sie die Unternehmenszentrale an und fragen Sie nach Namen und Titel des zuständigen Managers. Bestätigen Sie die korrekte Schreibweise seines Namens. Wenn Sie keinen Namen identifizieren können, verwenden Sie einen geeigneten Titel, z. B. "Customer Service Manager".
Lassen Sie zwei Leerzeilen und geben Sie die Anrede ein. Verwenden Sie nicht "Sehr geehrte Damen und Herren" oder "Wem es angeht". Verwenden Sie den Nachnamen des Empfängers mit dem entsprechenden persönlichen Titel. Wenn Sie sich bezüglich des Geschlechts unsicher sind, verwenden Sie "Dear Chris Smith".
Doppelte Leerzeichen und beginnen mit dem Buchstaben des Briefes. Verwenden Sie mindestens drei Absätze für den Buchstaben und lassen Sie dabei einen doppelten Abstand. Beziehen Sie sich beim Verfassen Ihres Schreibens auf alle Rechnungen oder sonstigen Dokumente, die Sie vom Unternehmen erhalten haben. Stellen Sie sicher, dass alle Produktnamen, Preise und sonstigen Angaben korrekt sind.
Beginnen Sie mit einer positiven Note. Verwenden Sie den ersten Absatz, um Ihre Treue zum Markennamen oder zum Unternehmen zu erwähnen. Zum Beispiel: "Ich habe es immer genossen, Möbel in Ihrem Geschäft einzukaufen. Ich freue mich über den wunderbaren Ratschlag Ihres In-Store-Dekorateurs und fühle mich bei allen Einkäufen sehr wohl."
Im zweiten Absatz geben Sie alle Details an, die der Leser zur Bearbeitung Ihrer Beschwerde wissen muss. Zum Beispiel: "Am 25. Februar 2011 bestellte ich in Ihrem Online-Katalog einen Bettbezug (Auftrag Nr. 5768, blauer Blumendruck, Queen-Size-Format). Zwei Wochen später erhielt ich den Bettbezug. Nachdem ich ihn ausgepackt hatte, entdeckte ich einen starken metallischer Geruch, der nach zwei Maschinenwaschvorgängen anhielt. Beiliegend ist eine Kopie des Versandauftrags. " Senden Sie keine Originalkopien von Quittungen oder anderen Dokumenten.
Nennen Sie Ihre Erwartungen im dritten Absatz. Zum Beispiel: "Da die Dampffunktion des Bügeleisens nicht richtig funktioniert, erwarte ich eine sofortige vollständige Rückerstattung von 52,38 $ plus das Porto, das ich für die Rückgabe des Bügeleisens bezahlt habe. Ich werde 4 Wochen auf Ihre Antwort warten. Wenn ich nichts höre Ich werde mich mit Ihnen an das Better Business Bureau wenden."
Lassen Sie zwei Leerzeilen und geben Sie einen passenden Abschluss ein, z. B. "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen". Lassen Sie vier bis sechs Leerzeilen für Ihre Unterschrift. Geben Sie direkt darunter Ihre Unterschrift mit der Schreibmaschine ein.
Doppeltes Leerzeichen und geben Sie die Enclosure (s) ein.
Tipps
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Verwenden Sie hochwertiges Bondpapier. Erstellen Sie einen Header, der Ihren Namen, Ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthält. Schreiben Sie kurze Absätze und belassen Sie die Länge des Buchstabens auf einer Seite. Verwenden Sie die Druckvorschau-Funktion Ihres Textverarbeitungsprogramms, um die vertikale Position des Buchstabens zu überprüfen. Passen Sie ggf. den Abstand an. Bitten Sie einen vertrauenswürdigen Freund oder Verwandten, Ihren Brief Korrektur zu lesen. Neben der Prüfung von Rechtschreib-, Satz- und Grammatikfehlern muss Ihr Freund oder Verwandter sicherstellen, dass der Ton des Buchstabens angemessen ist.
