Dokumentensteuerung wird verwendet, um die Effizienz einer bestimmten Organisation zu erhöhen, indem die Versionen eines bestimmten Dokuments gesteuert werden, die freigegeben werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die richtigen Versionen eines bestimmten Dokuments haben. ISO-Standards sind eine Reihe internationaler Standards, die die Standardisierung von Prozessen in Unternehmen unterstützen und Unternehmen dabei helfen, angemessene Aufzeichnungen zu führen, so Intelex. Unternehmen müssen verstehen, welche Standards für ihr bestimmtes Unternehmen gelten, und Maßnahmen zur Dokumentenkontrolle verwenden, um sicherzustellen, dass diese Standards befolgt werden.
Minimieren von Papieren
Die Dokumentenkontrolle zielt häufig darauf ab, Papierdokumente zu reduzieren oder zu eliminieren, so dass die Dokumente die Umwelt weniger belasten und die Unternehmenskosten senken, so Intelex.
Leichtigkeit des Zugangs
Der einfache Zugriff ist auch ein wichtiger Aspekt im Umgang mit der Dokumentenkontrolle. Für Unternehmen ist es einfacher, Informationen auf dem neuesten Stand zu halten, wenn sie beispielsweise einfach aus dem Internet auf diese Informationen zugreifen können.
Kategorisierung
Dokumente müssen in logischen Kategorien organisiert sein. Auf diese Weise können die für eine bestimmte Situation geeigneten Dokumente gefunden werden. Diese Dokumente sind nach Angaben von 9000 World häufig in Kategorien wie Richtlinien, Verfahren, Arbeitsanweisungen, Formulare und Aufzeichnungen gegliedert. Die ISO verlangt, dass relevante Dokumente verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.
Sachverstand
Die Dokumente müssen vor ihrer Fertigstellung ausführlich geprüft werden. In vielen Fällen sollten diese Dokumente von mehreren Personen geprüft werden, sowohl aus Versehensgründen als auch um sicherzustellen, dass keine Fehler gemacht werden, indem ein zusätzliches Augenpaar zum Erfassen der Fehler verwendet wird, so 9000 World. Der Überprüfungszyklus sollte Arbeitnehmer umfassen, die an den jeweiligen Dokumenten beteiligt sind, und Manager, die sie beaufsichtigen, da sie über mehr Fachwissen verfügen und Fehler verstehen können. Das ISO verlangt, dass Dokumente vor der Ausgabe auf ihre Angemessenheit geprüft werden.
Revisionsstatus
ISO-Normen verlangen, dass Dokumente bei Bedarf überprüft und aktualisiert werden. Die Bedingungen in einem bestimmten Unternehmen ändern sich zwangsläufig, und Aktualisierungen müssen zu den Dokumenten hinzugefügt werden, wenn sie logisch sind. Der Versionsstatus muss laut 9000 World auf dem Dokument angegeben werden. Diese Status umfassen Entwurf, Überprüfung und Genehmigung. Veraltete Dokumente, die aus irgendeinem Grund vom Unternehmen aufbewahrt werden, müssen als veraltet gekennzeichnet werden.
Lesbarkeit
Laut 9000 World müssen Dokumente für jeden, der sie benötigt, lesbar und zugänglich sein. Das ISO verlangt, dass die Dokumente aktualisiert werden, wenn sie Verschleiß oder Beschädigung erhalten.
Verteilung
Dokumente, die von einem Unternehmen stammen, sollten nicht nur kontrolliert werden, sondern auch die Dokumente, die aus dem Land stammen, sollten laut 9000 World kontrolliert werden. Viele Dokumente, z. B. Benutzerdokumente für Produkte und Maschinen des Unternehmens, müssen eindeutig gekennzeichnet und an die richtigen Personen im Unternehmen verteilt werden.
