Das Sitzungsprotokoll ist eine organisierte Aufzeichnung der Teilnehmer eines Meetings und der behandelten Themen. Das Protokoll dient als nützliche Referenz für Diskussionen und Entscheidungen sowie als Beleg für interne Empfehlungen.
Elemente enthalten
Die Eröffnung des Sitzungsprotokolls enthält eine Liste der Teilnehmer. Außerdem werden Datum, Uhrzeit und Einstellung der Besprechung notiert. Während des Treffens werden Themen zur Diskussion gestellt und manchmal abgestimmt oder beschlossen. In den Follow-up-Protokollen wird angegeben, welche Teilnehmer sich mit den einzelnen Themen beschäftigt haben. Im Protokoll werden auch die zur Diskussion gestellten Ideen und die wichtigsten Gedanken aufgeführt. Abstimmungen oder Entscheidungen sowie gezielte Handlungsschritte sind ebenfalls in Minuten enthalten.
Arten von Meetings
Teilnehmer an informellen Arbeitsgruppen- oder Ausschusssitzungen machen sich häufig eigene Notizen. Ein Mitglied kann sogar eine Besprechung des Treffens an andere Teilnehmer verteilen. Organisierte und strukturierte Sitzungsprotokolle werden jedoch normalerweise nur für formellere Zusammenkünfte verwendet. In der Regel werden Protokolle für Sitzungen des Organisationskomitees, Vorstandssitzungen, Regierungsbehörden oder Büros sowie öffentliche Sitzungen geführt. In der Regel macht sich eine Sekretärin oder ein Verwaltungspersonal Notizen und erstellt das Protokoll.
Referenznutzung
Mitglieder von Arbeitsgruppen oder Ausschüssen verwenden häufig Sitzungsprotokolle als Referenz. Die Protokolle leiten jede Person, die bei der Ausführung der getroffenen Entscheidungen beteiligt ist. In kollaborativen Umgebungen hilft das Protokoll den Führungskräften, jede Person für ihre Rolle verantwortlich zu machen. Wenn ein Teammitglied eine vereinbarte Maßnahme nicht ausführt, kann es von einem Leiter verurteilt werden. Protokolle von Regierungssitzungen oder Zusammenkünften öffentlicher Organisationen erfüllen auch die Verpflichtung öffentlicher Stellen, Informationen an die Bevölkerungen, denen sie dienen, zu übermitteln und eine Aufzeichnung der amtlichen Geschäfte zu machen.
Dokumentation verwenden
In einigen Fällen werden Besprechungsprotokolle auch als Unterstützungsdokument verwendet. Organisationskomitees diskutieren häufig Probleme, Beschlüsse und Maßnahmen und geben dann eine formelle Empfehlung an einen größeren Vorstand oder ein Gremium. Das Protokoll wird häufig der Vorlage beigefügt, um die Gespräche des Ausschusses zu demonstrieren. In einem College beispielsweise legen Schulen oder Abteilungen für Bildungsprogramme normalerweise Sitzungsprotokolle des beratenden Ausschusses zur Unterstützung von Lehrplanvorschlägen vor.
