Eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ist ein Dokument, das von einem Unternehmen, einer Non-Profit-Organisation oder einer Regierungsbehörde herausgegeben wurde, um von potenziellen Anbietern Antworten auf die aufgeführten Anforderungen zu erhalten. RFPs unterscheiden sich zwar in Größe, Umfang und Form, decken jedoch in der Regel ähnliche Themen ab. In einer Ausschreibung werden die Anbieter normalerweise über das zu fördernde Unternehmen informiert, was sie erhalten möchten, und die Bedingungen und Bedingungen für die Auswahl festgelegt. In einer Ausschreibung werden die Anbieter häufig aufgefordert, zu erklären, warum sie qualifiziert sind, zu reagieren, wie sie die im Vorschlag beschriebenen Ziele erreichen wollen, und welchen Preis sie erwarten.
Beschreiben Sie den Zweck und den Umfang der RFP, einschließlich der Waren, Produkte oder Dienstleistungen, die Sie erwerben möchten, und der Qualifikationen, die Sie beim Verkäufer erwarten. Auf diese Weise können die Anbieter feststellen, ob sie berechtigt sind und antworten möchten. Indem Sie angeben, dass Ihr Unternehmen in drei Monaten 10.000 blaue Widgets benötigt, sucht Ihr Unternehmen nach einem Standort und einer Ausrüstung, um 200 Mahlzeiten pro Tag für ältere Kunden vorzubereiten und zu servieren. Oder Ihre Agentur erfordert Schulungen zur Verbesserung des Kundenservice Zeit und Aufwand der Anbieter.
Schreiben Sie eine Beschreibung Ihres Unternehmens, Ihrer Organisation oder Agentur, die den potenziellen Anbietern nützliche Daten zur Verfügung stellt. Da es für die meisten Anbieter Zeit und Geld kostet, auf Ihre RFP zu antworten, hilft dies, eine zukünftige Arbeitsbeziehung aufzubauen. Erläutern Sie, was Sie mit ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung erreichen möchten. Identifizieren Sie die Personen, an die sie ihre Fragen und Korrespondenz richten sollen.
Geben Sie den Umfang der Arbeit detailliert an, damit die Hersteller genaue Angaben zu Arbeit, Material und anderen Kosten machen können.Listen Sie Ihre geplanten Fertigstellungstermine auf, damit sie eine realistische Zeitleiste entwickeln können. Beschreiben Sie die von Ihnen erwarteten Bedingungen, z. B. Arbeits-, Umwelt- und Sicherheitsstandards. Geben Sie an, welche Leistungsstandards Sie benötigen und wie Sie deren Aufwand überwachen und bewerten.
Listen Sie die Pläne, Berichte, Produkte, Dienstleistungen und Materialien auf, von denen Sie erwarten, dass sie sie liefern und wann sie fertiggestellt werden sollen. Anbieter können Umstände haben, die sie daran hindern, das zu liefern, was Sie verlangen, wenn Sie es erwarten. Unterschiede zwischen Ihren Erwartungen und denen eines Verkäufers werden bei Vertragsverhandlungen wahrscheinlich diskutiert. Einige RFPs enthalten einen Abschnitt mit Standardpositionen des vorgeschlagenen Vertrags, z. B. Stornierungsklauseln und Vertraulichkeitsvereinbarungen
Fügen Sie in Ihre RFP die Kriterien ein, nach denen Sie die erhaltenen Antworten sowie die Art und den Zeitpunkt und den Zeitpunkt des Zuschlags für den Gewinner bewerten werden. Dies ist wichtig, um Behauptungen von Günstlingswirtschaft oder anderen unlauteren Praktiken zu vermeiden. Viele Ausschreibungen verwenden ein Punktesystem, bei dem Punkte wie Kosten, Arbeitsumfang, Qualifikationen und Personal vergeben werden.
