Kleine Unternehmen und Freiberufler mit guten Umsätzen können auf dem Papier profitabel sein, haben aber Schwierigkeiten, ihre Rechnungen aufgrund eines schlechten Cashflows zu bezahlen. Wenn Sie zeitnahe und leicht verständliche Rechnungen für die von Ihnen verkauften Produkte oder die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen senden, können Sie Geldmangel vermeiden. Mit den Standardinformationen der meisten Rechnungen können Sie ein eigenes System erstellen, mit dem Sie Ihre Forderungen früher als später einholen können.
Listen Sie die Informationen für die Rechnung auf
Legen Sie fest, was Sie auf die Rechnung legen möchten. Allgemeine Rechnungsinformationen umfassen Folgendes:
- Name und Adresse Ihres Unternehmens
- Datum der Transaktion
- Transaktion Beschreibung
- Stückpreis des verkauften Produkts
- Anzahl der verkauften Einheiten
- Gesamtpreis der Bestellung
- Mehrwertsteuer
- Name und Adresse des Kunden
- Bestellnummer (falls vom Kunden verwendet)
- Kundenkontakt
- Zahlungsbedingungen
- Rabattangebot
- Zahlungsmöglichkeiten
Beschreibung der Elemente
Ihre Transaktionsbeschreibung beschreibt, was der Kunde in Satz- oder Satzform bestellt hat. Der Stückpreis ist der Preis pro Artikel, den Sie verkaufen. Ihre Zahlungsbedingungen beschreiben, wann das Geld Ihnen zusteht, sowie Strafen für verspätete Zahlungen. Zu den Zahlungsoptionen gehören Anweisungen, wie der Kunde Sie bezahlen kann, z. B. Scheck auf Ihren Firmennamen, eine PayPal-E-Mail-Adresse oder eine Benachrichtigung, dass Sie Kreditkartenzahlungen per Telefon akzeptieren. Wenn Sie die vollständige Zahlung innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen, z. B. 30 Tagen, wünschen, schließen Sie den Ausdruck "Netto 30 Tage" ein. Wenn Sie einen Rabatt bei vorzeitiger Zahlung anbieten möchten, geben Sie etwa "3 Prozent Rabatt" für die Zahlung innerhalb von 10 Geschäftsbereichen an Tage dieser Rechnung."
Generieren Sie eine Rechnungsnummer
Wenn Sie Personen anrufen, die Ihnen Geld schulden, insbesondere größere Kunden und Personen, die mit Ihnen Geschäfte tätigen, werden Sie häufig nach der Rechnungsnummer gefragt, nach der Sie anrufen. Wenn Sie einen Anruf über eine Rechnung von einem Kunden erhalten, können Sie den Beleg möglicherweise schneller finden, wenn Ihre Rechnungen nummeriert sind.
Die einfachste Möglichkeit, ein Nummerierungssystem für Ihre Rechnungen zu erstellen, besteht darin, jede Rechnungsnummer mit dem Datum zu beginnen und dann eine Zahl anzugeben, die der Anzahl der Rechnungen entspricht, die Sie an diesem Tag schreiben. Wenn Sie beispielsweise nur eine Rechnung am 25. April 2015 schreiben, lautet Ihre Rechnungsnummer 42520151. Wenn Sie an diesem Tag eine zweite Rechnung schreiben, lautet die Rechnungsnummer 42520152. Mit diesem System können Sie die versehentliche Verwendung derselben verhindern Nummer auf zwei verschiedenen Rechnungen. Sie können einen Buchstaben anstelle einer Ziffer verwenden, um dem Datum zu folgen, und / oder einen Bindestrich verwenden, um das Datum von der letzten Ziffer oder dem letzten Buchstaben zu trennen. Sie können beispielsweise 4252015-1 oder 4252015-A für die erste Rechnung verwenden, die Sie am 25. April 2015 schreiben.
Erstellen Sie die Rechnung
Wenn Sie wissen, welche Informationen Sie in Ihre Rechnung aufnehmen möchten und eine Rechnungsnummer haben, erstellen Sie Ihr Dokument. Tragen Sie oben Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktinformationen ein, gefolgt von den Kundeninformationen. Es ist möglicherweise am einfachsten, die Informationen anhand von Überschriften aufzulisten, gefolgt von einem Doppelpunkt und dann den Informationen. Ein Caterer kann beispielsweise eine Rechnung für Cupcakes mit diesen Informationen erstellen:
Rechnungsnummer: 4252015-1 Bestellartikel: Cupcakes Einheitspreis: $ 2.50 Einheiten: 144 Gesamtpreis: $ 360 Steuer (bei 7%): $ 25.20 Gesamtfälligkeit: $ 385.20
