Das Image zählt für Fotobetriebe, weshalb die Darstellung leicht lesbarer, gut dokumentierter Rechnungen eine zusätzliche Bedeutung erhält. Sie verstärken Ihre Professionalität und erleichtern, wenn organisiert und genau, den Genehmigungsprozess des Kunden. Es gibt kein offizielles Format, und Sie können Ihr Format an verschiedene Jobs anpassen. Zu jeder Fotorechnung gehören jedoch unabhängig von ihrem Layout wichtige Elemente. Ihre Einbeziehung schützt Sie und Ihre Kunden und macht Ihre Buchhaltung effizienter.
Erstellen Sie die Überschrift
Eines der wichtigsten Wörter, mit dem man rechnen kann, ist "Invoice". Das Hallmark Institute of Photography empfiehlt, es oben auf der Seite zu platzieren, damit es in der anderen E-Mail des Kunden nicht übersehen wird. Fügen Sie Ihr Logo zur Anerkennung hinzu. Um bezahlt zu werden, geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer oder EIN sowie Kontaktinformationen wie Adresse, Telefonnummern, E-Mail und Website an.
Transaktionskennungen hinzufügen
Ihre Rechnung sollte die Bestellnummer, den Namen und das Datum des Kunden enthalten. Nummerieren Sie Ihre Rechnungen und erleichtern Sie die Nachverfolgung und vermeiden Sie Verwirrung. Ihr Nummerierungssystem weist möglicherweise einem Kundencode eine fortlaufende Nummer zu oder ist datumsbasiert. Ein anderes Tracking-Tool, die Auftragsnummer, die Sie dem Projekt zugewiesen haben, gehört zu diesem Abschnitt. Notieren Sie sich das Fälligkeitsdatum und Ihre Zahlungsrichtlinien, z. B. "zahlbar bei Erhalt" oder "Restbetrag bei Erhalt der Bilder", sowie eventuelle Rabatte bei vorzeitiger Zahlung.
Allgemeine Lizenzbedingungen
Fotografen besitzen ihre Bilder. Fügen Sie einen Abschnitt hinzu, der das festlegt Nutzungsrechte und Bildrechte, die Sie dem Kunden gewähren da diese Lizenz- und Kreativgebühren auslösen können. Die American Society of Media Photographers empfiehlt die Verwendung von Picture Licensing Universal System - PLUS - der Reihenfolge der Sprachen und Kategorien für eine Zwischenablage oder eine Erklärung, die die Medienberechtigungen, die erforderlichen Bildgutschriften und die erworbenen Rechte umfasst. Verwenden Sie für einfachere Zuweisungen einen Ausdruck wie "Werbung, Öffentlichkeitsarbeit und Verwendung von 40 Bildern auf Dauer".
Detailkosten
Das Fleisch Ihrer Rechnung ist die detaillierte Beschreibung der Arbeit und Ihrer Gebühren. Die Zuordnungsbeschreibung, die zu diesem Abschnitt führt, enthält Details wie Aufnahmestandort, fotografierte Motive, Anzahl der Bilder und besondere Anforderungen. Die Beschreibung für eine Fotosession einer Unternehmensbroschüre könnte beispielsweise lauten: "Dreitägiges Shooting von Einrichtungen und Mitarbeitern des Komplexes Racine, Wisconsin, für 40 Porträtbilder, die in digitalem Format zugestellt werden. Der Kunde stellte Releases, Requisiten und Make-up zur Verfügung und Garderobenstil."
Die Reihenfolge, in der Sie die Kosten für die Erstattung auflisten, sollte der in Ihrem Kostenvoranschlag verwendeten Reihenfolge entsprechen. Die Kosten für Reisen, Material, Miete und alle für die Dreharbeiten angestellten Personen sowie die Vorbereitungsgebühren für digitale Dateien, CDs und eine Webgalerie oder Proofs werden in diesem Abschnitt aufgeführt. Trennen Sie die Gebühren von den Ausgaben und erfassen Sie die bis dahin erhaltenen Zahlungen und Gutschriften. WonderfulMachine schlägt diese Bestellung für Ihre Abrechnungszusammenfassung vor.
Gebühren:
- Lizenz-, Kreativ- und Personalgebühren sind separat mit den jeweils anfallenden Tageskosten aufgeführt
- Beweise
- Für die Reproduktion verarbeitete Bilder und Gebühren pro Bild
Kosten:
- Personal
- Ausrüstung
- Flugpreis
- Unterkunft
- Gastronomie
- Autovermietung
- Mahlzeiten und Sonstiges Ausgaben insgesamt
Quittungen anhängen
Durch das Organisieren Ihrer Belege nach Kostenkategorie wird der Zeitaufwand reduziert, den ein Kunde zur Bestätigung und Bezahlung Ihrer Rechnung benötigt. Bewahren Sie Ihre Originalbelege auf und legen Sie Kopien zur Unterstützung Ihrer Rechnung vor. Überlegen Sie, ob Sie jede Quittungsgruppe scannen möchten, um ein PDF-Dokument zu erstellen, das Sie zur besseren Übersicht bearbeiten können. Fügen Sie einen Titel hinzu, markieren Sie die Kategoriesumme und wiederholen Sie die Seitensumme als Fußnote in der rechten unteren Ecke. Listen Sie Ausgaben ohne Quittungen wie Kilometerstand und Trinkgeld in einem Kassenprotokoll auf und scannen Sie das. Ihr Kunde kann dann die Belegsumme für Ausrüstungsverleih mit dieser Position auf der Rechnung vergleichen.
