Das Webster-Wörterbuch definiert einen Brief als schriftliche oder gedruckte Nachricht an eine Einzelperson oder eine Gruppe, die normalerweise per Post gesendet wird. Natürlich werden in unserem elektronischen Zeitalter viele Briefe per E-Mail übermittelt, entweder im E-Mail-Körper oder als Anhang. Trotz dieser Entwicklung haben Geschäftsbriefe weiterhin traditionelle Funktionen. Daher ist es wichtig, dass die Unternehmen diese Funktionen kennen, um bei Geschäftspartnern den richtigen Eindruck zu hinterlassen.
Der Umsatz
Trotz der Tendenz, Geschäfte elektronisch zu tätigen, "bleiben die traditionellen Verkaufsbriefe ein wichtiges Instrument der modernen Wirtschaft", erklären Kenneth Zimmer, emeritierter Professor an der School of Business and Economics der California State University, und Sue C. Camp, Associate Professor am Gardner-Webb College Broyhill School of Management. Darüber hinaus behaupten Zimmer und Camp, dass die meisten Geschäftsbriefe tatsächlich Verkaufsbriefe sind, da sie den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an die Empfänger fördern sollen. Es gibt fünf Hauptziele von Verkaufsbriefen:
- Die Aufmerksamkeit des Empfängers auf sich ziehen
- Eine freundschaftliche Beziehung zum Empfänger herstellen.
- Die Kaufmotive des Empfängers ansprechen.
- Um den Empfänger zum Handeln zu bewegen.
- Dem Empfänger die Möglichkeit geben, Maßnahmen zu ergreifen.
Öffentlichkeitsarbeit
Das Ziel jeder PR-Arbeit ist es, die Überzeugungen, Einstellungen oder Handlungen eines Zielpublikums zu beeinflussen. Dies ist bei einem PR-Brief der Fall, erklären Melvin L. DeFleur und Everette E. Dennis, Mitautoren von „Massenkommunikation verstehen: eine Perspektive der freien Künste“. Das Hauptziel des PR-Briefes ist es, den Eindruck des Publikums über das Unternehmen positiv zu beeinflussen oder Organisation.
Einige Beispiele für PR-Briefe sind solche, die die folgenden Ziele anstreben:
- Fördern Sie ein neues Geschäft.
- Laden Sie Ihre Kunden dazu ein, Konten zu eröffnen.
- Vielen Dank für Ihr Geschäft.
- Begrüßen Sie potenzielle Kunden in der Community.
- Kündigen Sie einen Sonderverkauf oder eine Dienstleistung an.
- Anreize bieten, die Dienste des Unternehmens zu nutzen.
Anfragen und Antworten
Die meisten Geschäftsbriefe stellen entweder eine Anfrage oder eine Antwort auf einen, den Zustand von Zimmer und Camp. Beispiele für Anforderungsschreiben sind das Reservieren eines Besprechungsraums, das Anfordern eines Preisangebots, das Abfragen von Abrechnungen und das Einrichten von Terminen. Zimmer und Camp weisen jedoch darauf hin, dass diese Routinebriefe „nicht routinemäßig behandelt werden sollen“. Daher sollten Sie bestimmte Richtlinien befolgen, wenn Sie eine Anfrage einreichen oder auf eine dieser antworten:
- Geben Sie vollständige Informationen an.
- Stellen Sie niemals unangemessene Anfragen.
- Seien Sie genau und präzise.
- Sei niemals unhöflich.
Ansprüche und Anpassungen
Kunden beschweren sich manchmal über fehlerhafte Dienstleistungen oder Produkte. In solchen Fällen müssen die Unternehmen durch Verhandlungen mit den Kunden darauf reagieren, um eine Anpassung vorzunehmen. Darüber hinaus schreiben Unternehmen auch Reklamationsschreiben, z. B. wenn ein Lieferant das richtige Produkt nicht oder überhaupt nicht versendet. Zimmer und Camp sagen jedoch, dass Sie bei der Beantwortung oder Einreichung eines Antrags oder einer Berichtigung die folgenden Regeln beachten sollten:
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle Fakten haben.
- Seien Sie genau und vollständig, wenn Sie den Anspruch beschreiben.
- Vermeiden Sie, anklagend, drohend oder fordernd zu sein..
- Sei höflich.
- Schlagen Sie eine vernünftige Lösung vor, die allen betroffenen Parteien zustimmen wird.
Soziale Kommunikation
Business-Mitarbeiter zu besonderen Anlässen zu beglückwünschen, ist eine „gemeinsame Höflichkeit und Tradition“, schreiben Zimmer und Camp. Arbeitgeber sollten auch Kondolenzschreiben senden, wenn ein Mitarbeiter einen Verlust oder eine Tragödie erleidet, auf formelle Einladungen unverzüglich reagieren, Pensionierungen anerkennen und Dankbarkeit für Geschenke, Gastfreundschaft oder Sonderbehandlung ausdrücken. Wenn solche Umstände nicht anerkannt werden, wird das Unternehmen in einem schlechten Licht dargestellt.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Buchstaben richtig formatieren:
- Verwenden Sie Firmenbriefpapier.
- Richten Sie das Datum der Korrespondenz rechts auf der Seite aus.
- Platzieren Sie den Namen des Empfängers, den offiziellen Titel und die Adresse links unten auf der Seite.
- Folgen Sie der Anrede mit einem Komma, nicht mit einem Doppelpunkt, zum Beispiel: Sehr geehrter Herr Jones,
- Doppelter Abstand zwischen der Anrede und dem ersten Absatz des Schreibens sowie zwischen den einzelnen Absätzen. Ein Leerzeichen ist jedoch der Körper jedes Absatzes.
- Fügen Sie keine Referenzinitialen, Notizen zum Kopieren usw. ein.
