Zu wissen, wann ein formeller Geschäftsbrief gegen eine geschäftliche E-Mail zu schreiben ist, kann für Personen leicht verständlich sein, denen es leicht fällt, Nachrichten in verschiedenen Formaten zu übermitteln. Bei der Wahl des Mediums sind jedoch mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Faktoren wie Zweckmäßigkeit, Formalität, Vertraulichkeit und sogar Rang oder Status des Empfängers sollten bei der Entscheidung für das Schreiben berücksichtigt werden.
Hauptunterschied
Das erste, was einen Geschäftsbrief von einer geschäftlichen E-Mail unterscheidet, ist, dass ein Brief im Allgemeinen als Ausdruck gilt und die geschäftliche E-Mail eine weiche Kopie ist - eine elektronische Nachricht. Nachdem Sie einen Geschäftsbrief verfasst haben, drucken Sie ihn aus, versiegeln ihn in einem Umschlag, bringen eine Versandgebühr an und verwenden einen Dienst wie den US-Postdienst oder eine Übernachtungsfirma, um den Brief an den Empfänger zu senden. Eine Geschäfts-E-Mail hingegen wird in der Regel auch mit einem Computer oder auf elektronischem Wege erstellt, sie wird jedoch innerhalb weniger Sekunden elektronisch an den Empfänger gesendet.
Zeitpunkt der Lieferung
In der Regel wird ein Geschäftsbrief in der Regel am Tag nach dem Versand per Post oder einem Zustelldienst wie FedEx eingehen. Wenn Sie den Brief früher brauchen, können Sie einen Kurier für die Zustellung am selben Tag anstellen. Bei beiden Optionen fallen Kosten an - entweder eine Briefmarke oder eine Zustellgebühr. Wenn Sie eine dringende Nachricht sofort erhalten möchten, ist es am besten, eine geschäftliche E-Mail zu senden. Eine Firewall stellt nur ein kleines Hindernis dar, das die Zustellung verzögern könnte, aber selbst dann ist die Verzögerung praktisch unerheblich.
Der Inhalt der Geschäftskommunikation
Wenn Sie eine formelle Mitteilung verfassen, ist es wahrscheinlich, dass Sie Ihre Nachricht in einem Geschäftsbrief übermitteln möchten. Wenn Sie beispielsweise über ein vertragliches Problem schreiben, ist es ratsam, einen Ausdruck Ihrer Korrespondenz zu haben. Der Nachteil ist, dass Papierstücke verloren gehen können und eine geschäftliche E-Mail für immer in einem elektronischen Ordner verbleiben kann. Eine geschäftliche E-Mail kann dieselbe Nachricht übermitteln. Wenn es sich jedoch um eine ernste Angelegenheit handelt, wird die geschäftliche E-Mail oft als weniger förmlich angesehen als ein Geschäftsbrief. Wenn Ihre Kommunikation eine Tintensignatur erfordert, können Sie eine geschäftliche E-Mail offensichtlich nicht mit Tinte signieren. Sie können jedoch eine E-Mail-Nachricht mit einer elektronischen oder digitalen Signatur versehen.
Brief versus E-Mail-Format
Laut dem Northern Michigan University Writing Center ist das häufig verwendete Format für Geschäftsbriefe der Blockstil. Jeder Abschnitt des Buchstabens ist im traditionellen Blockstil bündig mit dem linken Rand. Ein modifizierter Block positioniert die abschließende Anrede und die Signatur im unteren mittleren Abschnitt des Briefes. Semi-Block-Format bedeutet, dass die Absätze eingerückt sind. Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail schreiben, können Sie das herkömmliche Blockformat leicht replizieren, indem Sie Begrüßung, Text und schließende Anrede bündig mit dem linken Rand eingeben. Wenn Sie die Absatzeinzüge und die schließende Anrede überblättern, kann das Format je nach Situation ungewöhnlich aussehen auf der Größe des Monitors oder Bildschirms, von dem der Empfänger die Kommunikation liest.
Wahrung der Vertraulichkeit
Sie können ein Wasserzeichen in einem gedruckten Brief verwenden, um "Vertraulich" anzuzeigen, oder Sie können die geschäftliche E-Mail-Adresse markieren Geheim Klicken Sie auf eine der Optionen, die Ihr E-Mail-Programm bietet. Weder ein Geschäftsbrief noch eine Geschäfts-E-Mail können absolute Vertraulichkeit garantieren, da der Empfänger den Brief kopieren oder einfach an jemanden weiterleiten kann, der nicht an die ursprüngliche Kommunikation interessiert war. In beiden Fällen müssen Sie sich auf die Integrität des Empfängers verlassen, um die Vertraulichkeit Ihrer Korrespondenz zu wahren.
Status kann einen Unterschied machen
Ein Supervisor, der einen direkten Bericht schreibt, wird wahrscheinlich eine E-Mail zum Übermitteln einer informellen Nachricht verwenden, z. B. die Benachrichtigung, dass er nicht im Büro ist. Sie muss ihren Mitarbeitern keinen formellen Brief für solche Routinekorrespondenz übermitteln. Auf der anderen Seite, wenn sie eine Richtlinienrichtlinie kommuniziert oder eine Belobigung oder eine Disziplinarmaßnahme herausgibt, könnte eine Ausdrucksweise das bevorzugte Format sein. Dies ist der Fall, wenn das Unternehmen Papierunterlagen führt. Bei papierlosen Büros ist eine geschäftliche E-Mail unabhängig vom Thema die erforderliche Kommunikationsform. Wenn in einem anderen Fall ein direkter Bericht an ihren Vorgesetzten geschrieben wird, um ihren Rücktritt abzugeben, öffnet ein von Hand gelieferter Geschäftsbrief die Tür für ein kurzes Gespräch (falls gewünscht) über die Gründe, aus denen sie zurücktritt, weil der Brief möglicherweise keine solchen Details enthält.
