Ein effektiver Einsatz der Kommunikation kann Ihr Geschäft beeinträchtigen oder ausfallen lassen, insbesondere wenn Sie sich in einer Position befinden, die direkt mit Kunden zu tun hat. PacificTel empfiehlt Ihnen, Telefongespräche, ob persönliche oder geschäftliche Anrufe, als persönliche Meetings zu behandeln, um sicherzustellen, dass Sie Kunden einen guten Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen vermitteln.
Machen Sie Ihre Begrüßung höflich und geben Sie Ihren Namen an. Wenn Sie der Anrufer sind, versuchen Sie, Ihr Telefon mit „Hallo“ zu beantworten. Dies ist Jane Doe “statt eines einfachen„ Hallo “. Wenn Sie den Anruf initiiert haben, geben Sie den Zweck Ihres Anrufs im Voraus an.
Halten Sie den Hörer oder das Mikrofon in die Nähe Ihres Mundes, sprechen Sie mit normaler Stimme und sprechen Sie Ihre Worte deutlich aus. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Person am anderen Ende des Telefons eine so klare Leitung hat wie Sie. Tun Sie alles, um sicherzustellen, dass das, was Sie sagen, leicht verständlich ist.
Wählen Sie eine ruhige Umgebung für den Anruf. Wenn Mitarbeiter zum Beispiel laut sprechen, entschuldigen Sie sich beim Anrufer und bitten Sie entweder Ihre Kollegen, Ihnen die Privatsphäre zu erlauben, um den Anruf durchzuführen, oder suchen Sie einen anderen Standort. Wenn Sie über ein Mobiltelefon sprechen, setzen Sie sich und konzentrieren Sie sich auf den Anruf. Wenn Sie sich bewegen, können Sie Klänge erzeugen, die Ihre Worte dämpfen können. Wenn Sie sich in einer windigen Umgebung befinden, können Sie den Anruf beenden oder den Anruf für eine andere Zeit neu planen. Wenn der Wind gegen das Mikrofon bläst, kann es schwierig werden, einen Anruf zu hören.
Lassen Sie, wenn möglich, zweite und nachfolgende Anrufe zur Voicemail gehen. Halten Sie andere Anrufe kurz, wenn Sie sie beantworten müssen. Die Southern Illinois University empfiehlt, dass Sie zuerst den Anrufer fragen, ob Sie ihn möglicherweise erneut anrufen können, und dann alle 15 bis 30 Sekunden erneut versuchen, oder bis Sie den anderen Anruf beendet haben.
Stellen Sie klare und prägnante Nachrichten bereit, wenn Sie eine Nachricht in der Voicemail hinterlassen müssen. Nennen Sie Ihren Namen, den Zweck des Anrufs und ob Sie zurückrufen möchten. Wenn Sie um einen Rückruf bitten, geben Sie Ihre Telefonnummer und die Vorwahlnummer ein, und wiederholen Sie die Nummer, um sicherzustellen, dass sie frei ist.
Tipps
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Setzen Sie den Anrufer nicht Ihren persönlichen Geräuschen aus. Vermeiden Sie Kaugummi zu essen oder zu essen, während Sie telefonieren, und decken Sie das Telefon immer ab und drehen Sie den Kopf, wenn Sie husten oder niesen müssen.
Warnung
Die National Highway Traffic Safety Administration berichtet, dass fast 1.000 Menschen im Jahr 2009 bei Autounfällen mit Handybenutzung ums Leben kamen und weitere 24.000 verletzt wurden. Schalten Sie das Telefon entweder während der Fahrt aus oder verwenden Sie die Freisprechfunktion. Senden oder lesen Sie niemals Textnachrichten während der Fahrt.
