Ein wichtiges Ziel eines internen Kontrollsystems ist die Sicherung von Vermögenswerten. Da Personalabrechnungsprozesse sowohl personelle als auch finanzielle Ressourcen betreffen, können Probleme oder Schwächen bei den internen Kontrollen der Personalabrechnung kostspielig sein. Das Erkennen der mit dem Lohnabrechnungsprozess verbundenen Risiken, das Verständnis ihrer potenziellen Auswirkungen und das Wissen, wie diese zu beheben sind, kann im Laufe der Zeit zu einer erheblichen Verlustprävention führen.
Risiken
Zu den Risiken des Personalabrechnungsprozesses gehören Probleme bei der Rechnungslegung, wie zum Beispiel die Unterbewertung der Gehaltsabrechnung und der Verbindlichkeiten für Leistungen an Arbeitnehmer oder die falsche Zuordnung der Arbeitskosten zwischen den Umsatzkosten (COGS) und den Vertriebs-, Verwaltungs- und Verwaltungskosten. Die Betriebseffizienz kann durch die Bezahlung von Phantom- oder gekündigten Mitarbeitern (in der Regel das Ergebnis einer Kollusion) und durch falsche Lohn- und Gehaltssätze beeinträchtigt werden. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird durch Verstöße gegen Bundes- und Landesgesetze für Löhne und Stunden oder durch Verstoß gegen die Vorschriften des IRS (Internal Revenue Service) für Mitarbeiter gegenüber unabhängigen Auftragnehmern gefährdet.
Auswirkung
Die potenziellen finanziellen, Reputations- und rechtlichen Auswirkungen von Gehaltsabrechnungsproblemen hängen stark von deren Zeitpunkt, Größe und Art ab. Um die Auswirkungen eines Ereignisses zu verstehen, ist es wichtig zu wissen, wie es angemessen behandelt werden kann. Unternehmen müssen Folgendes berücksichtigen: Fehler bei der Berichterstattung können die Gebühren für externe Prüfungen erhöhen. Falsche Finanzdaten können zu unzureichenden Managemententscheidungen führen und Anleger und andere Stakeholder wie Gläubiger negativ beeinflussen. Zahlungen an Phantom-Mitarbeiter und falsche Lohnsätze können sich negativ auf die Liquidität auswirken und die Steuerbelastung erhöhen. Verstöße gegen Lohn- und Stundengesetze oder IRS-Bestimmungen können zu erheblichen Bußgeldern, Rechtskosten, höheren Fluktuationsraten der Mitarbeiter und Reputationsverlust führen.
Mitigation
Sie können die Wahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen eines Abrechnungsproblems reduzieren, wenn Sie starke Abrechnungskontrollen implementieren. Der Nutzen der Einführung von Abrechnungskontrollen sollte jedoch nicht die Kosten aufwiegen. Regelmäßige und rechtzeitige Abgleiche zwischen Lohnkonto und Daten mit dem Hauptbuch und den Daten von Drittverarbeitern, Dateiübertragungen und anderen Aufzeichnungen können Finanzfehler verhindern oder aufdecken. Durch die Überprüfung der Arbeitskraftklassifikationen der Arbeitnehmer zwischen direkten und indirekten Kosten können Klassifizierungsprobleme identifiziert werden. Die Aufgabentrennung zwischen der Erfassung von Personalabrechnungsdaten, der Verarbeitung und dem Zahlungsautorisierungs- und Freigabepersonal ist ideal, kann jedoch in kleinen Unternehmen mit begrenzten Ressourcen schwierig sein. Eine übergeordnete Managementprüfung, Genehmigung und Mitteilung von Gehaltssätzen, Tarifänderungen, Personalwerbung, Arbeitsplatzwechsel und Kündigungen können angebracht sein, wenn die Aufgabentrennung nicht kostenwirksam ist. Geeignete Management- und Supervisor-Schulungsprogramme für Rechts- und Personalfragen können dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern.
Überwachung
Jedes interne Kontrollsystem kann im Laufe der Zeit unwirksam werden, da sich Personal- und Geschäftsprozesse durch Wachstum oder durch unangemessene Steuerung überschreiben. Führen Sie periodische Beurteilungen potenzieller Risiken durch und überprüfen Sie das Design und die Wirksamkeit der Lohnkontrollen, um sicherzustellen, dass sie relevant und kosteneffizient sind.
